Das Internet der Dinge erreicht die Bürowelt

Entscheidungsträger sollten die Chance ergreifen und mit Hilfe von Technologien ihre Büros zukunftsfähig machen, sagt Paul Statham, der Gründer und Geschäftsführer von Condeco.

autor paul statham ceo condeco

paul statham ceo condeco

Es ist kein Geheimnis, dass sich die Bürowelt über aller Maßen verändert hat. Innerhalb einer Generation hat sich die mit Zigarettenrauch versetzte Papierwelt optimiert und zu einer gewandelt, in der es persönliche Computer, Tablets und Clouds gibt. Durch den fortschreitenden Umbruch von traditionellen, hierarchischen Strukturen hin zu flacheren Organisationsstrukturen, wird der Ruf nach technologischen Lösungen laut, die den neuen Rahmenbedingungen Rechnung tragen. Bemerkenswerterweise ist die Herausforderung, die Büros zukunftsfähig zu machen, nicht so gewaltig, wie es im ersten Moment scheint.

Auswirkungen vom Internet der Dinge auf die Gestaltung der Büroräume

Gartner prognostiziert, dass es Ende 2016 in etwa 6,4 Milliarden vernetzte Dinge gibt, damit wird das weit angepriesene Internet der Dinge (IoT) ohne Frage auch bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes ankommen [1]. Gartners Vorhersagen sind bemerkenswert, jedoch bekommen Firmen in der Arbeitsplatzverwaltungsbranche sowohl von Unternehmen als auch von Angestellten häufig zurückhaltende Reaktionen gegenüber umfangreichen technologischen Veränderungen. Viele fürchten, dass sich ihre Büros über Nacht bis zur Unkenntlichkeit verändern und dass sie daraufhin zu neuen Arbeitsweisen gezwungen sind. Jedoch ist den meisten Geschäftsführern nicht klar, welche Auswirkungen das prophezeite Internet der Dinge auf die Gestaltung ihrer Büroräume wirklich hat.

Wirtschaftsführern kann versichert werden, dass das Büro der Zukunft keine völlig fremdartige Umgebung wird, die den Mitarbeitern neue Arbeitsweisen aufzwingt. Ganz im Gegenteil, der Sinn von IoT-Technologien ist, dass sich die Büroräume den Arbeitsgewohnheiten der Angestellten anpassen. Condeco hat bereits IoT-Technologien in den Arbeitsräumen ihrer Kunden angewendet und damit wurde eine Auswertung von Büronutzungsdaten möglich.

Auswertung von Büronutzungsdaten

Diese Daten tragen dazu bei, dass die Gestaltung des Raumes im Einklang mit der Arbeitsweise der Angestellten ist. Seit beispielsweise die globale Technologiefirma Ricoh mit Hilfe der Arbeitsplatzbelegungssensoren »Condeco Sense« ihr »einfältiges« Büro in ein »intelligentes« umgewandelt hat, ist es ihnen in Echtzeit möglich, die Nutzung ihrer Meetingräume und Schreibtische einzusehen. Dies zeigte unter anderem auf, dass die Auslastung der Meetingräume bei nur 39 Prozent liegt. Zudem haben die Auswertungen ergeben, dass der größte Meetingraum mit zehn Plätzen meistens von weniger als drei Personen genutzt wird. Von einzelnen Mitarbeitern wurde dieser Raum sogar öfters über einen ganzen Tag hinweg als Büro verwendet. Dies hat Ricoh deutlich gemacht, dass mehr kleine private Bereiche in ihrer Arbeitsumgebung nötig sind. Unterdessen haben die Daten ergeben, dass auch die durchschnittliche Auslastung der Schreibtische mit 30 Prozent sehr gering ist. Während die Auslastung zu den geschäftigsten Zeiten auf 51 Prozent hoch geht, werden 58 Prozent der Schreibtische nur während einem Fünftel der Arbeitszeit genutzt. Indem Ricoh ihren Arbeitsbereich mit IoT-fähigen Geräten ausgestattet hat, wurde es ihnen möglich, die Arbeitsgewohnheiten ihrer Angestellten zu verstehen und den Veränderungsbedarf hin zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen zu erkennen.

