Obwohl neue IT-Modelle, wie die Cloud, technisch bereits voll ausgereift sind, scheuen viele Unternehmen noch vor einer Transformation ihrer IT-Infrastruktur zurück. Ein Vier-Punkte-Plan hilft, möglichen Risiken vorzubeugen und die Mitarbeiter und IT-Abteilung gezielt auf die veränderte IT-Nutzung einzustimmen.
Gerade digitale Arbeitsplätze bieten Unternehmen die Möglichkeit, den Spagat zwischen notwendiger Kostensenkung und steigenden Geschäftsanforderungen zu meistern. Durch die zentrale Bereitstellung aus der Cloud können sie ihre IT-Arbeitsumgebungen modernisieren und flexibel an den Bedarf der Mitarbeiter anpassen, zugleich aber auch die Betriebskosten reduzieren. Ein Beispiel dafür bietet ein internationaler Kunde aus dem produzierenden Gewerbe, der in den vergangenen Jahren zahlreiche kleinere Firmen in mehreren Ländern gekauft hat und dabei sehr stark gewachsen ist
Vom Vier-Punkte-Plan zum Rollout. Unter zunehmendem Kostendruck entschließen sich die Verantwortlichen, die insgesamt mehr als 20.000 dezentralen IT-Arbeitsplätze auf eine zentral gemanagte Cloud-Plattform eines IT-Service-Providers zu migrieren. Dies bietet gleich mehrere Vorteile: So kann der Aufwand eingespart werden, der bislang für die Ausstattung und Pflege der heterogenen IT-Arbeitsumgebungen in den einzelnen Ländergesellschaften erforderlich war. Darüber hinaus profitiert der Konzern von den Skaleneffekten des Cloud-Providers und seinen kostengünstigen Fertigungsmethoden in der IT-Fabrik.
Wie das Beispiel des Großunternehmens jedoch zeigt, ist es mit der technischen Transformation und Migration der IT-Arbeitsplätze auf eine zentrale Plattform allein nicht getan. Damit der Umstieg gelingt, müssen im Vorfeld auch die Geschäftsanforderungen, Applikationen und Anwenderprofile unter die Lupe genommen und die Mitarbeiter mit einem systematischen Change Management an das neue IT-Modell herangeführt werden. Hilfreich ist dabei ein Vier-Punkte-Plan.
1. Folgen Sie den Anforderungen Ihrer Geschäftsbereiche!
Wer die Fachabteilungen vor vollendete Tatsachen stellt und einfach mit neuen Arbeitsplatz-Technologien konfrontiert, riskiert am Bedarf vorbei zu planen. Besser ist es, den umgekehrten Weg zu gehen und von Anfang an das Business in den Mittelpunkt des Transformationsprojekts zu stellen. So tut die Konzerngesellschaft gut daran, zuerst die Anforderungen der Geschäftsbereiche in den einzelnen Ländern zu analysieren und diese dann in geeigneten IT-Service-Modellen abzubilden.
2. Analysieren Sie Ihre Applikationslandschaft!
Da die Applikationen und IT-Services in einem Unternehmen nur in Abhängigkeit voneinander funktionieren, macht es wenig Sinn, sie einzeln zu betrachten und zu migrieren. Es ist wichtig, zunächst Transparenz über das Zusammenspiel von Anwendungen und Daten zu erhalten und dieses in ein neues IT-Arbeitsplatz-Konzept zu überführen. Im Besonderen das Zusammenspiel von Legacy (existierende, eigenentwickelte Unternehmensapplikationen) und Standardapplikationen stellt hier immer wieder eine große Herausforderung dar. Wenn hier die Hausaufgaben nicht gemacht sind, besteht eine große Gefahr, dass nach der Transformation einzelne Services nur teilweise oder gar nicht zur Verfügung stehen und so das komplette Projekt zum Scheitern verurteilt ist.
3. Verstehen Sie die vorhandenen Nutzer-Profile!
Ob Einkäufer, Account Manager oder Vertriebsmitarbeiter: Jede Anwendergruppe hat einen eigenen Bedarf an Applikationen und Services sowie Mobilität, Sicherheit und Verfügbarkeit. Dem Großkonzern bietet die Transformation auf das zentrale IT-Arbeitsplatz-Konzept die Chance, seine Mitarbeiter künftig rollenbasiert mit den erforderlichen Endgeräten und Applikationen auszustatten. Durch eine Analyse der vorhandenen Nutzerprofile können so optimal den Anwendergruppen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene IT-Services zur Verfügung gestellt werden.
