Das ECM-System als Enabler – Vordenker der Digitalisierung

Interview Optimal Systems

Warum ist der digitale Wandel in aller Munde? Was ist eigentlich so neu am Trendthema Digitalisierung? Darüber sprachen wir mit zwei Digital Natives der ersten Stunde: Karsten Renz und Gregor Wolf von OPTIMAL SYSTEMS.

Ein kurzer Blick zurück: Wir befinden uns im Jahr 1991. OPTIMAL SYSTEMS wird im April gegründet. Die Europäische Union beschließt die Einführung einer gemeinsamen Währung, die Deutsche Bahn startet in das Hochgeschwindigkeitszeitalter und der Bundestag beschließt den Umzug von Bonn nach Berlin. Microsoft beendet die Zusammenarbeit mit IBM und legt den Grundstein für die Weiterentwicklung von Windows. Computerbildschirme sind oft noch monochrom, Rechner mit 4 MB RAM gelten als High-End-Produkt und das Internet ist gerade erst erfunden worden – die Geburtsstunde des digitalen Wandels. Und heute, 25 Jahre später? Informationstechnologien bestimmen unser Leben und unseren Arbeitsalltag. Die digitale Transformation zieht immer größere Kreise. Karsten Renz und Gregor Wolf sprechen über Veränderungen, Visionen und darüber, was an der Digitalisierung anno 2016 wirklich neu ist.

Während die Begriffe »Digitalisierung« und »Digitale Transformation« in den letzten zwei Jahren zu Schlagworten der wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen schlechthin geworden sind, beteuern alle Softwarehersteller, Berater und Dienstleister, Experten darin zu sein. Sie hätten seit Jahren nichts anderes gemacht. OPTIMAL SYSTEMS behauptet das auch. Wie viel stimmt davon?

Karsten Renz: Bereits die ersten Projekte, die zur Gründung des Unternehmens führten, waren alle darauf ausgerichtet, Analoges zu digitalisieren: Ob nun die Digitalisierung von Weltraumbildern der ersten D1-Mission mit dem Astronauten Reinhard Furrer, die digitale Bereitstellung von Montageanleitungen für Unimogs oder eine der ersten Point-of-Sale-Anwendungen für Pkws. Später kamen die ersten Krankenhausarchivsysteme hinzu, darauf aufbauend entwickelten wir unsere Standardsoftware für Dokumentenmanagement und diese dann weiter zu einer der ersten deutschen ECM-Softwaresuites.

Gregor Wolf: »Digital Denken« ist tief im genetischen Code von OPTIMAL SYSTEMS verankert. Wir beide sind selbst Digital Natives, auch wenn wir nicht mehr sechzehn sind. Wie sowie fast alle unserer Mitarbeiter haben wir uns unser ganzes Berufsleben lang mit Informatik beschäftigt. 25 Jahre Treiber des digitalen Wandels zu sein, ist als Aussage über OPTIMAL SYSTEMS daher sicher nicht aus der Luft gegriffen [1].

Diese Punkte sind unentbehrlich für die digitale Transformation.

Diese Punkte sind unentbehrlich für die digitale Transformation.

Ist es dann ein Irrtum, über digitale Transformation zu sprechen? 

Renz: Schlagworte sind eher etwas für die Medien, aber sie erfüllen ihren Zweck: man setzt sich deshalb mit einem Thema auseinander. Den Hype um die digitale Transformation finde ich insofern interessant, als dass er Entscheider zum Umdenken bewegt. Der Fokus verlagert sich weg von Insellösungen und hin zu einer vollständig vernetzten Organisation.

Wolf: Integrierbarkeit ist dabei das Schlüsselthema. Die digital vernetze Organisation ist nur möglich, wenn nahezu alle Anwendungen miteinander »reden«.

Renz: Genau. IT-Abteilungen kämpfen mit einer wachsenden Anzahl von IT-Anwendungen in Unternehmen. Leistungsfähige »Bindemittel« sind notwendig. Deshalb ist Integrierbarkeit eine der Säulen für eine gelungene Digitalisierungsstrategie.

