Business-App – Mit Reportheld arbeiten dezentrale Teams erfolgreicher zusammen

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Trotz moderner Kommunikationsmittel füllen Außendienstmitarbeiter vielfach noch immer Papierformulare aus und senden sie eingescannt ins Büro. Mit der Business-Applikation Reportheld steht jetzt ein mobiles und plattformunabhängiges Tool zur Verfügung, das den Workflow wesentlich effizienter macht. Auch für die Organisation von verteilten Teams ist die App bestens geeignet.

Dezentral arbeitende Teams gibt es nicht nur in global agierenden Konzernen, sondern auch im Außendienst und Service vieler klein- und mittelständischer Unternehmen. Projektplanung und Projektdurchführung gestalten sich für die Mitarbeiter teilweise schwierig, vor allem was die Schnelligkeit der Informationsflüsse und die daraus resultierende Effektivität der Prozesse betrifft. Wer in Echtzeit zusammenarbeiten will und muss, bedient sich heute gern elektronischer Tools und Applikationen, die zunehmend auch für Smartphones und Tablets als Apps zur Verfügung stehen.

Die junge Bayreuther Softwareschmiede groupXS Solutions entwickelte jetzt eine mobile Businessapplikation, die Arbeitsabläufe von verteilt organisierten Teams vereinfacht und effizienter gestaltet. Die Reportheld-App ist eine branchenunabhängige Lösung und kann mit ihrer Baukasten-Struktur optimal an unterschiedliche Unternehmensprozesse angepasst werden. Dabei arbeiten die Mitarbeiter im Außen- und Kundendienst mit ihren Kollegen im Innendienst in Echtzeit zusammen. Die mobilen Endgeräte im Vor-Ort-Einsatz sind per Webbrowser in einem plattformunabhängigen Workflow mit den Büro-PCs verbunden.

Reportheld-App zur mobilen Inspektion. Servicetechniker wissen um den Aufwand, wenn nach einem anstrengenden Einsatz Checklisten und Formulare auszufüllen sind, Fotos in Prüfberichte eingefügt werden müssen oder die vorbeugende Wartungsroutine sorgfältig dokumentiert werden muss. Die Vor- und Nachbereitung eines Arbeitstages bedeutet oft das mühselige Zusammensuchen von Daten und Bildmaterial.

Für Tobias Hertkorn, Gründer und Technischer Geschäftsführer von groupXS Solutions, war dieser Papierkram, der letztlich in Aktenordnern verschwindet, nicht mehr zeitgemäß. Mit einem Team aus Softwareentwicklern und Prozessexperten entwickelte er die Smart-Mobile-Collaboration-Lösung Reportheld. »Wir wollen Service-Prozesse optimieren und verteilt organisierte Teams effizient vernetzen. Dazu ist es notwendig, nicht nur die Arbeitsabläufe optimal zu organisieren und transparent darzustellen, sondern auch zeitgleiches Arbeiten von Innen- und Außendienstmitarbeitern zu ermöglichen«, erläutert er seine Intention. Mit der Business-App Reportheld erhielt das Start-up-Unternehmen beim Innovationspreis-IT 2016 der Initiative Mittelstand einen zweiten Platz.

Reportheld ist also weit mehr als eine Sammlung von Checklisten, die den Teams im Außeneinsatz zur Verfügung stehen. Das nutzergeführte Menü ist so programmiert, dass der Kollege vor Ort eine echte Unterstützung seiner Arbeit erfährt. Er erstellt die Service-Berichte direkt am Bildschirm von Smartphone oder Tablet, bearbeitet zum Beispiel voreingestellte Formulare für Prüfroutinen, kann die aufgenommenen Fotos, Skizzen oder Videos unmittelbar in die Checklisten einfügen und diese Informationen sofort mit Kollegen oder Kunden teilen. Je nach Anforderung ist außerdem das Einbinden von GPS-Informationen, Barcodes oder Sicherheitshinweisen möglich. Die Synchronisation der App und der Datenaustausch erfolgen direkt online mit den Datenbanken in den Rechenzentren oder in der Cloud, mit ERP-Systemen oder PCs im Backoffice. Damit ist ein nahtloser Workflow auch bei weltweit verteilten Einsätzen garantiert.

Dabei hat der Anwender freie Wahl bei der Form des Datenaustauschs und der Schnittstellen. So kann Reportheld optimal in bestehende Systeme integriert werden und passt sich individuell an die vom Kunden vorgegebenen Strukturen und Sicherheitsoptionen an. Ein rollenbasiertes, feingranulares Rechtemanagement steuert die Zusammenarbeit auch in komplexen Organisationsstrukturen, sogar über Firmengrenzen hinweg.

Strukturiertes Reporting leicht gemacht. Die Individualisierbarkeit des Tools ist ein ganz wesentliches Merkmal und garantiert dem Anwender eine auf ihn zugeschnittene Lösung. »Wir verkaufen nicht nur eine Software, sondern erarbeiten gemeinsam mit dem Kunden die Struktur seiner Prozesse und entwickeln daraus zum Beispiel Abfrageroutinen für Prüf- und Service-Berichte«, erklärt Sebastian Schmidt, Geschäftsführer Business Development. Weil die Software auf Basisbausteinen beruht, sei die Anpassung an spezifische Kundenprozesse sehr zielgenau umsetzbar, sagt er. »Dadurch sind wir in der Lage, die App kosteneffizient zu individualisieren, auch in unterschiedlichsten Branchen«, betont Schmidt. Eine Besonderheit von Reportheld ist das extrem schnelle, sichere und strukturierte Erfassen, Teilen und Bearbeiten von Informationen. Im Backoffice können sie dann zeitnah analysiert und ausgewertet sowie elektronisch archiviert werden. »Inspektions- und Dokumentationsaufgaben erfahren dadurch eine deutliche Qualitätssteigerung und Verlässlichkeit, weil quantitative Analysen oder Fehler-Ursachen-Auswertungen optimal durchgeführt werden können«, ergänzt Tobias Hertkorn.

Möglich ist auch die Einsatzplanung von Teams. Hier geht es um Fragen wie: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Wo sind die Einsatzteams im Moment? Wie können die vorhandenen Teams effizient auf die einzelnen Aufträge verteilt werden?

Das Software-Tool ist Cloud-basiert, kann aber auch als Self-Hosting-Lösung genutzt werden. Dies entscheidet letztlich der Kunde entsprechend seiner Sicherheitsvorgaben. Er entscheidet auch, ob die Berichte und Protokolle lokal auf dem Smartphone verbleiben oder ob sie nach der erfolgreichen automatischen Übertragung auf den Server auf dem mobilen Gerät gelöscht werden. Diese Vorsichtsmaßnahme greift vor allem bei Verlust oder Diebstahl, denn über das Gerät kann dann nicht mehr auf den Server zugegriffen werden.

Für den Fall, dass beim Kunden auch Subdienstleister in das Reporting eingebunden sind, verhindert ein ausgeklügeltes Rechtekonzept den unerwünschten Zugriff auf bestimmte Protokolle oder Berichte oder Ausschnitte davon.


Ulrike Hensel, Dipl.-Ing., Fachjournalistin
www.groupxs.com
Bilder: © groupXS Solutions

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