Die Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media hat mithilfe der Anwendung DataVard OutBoard Housekeeping-Modul ERNA die Datenbankgröße ihres globalen SAP NetWeaver Business Warehouse um ein Viertel reduziert. Die langen Ladezeiten hatten das Tagesgeschäft beeinträchtigt und auch im Hinblick auf die geplante Migration nach SAP HANA war eine Reduzierung der Datenbankgröße nötig geworden. Mit dem Softwaretool konnte die Verlagsgruppe den Aufwand zur Datenbereinigung des Business Warehouse deutlich reduzieren und somit Einsparungen von 25 Prozent der Systemgröße realisieren. 

Springer Science+Business Media ist ein international führender Verlag für hochwertige Inhalte in innovativen Informationsprodukten und Dienstleistungen im Bereich Science, Technology, Medicine. Die Verlagsgruppe ist außerdem ein renommierter Anbieter von Fachpublikationen in Europa, insbesondere im deutschsprachigen Raum und den Niederlanden. Diese werden von Ärzten sowie Fachleuten aus dem Gesundheitswesen und der Verkehrserziehung genutzt. Springer brachte 2013 etwa 2.200 englischsprachige Zeitschriften und mehr als 8.400 neue Bücher heraus. Ebenso erscheint im Verlag die weltweit größte E-Book-Collection im Bereich Science, Technology, Medicine und das umfangreichste Portfolio an Open-Access-Zeitschriften. Springer Science+Business Media erzielte 2013 einen Jahresumsatz von 943 Millionen Euro. Die Gruppe hat weltweit mehr als 7.000 Mitarbeiter.

Lange Ladezeiten verlangsamten Tagesgeschäft. Das Business Warehouse nutzen aktuell rund 3.000 Anwender aus verschiedenen Fachbereichen für Reports und Analysen. Die Ladezeiten der Business-Intelligence-Anwendung waren jedoch zuletzt so lange, dass die Auswertungen bis in die Morgenstunden andauerten. »Wir bekamen immer häufiger Beschwerden aus den Fachabteilungen, dass die Zahlen für die internen Analysen noch nicht verfügbar wären«, beschreibt Matthias Kicherer, Head of Business Intelligence, IT Controlling und End User Support bei Springer Science+ Business Media das Problem. Die langen Ladezeiten betrafen insbesondere die Sales Reports, die bereits frühmorgens für das Tagesgeschäft benötigt wurden.

Business Warehouse auf dem Prüfstand. Um die Ladeperformance zu verbessern und um für die spätere Migration nach SAP HANA besser aufgestellt zu sein, entschied sich die IT-Abteilung von Springer Science+Business Media, das Business Warehouse auf den Prüfstand zu stellen und Optimierungspotenziale auszuloten. Dazu wurde der BW Fitness Test der Firma Data-Vard eingesetzt. Ziel war es, im Datenladeprozess deutliche Verbesserungen zu erzielen und die Systemgröße zu verringern. Insbesondere im Hinblick auf den künftigen Betrieb von SAP HANA stellte die Systemgröße wegen der Auswirkungen auf die benötigte Hardware einen entscheidenden Kostenfaktor dar.

Automatisiertes Housekeeping für SAP-Systeme. Eine schnelle und kostengünstige Lösung fanden die IT-Experten beim Software- und Beratungsunternehmen DataVard. Der internationale Anbieter von SAP-Lösungen in den Bereichen SAP-Restrukturierungen, Datenmanagement und Systemverwaltung hat mit DataVard OutBoard Housekeeping-Modul ERNA ein Tool für die automatische Durchführung von Datenbereinigungs-maßnahmen entwickelt. »Als DataVard uns die Lösung vorstellte, war uns schnell klar, dass die Berater sich sehr gut im Thema auskennen und wir unser Problem mit dieser Anwendung in den Griff bekommen würden«, erläutert Hilmar Vargas Anchieta, der das Thema Housekeeping im BW Team betreut. Das Tool automatisiert und steuert die Handhabung temporärer Daten in SAP-Systemen, übernimmt deren Vorhaltung oder Löschung und steuert weitere Maßnahmen zur Performance-Verbesserung. Das zentrale Cockpit der Anwendung bietet dabei Transparenz über alle durchgeführten Housekeeping-Maßnahmen.

Temporäre Daten behindern Systemperformance. Zunächst führte DataVard eine Systemanalyse mit dem Softwaretool DataVard BW Fitness Test durch. Die Analyse ergab, dass temporäre Daten und Logs mit 1.308 GB fast die Hälfte der Systemgröße belegten. Auch hinsichtlich Cube Compression und dem Löschen verschiedener Logs ergaben sich deutliche Optimierungspotenziale.

In einem zweiten Schritt wurde das OutBoard Housekeeping-Modul ERNA installiert, um die Datenbereinigung künftig automatisiert ablaufen zu lassen. Um die Beeinträchtigungen im Tagesgeschäft möglichst gering zu halten, entschieden sich Matthias Kicherer und Hilmar Vargas Anchieta, die Altdaten Schritt für Schritt zu löschen. Einige Bereiche der Datenbank enthielten sehr viele überflüssige Daten und deren komplette Löschung hätte möglicherweise zu Verzögerungen in der Datenverarbeitung geführt.

ERNA-Funktionalitäten überzeugen. Die Datenentrümpelung war ein voller Erfolg: Mithilfe von ERNA konnten 750 GB an überflüssigen Daten beseitigt werden. »Wir wussten zuvor nicht, welche Einsparmöglichkeiten realistisch waren, das Ergebnis überraschte uns dann aber doch sehr positiv«, berichtet Vargas Anchieta. Und auch die Funktionalitäten der Software überzeugten die IT-Spezialisten. Besonders hilfreich findet Matthias Kicherer das Cockpit der Housekeeping-Lösung: »Wir löschen natürlich regelmäßig die PSAs aus dem System. Es fehlte jedoch die Transparenz über unserer Maßnahmen. Mit dem ERNA-Cockpit sind wir jetzt immer im Bild wo wir stehen und können das dann auch einfacher kommunizieren.« Und auch der geringe Aufwand für den Betrieb des Softwaretools überzeugt. Die IT-Experten benötigen lediglich einen Arbeitstag pro Monat für Housekeeping. Zuvor wurde aus Zeit- und Transparenzmangel weniger aufgeräumt, die Aufräum-aktionen waren deutlich umfangreicher oder es mussten erst Prozessketten dafür entwickelt werden.

Fazit. Der Einsatz vom OutBoard Housekeeping-Modul ERNA hat sich gelohnt, darin sind sich die IT-Experten einig. »Wir sind beeindruckt, wie schnell wir wirksame Ergebnisse erzielen konnten«, resümiert Matthias Kicherer. »Mithilfe von ERNA konnten wir mit minimalem Einsatz den Aufwand zur Datenbereinigung unseres Business Warehouses substanziell reduzieren und Einsparungen von 25 Prozent der Systemgröße realisieren. Dadurch sind wir jetzt gut vorbereitet für künftige Herausforderungen wie SAP HANA.«