Mit der richtigen Lösung für die unternehmensweite Suche können Mitarbeiter schnell an relevante Informationen gelangen. Worauf ist bei der Auswahl einer solchen Lösung zu achten.
Die Menge an verfügbaren Informationen in Unternehmen in Form von Daten, Dokumenten und beliebigen Texten steigt ständig an. Eine Enterprise-Search-Lösung – eine spezielle Software für die unternehmensweite Suche – kann Mitarbeiter durch diesen wachsenden Datendschungel schnell und zielgerichtet zu den relevanten Informationen führen. Dazu muss sie nach Ansicht der Spezialisten für Enterprise und Cognitive Search IntraFind aber einige zentrale Voraussetzungen erfüllen:
- Moderner Technologiestack.
Die Lösung sollte über ein umfassendes Repertoire moderner Technologien verfügen. Dazu zählen grundlegende Methoden wie eine beliebig skalierbare Volltextsuche, aber auch High-End-Verfahren der künstlichen Intelligenz wie Machine Learning, fortgeschrittene Textverständnis-Verfahren oder Graphdatenbanken. Dann ist sie in der Lage, natürlichsprachliche Suchanfragen zu verstehen, Eigennamen zu erkennen, Relationen zwischen diesen Entitäten zu extrahieren, Content intelligent zu verlinken und Zusammenhänge durch Knowledge-Graphen aufzuzeigen. Sie kann die Nutzer mit automatisch generierten korrelierenden Begriffen durch ihre Rechercheprozesse führen und proaktiv agieren – indem sie etwa einen Benutzer über neue Informationen zu seinen definierten Interessengebieten informiert oder aus bereits erfolgten Anfragen anderer Anwender aus derselben Abteilung oder dem selben Fachbereich Empfehlungen ableitet.
- Breites Konnektorenset.
Bringt die Enterprise-Search-Lösung eine große Auswahl an Standardkonnektoren mit, lassen sich die erforderlichen Datenquellen unkompliziert anbinden und indexieren. Diese Konnektoren sollten cloudbasierte Filesharing-Dienste, Datei-, Datenbank-, E-Mail-, Content-Management- und ERP-Systeme ebenso abdecken wie Wikis, Kollaborations-Plattformen und Unternehmensportale, aber auch externe Inhalte wie Norm-, Fachliteratur- oder Patentdatenbanken. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob sich diese Quellen auf den eigenen Servern, in der Cloud oder im DeepWeb befinden und ob es sich um strukturierte oder unstrukturierte Datenbestände handelt.
- Leistungsfähiges Rechtemanagement.
Nicht jeder Benutzer darf und soll sämtliche Informationen sehen, die im Unternehmen vorhanden sind und die zu seiner Suchanfrage passen. Die rechtegeprüfte Suche muss als zentrales Paradigma gelten. Deshalb sollte eine Enterprise-Search-Lösung ein leistungsfähiges Rechte- und Rollenmanagement vorweisen können. Werden die Rechte von der Indexierung über die Suche bis hin zur Darstellung in der Oberfläche durchgängig berücksichtigt, ist sichergestellt, dass alle Anwender in ihren Trefferlisten nur die Daten angezeigt bekommen, für die sie auch eine Berechtigung besitzen.
- Umfassende Integrationsmöglichkeiten.
Die Lösung sollte zudem spezielle Funktionen und Schnittstellen mitbringen, die es erlauben, die Suche oder Komponenten davon unkompliziert und schnell in vorhandene Anwendungen einzubinden – seien es Kollaborations-Plattformen, E-Mail-Systeme, Wikis oder das Intranet. Einsatzfertige Plug-ins beispielsweise für SharePoint, Confluence oder Outlook geben Anwendern die Freiheit, selbst zu bestimmen, von welchen Applikationen sie sich den ganzen Wissenspool erschließen möchten.
- Individualisierbare Trefferlisten.
Unternehmen sollten gezielte Suchen für die individuellen Anforderungen einzelner Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen aufsetzen können. Das lässt sich mit Hilfe von Suchprofilen realisieren. Die Suchen können dann pro Profil durch beliebige Filter-Queries etwa von vornherein auf die wirklich benötigten Datenquellen und Dokumententypen eingeschränkt werden, die Relevanz und Reihenfolge der Treffer lassen sich nach Kriterien wie Klickhäufigkeit einstellen. Aber auch Alter, Sprache, Herkunft oder Format eines Dokuments können als Relevanz-Parameter verwendet werden.
»Bei der Auswahl einer geeigneten Enterprise-Search-Lösung gilt es nicht nur das System selbst, sondern auch seinen Anbieter genau unter die Lupe nehmen«, sagt Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind in München. »Natürlich machen die US-amerikanischen Global Player mit ihren bekannten Brands erst einmal Eindruck. Unternehmen sollten sich aber schon die Frage stellen, ob sie nicht vielleicht bei einem mittelständischen deutschen Anbieter besser aufgehoben sind. Einem Anbieter, der Entwicklung und Support aus einer Hand und in der Muttersprache bietet, flexibel und schnell auf individuelle Wünsche eingeht, und Konformität mit den europäischen Datenschutzrichtlinien gewährleistet.«
Am 17. Oktober 2018 findet in München der IntraFind Search & Analytics Summit statt. Weitere Informationen und Anmeldung unter https://www.intrafind.de/summit. Regelmäßige Updates finden sich auch auf Twitter unter dem Hashtag #IntraFindSearchSummit oder XING.
Wissensmanagement und kognitive Suche: Durchbruch für Enterprise Search
Worauf Unternehmen in Sachen Enterprise Search achten sollten
Wissensmanagement und Enterprise Search in der Softwareentwicklung: Nicht suchen – finden
Ganzheitliches Enterprise Information Management: Digitale Plattformen – die Marktplätze von heute
Mit kognitiver Suche und Analyse vom daten- zum informationsgetriebenen Unternehmen
Diese sechs Trends generieren 2018 einen echten Mehrwert für Unternehmen