10 Digital-Workspace-Trends die das Jahr 2018 prägen werden

Illustration: Geralt Absmeier

Die Modernisierung der IT-Arbeitsplätze steht auch 2018 weiterhin ganz oben auf der Agenda der europäischen Unternehmen. Neue Technologien werden genutzt, um den Mitarbeitern bessere Arbeitsumgebungen zur Verfügung zu stellen und damit die Arbeitseffizienz und -Produktivität zu erhöhen. Dazu kommen die Umsetzung rechtlicher Anforderungen, wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung, und die Automatisierung des Lizenzmanagements. Oliver Bendig, CEO von Matrix42, erläutert die 10 Digital-Workspace-Trends, die 2018 relevant werden.

Die Gestaltung ihrer Digital Workspaces beeinflusst die Wettbewerbsfähigkeit der europäischen Unternehmen maßgeblich. Die Modernisierung der Arbeitsplätze ist zwar mittlerweile in vollem Gang, aber bei weitem noch nicht abgeschlossen. Zudem eröffnen neue Technologien laufend weitere Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung.

  1. Automated Digital Workspace Security

Das größte Sicherheitsrisiko sind heute Angriffe von innen beziehungsweise von Mitarbeiter-Arbeitsplätzen aus. Traditionelle Sicherheitsmechanismen wie Antiviren-Scanner und Firewalls sind nicht mehr ausreichend für die Absicherung der Endgeräte. Vor allem, weil heutzutage alle zwölf Minuten eine neue Variation von Malware oder Ransomware auftaucht und von traditionellen Virenscannern nicht erkannt werden. Für eine bessere Absicherung der digitalen Arbeitsplätze sind somit neue Konzepte, wie »Post Infection Protection« und »Endpoint Detection und Response« notwendig. Hierdurch werden Angriffe auf den Geräten gemäß dem Verhalten von Applikationen und Anwendern und nicht mehr über Mustererkennung verhindert. Wichtig ist hierbei, dass dies in Echtzeit und zum Zeitpunkt des Ausbruchs von Schadsoftware geschieht.

  1. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) – Privacy by Design

Die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung wird 2018 noch viele Unternehmen intensiv beschäftigen. Workspace-Lösungen müssen »by Design« sicherstellen, dass Anwender die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten haben und so ihr Recht auf Einsicht, Änderung und Löschung jederzeit ausüben können.

  1. Unified Endpoint Management

Die einheitliche Verwaltung von mobilen, traditionellen und hybriden Geräten bleibt auch 2018 auf der Agenda der IT-Abteilungen. Laut IDC arbeiten erst 45 % der Unternehmen an der Einführung von Unified Endpoint Management, das die Verwaltung der Arbeitsumgebung für Administratoren unabhängig von den benutzten Geräten macht.

  1. Servicification of IT / Beyond IT Service Management

Die Methoden, Prozesse, Standards und Lösungen des IT Service Managements halten Einzug in andere service- und kundenorientierte Fachabteilungen. Manuelle Geschäftsprozesse werden automatisiert. Eingesetzt werden Enterprise-Service-Management-Systeme in zunehmend vielen Personalabteilungen, im Lieferanten- und Fuhrparkmanagement, im Bereich Technische- und Außendienst-Services bis hin zu verschiedensten Shared-Services-Organisationen.

  1. License Management for Cloud and Mobile First Era

Mobiles Arbeiten und die Cloud bringen neue Anforderungen ins Lizenzmanagement. Insbesondere Applikationen wie Microsoft Office 365 und Adobe Creative Cloud erzeugen Fragen, wie Mietlizenzen optimiert und wie die Lizenzanforderungen der dahinterliegenden Serversysteme erfüllt werden können.

  1. Cloud based Workspace

Der Umzug der Arbeitsplätze in die Cloud hält ungebrochen an. Der Browser wird zum Betriebssystem. Die IT ist gefordert, diese cloudbasierten Arbeitsplätze sicher und komfortabel zur Verfügung zu stellen. Hierbei geht es vor allem um ein einfach nutzbares Identity Management und Single-Sign-On für Mitarbeiter.

  1. Artificial Intelligence / Context Based Workspace Provisioning

Noch nie war es technologisch so einfach, Daten automatisiert zu sammeln und auf ihrer Basis eine bessere Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen. Die Systeme erkennen unter anderem wo, wann und mit welcher Internetbandbreite ein Mitarbeiter arbeitet und registrieren, welche Applikationen und damit auch welche Lizenzen er wie häufig nutzt. Die Analyse dieser Informationen können die IT-Abteilungen verwenden, um Verbesserungen umzusetzen und den Nutzungskomfort der digitalen und Cloud-basierten Arbeitsplätze zu erhöhen.

  1. Virtual Personal IT-Assistants / Voice Control

Der Einsatz virtueller sprachgesteuerter IT-Assistenten führt dazu, dass Mitarbeiter wieder stärker mit ihrer IT sprechen. Allerdings vorrangig nicht mit den IT-Mitarbeitern selbst, sondern mit den Voice Assistants namens Alexa, Cortana oder OK Google. Die mit einem Problem angesprochene Maschine stellt im Idealfall die Lösung direkt bereit, etwa indem sie eine Rekonfiguration der Geräte durchführt oder eine aktuellere Softwareversion installiert. Oder sie organisiert durch eine Integration mit dem Service Desk automatisch Hilfestellung durch die IT.

  1. Workspace Chatbots / Zero Call Resolution

Je mehr Vertreter der Generation Z in das Berufsleben einsteigen, desto mehr verändert sich auch die Kommunikation. Speziell junge Mitarbeiter erwarten ganz selbstverständlich, Informationen unstrukturiert in ein Chatfenster eingeben und daraufhin eine Problemlösung angeboten zu bekommen. Im Idealfall wird das Problem direkt über einen Chatbot gelöst, ohne dass ein Anruf in der IT notwendig ist.