4. Legen Sie Wert auf ein systematisches Change Management!
Cloud-basierte IT-Arbeitsumgebungen bedeuten einen fühlbaren Bruch mit herkömmlichen Formen der Bereitstellung. Soll die Transformation gelingen, müssen drei wesentliche Gruppen im Unternehmen von dem neuen IT-Arbeitsplatz-Modell und seinen Vorteilen überzeugt und von Anfang an eingebunden werden.
- Anwender
Vordringlichste Aufgabe des Change Managements ist eine gezielte Anwenderkommunikation. Denn sperren sich die Mitarbeiter gegen die Innovation, sinkt ihre Produktivität, schlimmstenfalls muss ein Unternehmen sogar wieder auf die herkömmlichen IT-Services zurückgehen. Daher bereitet der Großkonzern seine Nutzer in den einzelnen Ländergesellschaften unter anderem im Rahmen von Workshops auf das neue Arbeitsplatzmodell vor. Die Anwender erfahren dabei, dass die IT-Umstellung notwendig ist, um die Wettbewerbsfähigkeit ihres Arbeitgebers zu sichern, und welche Vorteile sie selbst bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben haben. - Fachverantwortliche
Da die IT-Services vornehmlich dazu dienen, die Arbeit der Fachabteilungen zu unterstützen, müssen gerade die Fachverantwortlichen frühzeitig in die IT-Transformation eingebunden werden. Dies geschieht, indem ihre Anforderungen aufgenommen und im neuen IT-Servicemodell abgebildet werden. Ähnlich wie bei den Anwendern ist auch eine gezielte Aufklärung über Ziele und Vorteile der IT-Umstellung erforderlich. - IT-Abteilung
Zentralisiert ein Unternehmen seine IT-Infrastruktur, fürchten lokale in den Ländern verantwortliche IT-Mitarbeiter um ihre Existenz. Dies zeigt sich gerade im Fall des Konzerns, der in jeder Landesgesellschaft eigene Leiter, Administratoren und Planer für die IT beschäftigt. Möglichen Widerständen der IT-Mitarbeiter begegnet das Unternehmen dadurch, dass es diese von den Entwicklungschancen überzeugt, die ihnen die anstehende IT-Umstellung bietet. So können sie dadurch von Routine-Aufgaben entlastet werden und sich auf strategische Aufgaben und die Umsetzung von Innovationen konzentrieren.
Ganzheitliche Unterstützung erforderlich. Da der Großkonzern auf einen IT-Dienstleister setzt, der ihn bei der Umsetzung des Vier-Punkte-Plans im Rahmen erprobter Methoden unterstützt, gelingt die IT-Transformation reibungslos. Ein weiteres Plus dieses Service-Partners ist, dass er das Projekt ganzheitlich begleitet – von der Planung über die Migration bis hin zum Betrieb. So kann das gesamte Optimierungspotenzial der IT-Transformation erschlossen werden. Zudem profitiert das Unternehmen davon, dass durch die Cloud-basierte Plattform der Aufwand herkömmlicher Outsourcing-Projekte minimiert wird. Beim üblichen Outsourcing muss der IT-Dienstleiter das aktuelle Betriebsmodell des Kunden zunächst in seine eigene und dann in die künftige Betriebsart überführen – was auch für die Anwender mit mehrmaligen Umstellungen verbunden ist.
Anders bei Lösungen aus der Cloud: Ist erst einmal die zentrale Plattform mit allen erforderlichen Applikationen und Nutzerprofilen eingerichtet, können die Anwender flexibel migriert werden – ob nach Region, Anwendergruppe, Geschäftseinheit oder Applikation. Unabhängig vom vorhandenen Endgerät werden sie mit wenigen Mausklicks in die neue IT-Arbeitsumgebung integriert.
Zahlreiche Praxiserfahrungen eingeflossen. T-Systems hat in Verbindung mit erprobtem Methodiken und mehr als zwanzigjähriger Transformationskompetenz optimale Rahmenbedingungen geschaffen, wodurch die Risiken zur Umsetzung eines solch komplexen Projekts auf ein Minimum reduziert werden konnten.
Thomas Jürgen Gierich,
Head of International Solution Sales,
Workplace Solutions Sales & Enterprise Architecture,
T-Systems