4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand: Mehr Faktura, weniger Papier

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Viele Unternehmen drucken Rechnungen noch immer aus, stecken sie in einen Briefumschlag und legen sie in den Postausgang. Ein Arbeitsablauf der Zeit frisst und auch so manchen Kunden nicht mehr zeitgemäß erscheint.

Was viele noch nicht wissen: Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 geht die elektronische Rechnung wesentlich schneller und günstiger von der Hand: Denn die aufwendige elektronische Signatur fällt weg. Viele Anwendungen ermöglichen heute mit wenigen Klicks den Rechnungsversand direkt aus dem System heraus.

Bahn frei also für die elektronische Rechnung. Fast: Für die korrekte E-Faktura sollten Unternehmen dennoch ein paar grundlegende Hausaufgaben erledigen. Der IT-Dienstleister nasdo AG verrät fünf Tipps, was bei E-Rechnungen zu beachten ist:

  1. Workflow aufsetzen

Dem Kunden eine elektronische Rechnung schicken und auf den Geldeingang warten – das kann klappen oder auch nicht. Auf der sicheren Seite sind Mittelständler, wenn sie mit dem Kunden den Vorgang vor der ersten Rechnungsstellung abklären. Denn Grundlage für die E-Rechnung ist das Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger. Zu beachten: Durch das Akzeptieren einer elektronischen Rechnung gibt der Empfänger sein Einverständnis zu diesem Vorgang.

  1. PDF ist kein Muss

Häufig erfolgt der Versand als PDF. Was viele jedoch nicht wissen: Welches digitale Format oder Medium zur Übermittlung verwendet wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet allerdings nicht, dass Rechnungen nicht alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen müssten – allen voran die Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und ihre Lesbarkeit.

  1. Nicht zu früh in den Papierkorb

Genau wie physische Rechnungen nicht zu früh in den Aktenvernichter wandern dürfen, müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre laut § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz aufbewahrt werden. Die nasdo AG rät bei E-Rechnungen zu automatisierten Backups. Doch Vorsicht: Werden diese in der Cloud abgelegt, sollten Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, auf eine Compliance-verträgliche Alternative, wie das ISO27001-zertifizierte nasdo AG-Rechenzentrum setzen.

  1. Platz sparen durch Digitalisierung

Quellen Ihre Aktenschränke über, da sie voller alter Rechnungen sind? Dann nichts wie Platz schaffen: Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden. Allerdings müssen sie hierfür bestimmte Voraussetzungen erfüllen (Mehr dazu: Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)). Vor diesem Schritt empfiehlt es sich jedoch, sicherheitshalber einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Wenn der Digitalisierung nichts mehr im Wege steht, helfen Lösungen wie ELO Digital Office, die derart sensible Dokumente komplett und revisionssicher ablegen.

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