5 Tipps für ein erfolgreiches DMS-/ECM-Projekt

Wie steht es um die Planung Ihrer digitalen Projekte in 2017: noch bei der Analyse dessen, was gebraucht wird; schon mittendrin im Auswahlprozess oder bereits kurz vor dem Produktivstart? Für alle Phasen gilt: Wer genau weiß, was zu tun ist, kommt einfach besser an sein Ziel.

Diese fünf Tipps von Optimal Systems helfen Ihnen dabei, Ihr Digitalisierungsprojekt mit Hilfe von ECM von Anfang an in die richtigen Bahnen zu lenken.

  1. Planen: Checkliste Lastenheft

foto-optimal-systems-checklisteDie Einführung einer neuen Software beziehungsweise DMS-Lösung ist ein komplexes Projekt und erfordert eine genaue Planung. Das Lastenheft spezifiziert dabei genau die gewünschten Anforderungen. DMS-Projekte erfolgreich gestalten: So spezifizieren Sie die Anforderungen an das Projektergebnis im Lastenheft.

Die Einführung einer neuen Software und/oder eines ECM-/DMS-Systems ist ein komplexes Projekt, das von Anfang an eine sehr genaue Planung erfordert. Zwei der wesentlichen Bausteine dabei sind das Lastenheft und das Pflichtenheft. Diese beschreiben möglichst genau die Anforderungen und Spezifikationen, die an die neue Software beziehungsweise das neue System und ggf. Dienstleistungen gestellt werden. Missverständnisse zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer können so vorab ausgeschlossen werden.

Das Lastenheft ist dabei  quasi die Skizze des geplanten digitalen Projekts, die Anforderungsbeschreibung. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, keinen wichtigen Punkt im Lastenheft zu vergessen. Sie gewinnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Punkte, die das Lastenheft enthalten muss:

  • der Beweggrund/die Beweggründe für das Projekt
  • die Zielsetzung des Projektes
  • der geplante Einsatz der Software/Lösung
  • weitere Anforderungen
  • der Lieferumfang
  • Projektplan und Meilensteine
  • offene Fragen
  • Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen

Unsere Checkliste zeigt, woran Sie denken sollten.

Checkliste Lastenheft anfordern >>

 

  1. Welche Lösung bringt mich wirklich weiter?

foto-optimal-systems-produktinfoNach der Planung folgt die Information: Welche Lösung hilft wirklich? Einen guten Einstieg bieten Print- und Dokumenten-Management, rät nicht nur der IDC. Digitale Workflows sind dabei ein wesentliches Element, da sie z. B. Prozesse rund um den Post-, Auftrags- oder auch Rechnungseingang optimieren.

Strukturierte Workflows optimieren

Effizienz steigern leicht gemacht: Mit einer Workflow-Engine standardisieren und optimieren Sie strukturierte, fest vorgegebene Prozesse in einfacher digitaler Form. Informationen werden gezielt durch die Organisation geleitet und Arbeitsabläufe in definierten Teilschritten strukturiert durchgeführt.

Den Einsatzgebieten der Workflows sind dabei keine Grenzen gesetzt: von der Rechnungsprüfung, Beschaffung und Angebotserstellung über Antragsverfahren und Auftragsabwicklung, Urlaubs-, Dienstreise- und Investitionsantrag, bis zum Qualitätsmanagement-Handbuch oder Bewerbermanagement.

Ad-hoc-Workflows für unstrukturierte Arbeitsabläufe

Im Unternehmensalltag dominieren oft One-Step-Prozesse und Vorgänge, die sich aus der laufenden Arbeit heraus ergeben, unregelmäßig auftreten oder ständig variieren. Ad-hoc-Workflows auf Basis eines ECM-Systems sind die ideale Möglichkeit, diese unstrukturierten Prozesse zu definieren und optimal in den Arbeitsprozess einzubinden. Die einfachste Möglichkeit dafür: Taskflows. Diese ermöglichen es Ihnen, Personen oder Gruppen eine bestimmte Aufgabe in einem Prozessschritt zuzuweisen.

grafik-optimal-systems-ad-hoc-workflow

Mit den digitalen Ad-hoc-Aktivitäten wiederum können Ihre Mitarbeiter selbst einzelne Vorgangsschritte und eventuelle Folgeschritte definieren – also etwa Teilaktivitäten, Teilnehmer, Mahnfristen u. v. m.

Vorgegebene Prozesse mit spontanen Workflows kombinieren

Business Process Management smart structured: Kombinieren Sie fest vorgegebene (strukturierte) und spontane (unstrukturierte) Prozesse auf einzigartige Weise zu hybriden digitalen Prozessen. Diese Smart-structured-Workflows binden Ad-hoc-Bereiche in strukturierte Workflows ein. Die ideale Wahl, wenn Sie strukturierte Prozesse flexibel an Veränderungen im Unternehmen anpassen möchten.