  1. Predictive Workspace Analytics and Maintenance

Indem moderne Systeme Workspace-Daten automatisiert sammeln und auswerten, können nicht nur Aktualisierungen und Reparaturen automatisiert angestoßen werden. IT-Verantwortliche profitieren darüber hinaus, wenn sie wiederkehrende Aufgaben oder langwierige Prozesse, etwa Rollouts, im Vorfeld simulieren können. Simulationen sparen Zeit und Kosten.


 

Workplace-Modernisierung: Deutsche Unternehmen hinken hinterher

Aber: Sie haben die Notwendigkeit von integrierten Lösungen erkannt

 

Die im Zuge der Digitalisierung notwendige Modernisierung der Arbeitsplätze in den europäischen Unternehmen schreitet voran. Die Umsetzung von digitalen Workplaces im Sinne eines umfassenden Design- und Servicekonzepts allerdings steckt vielfach noch in den Kinderschuhen. Speziell die deutschen Unternehmen hinken hinterher: Während im Länderdurchschnitt die Workplace-Modernisierung in 38 % der europäischen Unternehmen fortgeschritten ist, ist dies in Deutschland nur in 29 % der Fall. 23 % der Unternehmen stehen noch am Anfang, knapp die Hälfte (48 %) hat mit der Realisierung schon begonnen. Das zeigt die aktuelle, von Matrix42 unterstützte, PAC Studie »Digital Workplace in Europe« [1].

Digitale Transformation bedeutet für die europäischen Unternehmen, fundamentale Veränderungen vorzunehmen. Die Ziele der Digitalisierung sind zwar unterschiedlich – Erhöhung der Agilität, Verbesserung der Servicequalität, Prozessoptimierungen oder Innovationsförderung; zentraler Ausgangspunkt für die Veränderungen ist aber stets die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter. Denn die Performance der Mitarbeiter ist entscheidend in der digitalisierten, internationalen Wissenswirtschaft.

Dementsprechend weisen drei Viertel der von PAC befragten IT- und HR-Manager in Europa und sogar 90 % der in Deutschland Befragten der Qualität der IT-Arbeitsumgebung große Bedeutung für den Unternehmenserfolg zu. In jedem zweiten europäischen Unternehmen hat die Workplace-Modernisierung daher hohe Priorität. Allerdings reichen Einzellösungen, wie die Ausstattung der Mitarbeiter mit Mobilgeräten, nicht aus, um den Anforderungen gerecht zu werden. Notwendig sind umfassende Digital-Workplace Konzepte, die alle Aspekte von der Beschaffung, über die operativen Prozesse, bis hin zu Support und Sicherheit abdecken.

Die Investment-Agenda verändern

Das Wissen um die Bedeutung der Workplace Modernisierung spiegelt sich bei der Mehrheit der Unternehmen bislang noch nicht in deren Investmentagenda wider. Derzeitige Digitalisierungsinitiativen zielen primär auf die Verbesserung der Interaktion mit den Kunden, die Einführung von Internet of Things Infrastrukturen sowie von Big-Data-Lösungen. Projekte zur Arbeitsplatzmodernisierung waren in der Vergangenheit vor allem aus Effizienzgründen gestartet worden. Jetzt aber werden sie auf die Erreichung verschiedener Geschäftsziele ausgerichtet. Dazu gehören die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Unterstützung der Zusammenarbeit und Innovation. Gleichzeitig müssen sie höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen und Kosteneffizienzaspekte berücksichtigen.

»Die Zeit, in der es ausreichend war, neue Endgeräte oder neue Applikationen einzuführen, ist vorbei. Die anspruchsvollen Digitalisierungsziele der Unternehmen sind nur mit modernen, integrierten IT-Arbeitsplatzumgebungen zu erreichen. Zunehmend viele Unternehmen werden daher ihre Budgets entsprechend ausrichten und sich am Markt nach geeigneten, ganzheitlichen Lösungen umsehen, mit denen sich diese Ziele bei gleichzeitig professionellem Betrieb und Service inklusive hoher Anwenderausrichtung und (Daten-) Sicherheit erreichen lassen«, erklärt Oliver Bendig, CEO von Matrix42.

Deutschland: Zu geringes Vertrauen in Cloud-Lösungen

Was die Modernisierung der Arbeitsplätze angeht, sind die Unternehmen der europäischen Länder deutlich unterschiedlich weit fortgeschritten. Vorreiter sind Frankreich und Belgien. Die deutschen Unternehmen hinken bei der Arbeitsplatztransformation deutlich hinterher. Sie zaudern vor allem bei der Einführung von Cloud-Lösungen und bei der Implementierung von flexiblen Nutzerkonzepten. Allerdings wird der Wille, in moderne Konzepte zu investieren, speziell von den deutschen Unternehmen besonders betont.

»Wir haben großes Potenzial am deutschen Markt«, erklärt Nico Pfaff, Country Manager & Area VP Germany bei Matrix42. »Die deutschen Unternehmen haben den Handlungsbedarf erkannt und richten sich jetzt sukzessive neu aus. Als europäischer Anbieter mit fester Verankerung in unserem Kernmarkt Deutschland und mit unserem Lösungsportfolio können wir die Anforderungen der deutschen Unternehmen optimal erfüllen.«

 

[1] PAC befragte im Herbst 2016 mehr als 180 mit der Arbeitsplatzmodernisierung befasste IT- und HR-Manager in europäischen Unternehmen mit 1000 oder mehr Mitarbeitern.

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