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Projektmanagement

Projekte effizienter machen

Projektarbeit wird in deutschen Unternehmen immer wichtiger. Inzwischen entfällt dort rund ein Drittel aller finanziellen Aufwendungen auf Projektkosten. Projektmanagement wird so zum entscheidenden Erfolgsfaktor in der deutschen Wirtschaft [1]. Kein Wunder also, dass Führungskräfte ein wachsendes Interesse daran haben, ihre Projektlandschaft effizienter zu machen.

 

D

och gerade im Bereich der Informationstechnologie gibt es hier bei vielen Unternehmen noch Nachholbedarf. Während die Arbeits- und Organisationsszenarien zunehmend komplexer werden, ist die Softwareunterstützung für Projekte häufig noch rudimentär. Abteilungen arbeiten nicht selten mit selbst entwickelten Insellösungen, die im restlichen Unternehmen nicht genutzt werden oder nicht genutzt werden können, weil sie nicht auf das Zusammenspiel mit anderen Systemen ausgelegt sind.

Ein erster Schritt in Richtung Effizienzsteigerung sollte also die Einführung von unternehmensweiten Projekt- und Softwarestandards sein. Dies bedeutet im Umkehrschluss aber auch hohe Anforderungen an die letztlich gewählte Standardsoftware. Sie muss in der Lage sein, sich flexibel an die Anforderungen von Projektteams in verschiedenen Abteilungen und an verschiedenen Unternehmensstandorten anzupassen. Empfehlenswert ist hier ein System, das nicht nur verschiedene Projektplanungsmethoden abbilden kann, sondern auch verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit-, Schicht- oder Wochenendarbeit und unterschiedliche Arbeitszeiten an verschiedenen Unternehmensstandorten berücksichtigt. Idealerweise führt die Software alle relevanten Projektmanagement-Funktionen in einer zentralen Plattform zusammen und ermöglicht den Nutzern so die integrierte Betreuung, Konzeption, Planung, Dokumentation, Budgetverwaltung und Auswertung verschiedenster Arten von Projekten.

Bestehende Anwendungen effizienter nutzen.

Es bietet sich an, vorhandene Technologien durch eine bessere Integration bereits bestehender Anwendungen effizienter zu nutzen. Die Basis hierfür können bereits im Unternehmen eingesetzte Groupware-Programme wie etwa Microsoft Outlook bilden, mit denen die Anwender seit vielen Jahren vertraut sind. Das Projektmanagement-System wird im Idealfall nahtlos in die bestehende Groupware integriert, so dass die Anwender weiterhin in einer vertrauten Benutzeroberfläche arbeiten können. Zu diesem Typ von Projektmanagement-Software zählt beispielsweise Inloox PM des Münchner Softwareherstellers Inloox, das Outlook zu einer Projektplattform erweitert. Die aktuellen Projektinformationen werden darin in Echtzeit in einem zentralen Datenbestand zusammengeführt. So haben autorisierte Teammitglieder jederzeit den Überblick über den Projektfortschritt, die Renditen und die Ressourcenauslastung in der Projektlandschaft, ohne dass sie die entsprechenden Informationen bei den zuständigen Mitarbeitern erfragen oder aus verschiedenen Systemen zusammentragen müssen. Darüber hinaus weist das System die Verantwortlichen auf Termin- und Budgetüberschreitungen hin, so dass diese rechtzeitig gegensteuern können.

Auch bei der Arbeit mit Projektdokumenten ist eine enorme Zeitersparnis möglich. Die Nutzer sollten einen stets aktuellen Überblick über die verwendeten Dokumente erhalten, in dem sie außerdem sehen, an welchen Stellen im Projekt das jeweilige Dokument verwendet wird. So kann es nicht passieren, dass mehrere Versionen der Projektdokumente im Umlauf sind, an denen verschiedene Teammitglieder unabhängig voneinander arbeiten. Im Idealfall haben die Nutzer die Möglichkeit, Projektdokumente direkt im System abzulegen, sie mit einem Bearbeitungsstatus zu kennzeichnen und sie aus dem System heraus per Email weiter zu versenden.

Den Informationsfluss fördern.

Die Projekteffizienz hängt darüber hinaus maßgeblich vom Informationsfluss im Projektteam ab. Daher sollte die Projektkommunikation integraler Bestandteil der Projektplattform sein. Der Informationsaustausch über Projektbenachrichtigungen, E-Mails oder Projektkommentare verhindert, dass Teamleiter auf der Basis fehlender oder veralteter Informationen Entscheidungen treffen. Ein professionelles Berichtswesen ermöglicht darüber hinaus die einfache dokumentenbasierte Verteilung von Projektinformationen. Als Minimalanforderung empfiehlt sich eine Datenausgabe in Grafik- und Tabellenform. Um die Arbeit mit externen Projektpartnern zu erleichtern, sollte darüber hinaus der Datenaustausch mit anderen Anwendungen unkompliziert möglich sein.

In effizienten Projektteams sollte außerdem jedes Teammitglied ohne ausufernde Besprechungen wissen, was wann von wem zu tun ist. Auch dazu kann eine Projektmanagement-Software beitragen. Der Blick in die Ressourcenübersicht des bereits erwähnten Inloox PM etwa zeigt den Projektverantwortlichen, wie es um die Auslastung der relevanten Ressourcen bestellt ist. Die Ressourcenplanung stellt dar, welche Mitarbeiter noch Kapazitäten frei haben und welche aus- oder sogar überlastet sind. Projektleiter können so neue Aufgaben gezielt zuteilen und Zugehörigkeiten und Kompetenzen klar definieren. So dient die Projektsoftware den Verantwortlichen zugleich als Informationsplattform. Sie können sich jederzeit über den aktuellen Status der laufenden Projekte informieren. Aufwendiges Reporting und Besprechungen können die Mitarbeiter so wesentlich verkürzen oder sogar komplett entfallen lassen. Außerdem trägt ein Skill-Management-Modul dazu bei, die geeigneten Mitarbeiter schnell zu finden und diese anhand ihrer Fähigkeiten an der richtigen Stelle im Projekt einzusetzen.

Die Einführung einer Projektmanagement-Software im Unternehmen kann also nicht nur der Ausgangspunkt für allgemein gültige Projektstandards im Unternehmen sein, sie kann auch dazu beitragen, verteilte Projektinformationen zu zentralisieren, den Abstimmungsaufwand im Team deutlich zu verringern und den Informationsfluss zu erleichtern. So wird Projektarbeit in Unternehmen nicht nur angenehmer und unkomplizierter – sie wird auch effizienter.

Sabine Pfleger

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www.inloox.de

 

 

[1] Schreckeneder, Berta C. (2010). Projektcontrolling. Freiburg: Haufe.

 

 

 

 

 


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