Compensation Management: Mit SAP ECM das Vergütungsmanagement effizient gestalten

Vergütungsmanagement mittels Microsoft Excel oder ähnlichen Tools ist nach wie vor weit verbreitet – dabei ist dies zeitaufwendig und unübersichtlich. Durch die Nutzung von SAP ECM wird das Compensation Management nicht nur transparent, sondern auch revisionssicher und flexibel planbar.

Illustration: Geralt Absmeier

Wann der Wechsel zu IT-gestütztem Enterprise Compensation Management nötig wird

Mit der richtigen Vergütungsstrategie wollen sich Unternehmen von Wettbewerbern abheben, Mitarbeiter motivieren und Talente an sich binden. Ohne transparentes und effizientes Compensation Management können sie jedoch selbst die beste Strategie nicht umsetzen. Zwar ist es eher eine Frage der Komplexität als der Größe eines Unternehmens, doch mit Management per Excel-Tabellen stößt schon ein größerer Mittelständler, der über mehrere Standorte verfügt, an seine Grenzen: Vertrauliche Dokumente werden da entlang der gesamten Entscheiderkette zeitaufwendig per E-Mail versandt, bearbeitet und auf Netzlaufwerken zwischengespeichert, was nicht immer den gebotenen Datenschutz ausreichend gewährleistet.

Wer beispielsweise eine Bonuszahlung letztlich genehmigt hat, lässt sich nicht oder nur äußerst aufwändig nachvollziehen. Mit den Compliance-Grundsätzen ist eine solche Intransparenz kaum vereinbar, selbst wenn das Unternehmen keiner Regulierung unterliegt. Für Banken aber gelten nach der Finanzkrise sogar noch verschärfte Richtlinien, wie die Institutsvergütungsverordnung (IVV). So müssen Banken etwa eigene Vergütungsgovernance-Strukturen installieren und in den Prozess einbinden sowie Risiken bewerten. Ein individualisiertes Vergütungsmanagement, das auch die verzögerte Zahlung von Bonusanteilen in Abhängigkeit der langfristigen Geschäftsentwicklung bis hin zu Malus-Optionen einschließt, ist beispielsweise mit IT-gestützten Lösungen wie SAP Enterprise Compensation Management (ECM) umsetzbar.

Die wichtigsten Gründe für den Umstieg auf ein IT-gestütztes Vergütungsmanagement sind demnach: Reduktion des Verwaltungsaufwands, Erhöhung der Transparenz, Revisionssicherheit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien zum Datenschutz.

Welche Vorteile die SAP Lösung in der Praxis bietet

Wie bei jedem neuen IT-System mit personenbezogenen Daten ist die Umstellung nicht trivial. Aber Unternehmen, die SAP-Software und speziell die SAP-ERP-HCM-Suite des Anbieters bereits im Einsatz haben, können dadurch folgende Vorteile erhalten:

  • Nahtlose Integration in das bestehende System mit Zugriff auf den zentralen Datenbestand (Personalstammdaten einschließliche Gehaltsinformationen, Organisationsdaten wie etwa die Sollbezahlung der Planstelle des Mitarbeiters)
  • Kostenvorteil: ECM ist als HCM-Teilmodul in der Lizenz des SAP ERP Systems enthalten. Sofern bereits Manager Self Service (MSS) User beziehungsweise Lizenzen bestehen, fallen keine Zusatzkosten für das Anwenderunternehmen an

Ein dritter Vorteil ist die sehr gute Anpassbarkeit an die spezifischen Anforderungen und Abläufe im Unternehmen – als On-premises-Lösung (welche zuletzt mit dem SAP Enhancement Package beziehungsweise EhP 5 umfassend erweitert / modernisiert wurde) hat SAP ECM dies den meisten Cloud Applikationen voraus. Auch sukzessive Erweiterungen sind möglich. Für Unternehmen mit komplexen Strukturen, bei denen beispielsweise mehrere ausländische Standorte zu integrieren sind, bietet sich die Zusammenarbeit mit projekterprobten, externen Dienstleistern an.