Wolf: Das ist eine der Stärken unserer Software. Sie bietet die Möglichkeit, diese Informationen aus den unterschiedlichsten Informationsquellen zusammenzuführen und eine Gesamtsicht zu schaffen. Sie strukturiert heterogene Datenbestände und löst Medienbrüche auf.

Renz: Wir sind mit unserem ECM-System ein Enabler. Wir ermöglichen die Digitalisierung erst [2]. Digitalisierte Informationen können fließen und aus Daten kann Wissen entstehen.

Wo geht die Reise hin? 

Renz: Künftige Entwicklungen werden sehr stark von zwei Themen geprägt sein: Mobilität und Usability/Einfachheit. Der Zugriff auf Informationen muss gewährleistet sein, egal wo und wann. Dabei werden wir Antworten auf die Bedürfnisse und Erwartungen der neuen Digital Natives geben müssen. Denkweisen wie die der neuen Generationen, angefangen bei der sogenannten Generation Y, unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von unserer und werden die Arbeitswelt immer stärker prägen.

Wolf: Ich gehöre zu einer Generation, für die digitale Arbeitsmittel zwar da waren, aber ganz anders als heute (es gab keine Tablets und Smartphones). Meine Vorstellung von Usability hat mit Effizienz zu tun. Menschen, die heute in den Arbeitsmarkt eintreten, haben Smartphones und Tablets nicht als Arbeitsmittel kennengelernt, sondern als ein Gerät, das in erster Linie Spaß macht. Für Sie stehen die Geräte für Coolness und Sexiness. Das verändert die Art und Weise, wie sie selbst mit Software interagieren.

Renz: Der Anspruch der Entscheider von morgen bezüglich Usability wird weniger mit Funktionsvielfalt zu tun haben. Sie erwarten Flexibilität in der Arbeitswelt und suchen Anwendungen, die einfach, übersichtlich – und ja, auch cool – sind. Dementsprechend wird sich an der Art und Weise wie man Software baut, noch viel ändern. Software muss noch einfacher und »sexier« in der Anwendung werden.

Wolf: Wenn wir über Zukunftsszenarien sprechen, muss ich an Helmut Schmidts Zitat denken: »Wer Visionen hat, soll zum Arzt gehen«. Allerdings: ohne eine Vision keine Innovation. Würdest du dich als Visionär beschreiben? Ist OPTIMAL SYSTEMS aus einer Vision entstanden?

Renz: Das klingt so, als ob das Unternehmen eine Erscheinung, ein Ergebnis aus einer Fata Morgana wäre! Das ist aber nicht so. Sven (CIO Sven Sauer, A. d. Red.) und ich sind IT-Enthusiasten, die Spaß daran haben, einfache Lösungen für komplexe Aufgaben zu finden. Am Anfang stand die Idee, etwas selbst zu erschaffen. Das war der Auslöser, der letztlich zu OPTIMAL SYSTEMS geführt hat. Mit der Fokussierung auf die digitale Archivierung entstand die Vision von einem integrierten Dokumentenmanagementsystem. Als das erreicht war, gingen wir die nächsten Schritte in Richtung Prozessintegration.

Wie haben sich die Ziele in dieser Zeit geändert? 

Renz: Wir haben bereits vor fast 25 Jahren mit der Digitalisierung von Bildern und Dokumenten begonnen, mit dem Ziel, sie verfügbar und besser nutzbar zu machen. An diesem Anspruch hat sich wenig geändert: Die Kernkompetenz unserer Software ist heute weiterhin, digitale Informationen verfügbar zu machen – und zwar so einfach wie möglich. Heute sehen wir es bei OPTIMAL SYSTEMS als unsere Aufgabe, Unternehmen zu begleiten und ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie erfolgreicher werden. Denn der Handlungsbedarf ist noch sehr groß: Nur etwa die Hälfte der Unternehmen hat eine zentrale Digitalisierungsstrategie [3].


[1] Text »25 Jahre«: http://www.optimal-systems.de/2016/04/15/25-jahre-firmengeschichte
[2] Text »Digitalisierung«: www.optimal-systems.de/thema/digitalisierung?utm_source=manageit&utm_medium=text&utm_campaign=digitalisierung
[3] Text »Der Handlungsbedarf ist noch groß«: http://www.optimal-systems.de/2016/02/24/handlungsbedarf-digitale-transformation

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