Die hybriden Workflows unterstützen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen auf flexible Art und Weise und ermöglichen eine sichere Dokumentation von Entscheidungsprozessen.

Workflows modellieren und analysieren

Mit dem grafischen Workflow-Editor können Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach und flexibel digital modellieren – inklusive dem Verwalten von Rollen, Aktivitäten, Organisationseinheiten etc. Leistungsfähige Werkzeuge für Process Mining unterstützen Sie dabei, Prozesse einer eingehenden Analyse zu unterziehen und detaillierte Workflowstatistiken zu erstellen. Engpässe lassen sich so schnell identifizieren, Potenziale effektiver nutzen und Kosten nachhaltig senken.

Workflow-Tools und Workflow-Funktionen

Das Workflowsystem verfügt über eine Reihe von Tools und Funktionen, die das Business Process Management und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern gezielt unterstützen. Optional können weitere Funktionen angeschlossen werden, etwa um aus einer externen Anwendung heraus ECM-Workflows starten und bearbeiten zu können.

Automatisieren und Optimieren von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen leicht gemacht: mit digitalem Workflow-Management auf Basis von enaio. Unsere ECM-Software fungiert als unternehmensweite Steuerungsplattform, mit der sich Business-Workflows und -Prozesse flexibel planen, modellieren, durchführen, sicher überwachen und mittels Process Mining analysieren lassen.

Vollständig in enaio enthaltenes digitales Workflow- und Business Process Management

Strukturierte, unstrukturierte und hybride Prozesse für Workflow- und Case Management

Detaillierte Protokolle und Analysen laufender und abgeschlossener Workflows

Einfache Integration in externe Anwendungen, inklusive Steuerung

So bringen Sie Workflows voran >>

 

  1. Erfüllt die Lösung die gestellten Anforderungen?

foto-optimal-systems-produktcheckDer Nutzen einer gefundenen Lösung kann noch so verlockend klingen. Wenn die fachlichen Parameter nicht stimmen, dann … Also heißt es: Feinanalyse. Am besten geht dies mit Detailinformationen direkt vom Anbieter, wie hier am Beispiel für die digitale Rechnungsbearbeitung.

Der optimale Rechnungseingang >>

 

  1. Aus der Praxis: Wie setzen andere Anwender die Lösung um?

foto-optimal-systems-anwenderstimmeDie Meinung eines Anwenders sagt mehr als 1.000 Anbieterversprechen.

Digitalsierung im Mittelstand wird immer wichtiger und beliebter. Das Beispiel der Hahne Holding GmbH zeigt, wie sich Enterprise Content Management mit kleinen und überschaubaren Schritten in mittelständischen Unternehmen gewinnbringend eingeführt werden kann. Seit über fünfunddreißig Jahren ist die Hahne Holding GmbH im Bereich der Altenpflege (zur Unternehmensgruppe gehören u. a. die Pflegeresidenz Haus der Ruhe und die Seniorenresidenz Heidehaus) sowie in der Immobilienbranche tätig. In den Pflegeheimen des Garbsener Unternehmens finden über 300 Menschen ihre wohlverdiente Ruhe und professionelle Unterstützung. Eine eigene Altenpflegeschule, ein Fortbildungsinstitut für Altenpflege und Therapiepraxen runden das geschäftliche Tätigkeitsfeld der Hahne Unternehmensgruppe ab.

Die Herausforderung für Hahne Holding: Durch die Expansion in verschiedene Unternehmensstandorte und die Ausweitung der Geschäftsbereiche litten die Effizienz und Effektivität verschiedener Unternehmensprozesse. Nach der erfolgreichen Umsetzung des ECM-Projektes ist enaio unternehmensweit im Einsatz. Die Mitarbeiter wollen das ECM-System bereits nicht mehr missen – denn enaio sorgte für schlankere Prozesse und Arbeitserleichterungen im Alltag. Rechnungen raussuchen, Preise vergleichen, Listen generieren geht mit enaio® deutlich schneller und einfacher. Die digitalen Personalakten sorgen nicht nur für Erleichterung im Bewerbermanagement, auch darauf folgende Prozesse wie Einstellung, Einarbeitung bis hin zur Übergabe an das Abrechnungssystem Sage HR werden digital abgebildet.

Sehen Sie sich deshalb Einsatzbeispiele aus der Praxis für die angedachte Softwarelösung an. Worauf es dabei ankommt, zeigt das Anwendervideo.

Zur Anwenderstimme Hahne Holding >>

 

  1. Sag mir Dein Interesse und ich sag Dir, was Dich weiterbringt!

foto-optimal-systems-live-demoIhr digitales Projekt ist noch unklar und Sie wollen es schärfen? Wir unterstützen Sie bei der Fokussierung und zeigen Ihnen die Möglichkeiten, die Sie weiterbringen. Bei unserer Live-Demo!

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