Nach erfolgreicher Implementierung entfällt unmittelbar der Aufwand für den Versand einzelner Dokumente. Sämtliche Daten sind zentral gespeichert und werden in automatisierten (oder teilautomatisierten) Workflows unter Einbindung aller nötigen Genehmigungsstufen direkt im System bearbeitet. Zusätzliche Prüfschritte wie etwa ein Vier-Augen-Prinzip sind realisierbar. Die Rechtevergabe verursacht einen überschaubaren Implementierungsaufwand, da das ECM auf dem bereits vorhandenen, SAP ERP HCM Berechtigungsmanagement aufbaut. Von der Genehmigung bis zur Buchung und Auszahlung ist jeder Schritt mit allen Verantwortlichkeiten nachvollziehbar – Transparenz und Revisionssicherheit sind also gegeben.

Mit der LTI-Funktion (Long Termin Incentives) lassen sich Rückstellungen von Boni und verteilte Zahlungen über mehrere Jahre übersichtlich abbilden. Für Banken ist solch eine verteilte Bonusauszahlung auf Basis von Unternehmenskennzahlen für bestimmte Mitarbeitergruppen (Risikoträger) Pflicht, für andere Unternehmen ist es eine Option, die variable Vergütung für Entscheidungsträger an langfristigen Unternehmenszielen auszurichten.

Die SAP-Lösung bietet neben Transparenz, Sicherheit und Aufwandreduktion noch weitere Funktionen.

Benchmarking

Entsprechend dem eigentlichen Ziel der Vergütungspolitik, das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber im Wettbewerb zu positionieren, wurden auch die nötigen Datenaustausch- und Vergleichsfunktionen im SAP ECM integriert. Benchmarkdaten können von externen Anbietern wie etwa der Hay Group oder Towers Watson übernommen oder aber, sofern gewünscht, zuvor noch an die eigenen Strukturen angeglichen werden. Ebenso ist der Export für Gehaltsvergleiche vorgesehen. Auf Basis des Benchmarkings werden Referenzgehälter gebildet, die als Richtlinien für die Gehaltsanpassungen dienen. Die Gehaltserhöhung kann dann fair und individuell angepasst werden, je nachdem, wie weit das Gehalt des Mitarbeiters unter oder über dem Durchschnitt liegt und wie seine Leistung beurteilt wird.

Planungsszenarien & Budgetierung

Zusätzlich zur Top-down-Vorgabe ist auch eine Bottom-up-Planung möglich. Ausgehend von einer geplanten prozentualen Gehaltsanpassung können mit nur einer Eingabe für die jeweilige Gehaltsstufe sofort die geplanten Gesamtkosten sichtbar gemacht werden. Somit können vor der eigentlichen Budgetvergabe zunächst mehrere Szenarien geprüft werden. In der Praxis dienen diese Budgetvorgaben als Richtschnur, sie können auf Teamebene leicht über- oder unterschritten werden, das lässt den Vorgesetzten mehr Entscheidungsspielraum. Ab einer zu definierenden, übergeordneten Ebene können die Abweichungen dann wieder ausgeglichen werden.

Flexibilität

Jährliches Customizing ist nötig, gleichzeitig schafft die Walldorfer Lösung durch flexible Erweiterungen und Umgruppierungen auch die Voraussetzungen, Vergütungsmodelle an sich ändernde Arbeitsmodelle wie zum Beispiel zunehmende Projektarbeit anzupassen. Mobile Anwendungen sind ebenfalls denkbar, die Zukunftsfähigkeit ist somit gegeben.

Mit entsprechender Projekterfahrung lassen sich mit Hilfe dieser unternehmensweiten Compensation-Management-Lösung dann auch sehr komplexe Anforderungen umsetzen, wie etwa bei einem großen Automobilunternehmen mit 40 Länderniederlassungen, bei dem heute das komplette Vergütungsmanagement inklusive der Kalkulation und Ausschüttung der Boni, der Gehaltsanpassung für nicht bonusberechtigte Mitarbeiter sowie individuelle Erhöhungen für High Potenzials über SAP ECM gemanagt wird.

Michael Scheffler, Geschäftsführer projekt0708, https://www.projekt0708.com

 


 

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