Individualisierte Arbeitsplatzgestaltung

Eine IoT-fundierte Arbeitsplatztechnologie macht auch die Unempfänglichkeit der klassischen Büros gegenüber den sich ändernden Gewohnheiten der Angestellten deutlich. Für Ricoh haben die durch Condeco Sense gesammelte Daten eine Veränderung hin zu einem effizienteren Arbeitsumfeld erwirkt. Beispielsweise stellt Ricoh nun sehr viel mehr abgegrenzte Arbeitsbereiche zur Verfügung, damit die Meetingräume wieder vermehrt für Besprechungen verfügbar sind. Vernetzte Büros gewähren Einblicke, die jeder Abteilung einer Firma eine individualisierte Arbeitsplatzgestaltung ermöglicht. Somit wird das Internet der Dinge dazu beitragen, dass sich der Arbeitsraum im Jahr 2016 noch besser an die Bedürfnisse der Firma und ihrer Mitarbeiter anpasst.

IoT-Technologien erhöhen die Produktivität der Arbeitnehmer

Auch die Bundesregierung hat das Zusammenwachsen der realen und virtuellen Welt als maßgeblich für den Zukunftsstandort Deutschland erkannt und spricht von der vierten industriellen Revolution [2]. Die Arbeitsproduktivität ist ein wichtiger Wachstumsfaktor für Deutschland. Jedoch ist, wie die volkswirtschaftliche Gesamtrechnung des Bundes zeigt, die Arbeitsproduktivität je Erwerbsstunde in den letzten 25 Jahren immer weniger stark angestiegen [3]. Diesem Abwärtstrend kann nun entgegengewirkt werden, indem IoT-Technologien die Produktivität der Arbeitnehmer fördern. Arbeitsplatzexperten zeigen ohne Ausnahme auf, dass in Firmen mit eintönigen Arbeitsplatzkulturen die Energie von Angestellten und deren Innovationen leiden. Im Gegenzug kann ein agiles Arbeitsumfeld, bei dem sich der Arbeitsraum den Aufgaben der Beschäftigten anpasst, zufällige Innovationen fördern, indem es Angestellten unter anderem die Zusammenarbeit erleichtert und ermöglicht frei ihre Ideen auszutauschen.

Anpassungsfähige Büroräume ermöglichen den Mitarbeitern zudem ihre Arbeit dynamischer und flexibler zu gestalten. Dies wird dem aktuellen Trend gerecht, denn mit der jüngeren und technikversierteren Generation steigt die Nachfrage nach Flexibilität am Arbeitsplatz. Die jungen Arbeitnehmer wollen nicht den ganzen Tag an ihrem Schreibtisch sitzen, nur um dadurch zu signalisieren, dass sie gute Arbeit leisten. Stattdessen sind sie lieber räumlich flexibel und mit ihren Mobiltechnologien überall und jederzeit für ihre Kunden und Kollegen erreichbar. Das dynamische Arbeitsumfeld senkt den Bedarf an Schreibtischen und Meetingräumen, die zu einem kostspieligen Inventar werden, da sie häufig unausgelastet bleiben.

Flexibles Arbeiten

Diese Trends werden 2016 weiter zunehmen, denn 82 Prozent der Manager glauben, dass flexibles Arbeiten auch ihrem Geschäft zugute kommt. Während wechselnde Arbeitsorte, Heimarbeit und Arbeitnehmerüberlassung zur Normalität werden, folgt nun auch das Büro diesem Trend. Da jedoch auch flexibel arbeitende Angestellte von Zeit zu Zeit im Büro sind, ist es essenziell über ein System zu verfügen, welches anzeigt, welche Arbeitsplätze frei sind und damit die Suche nach freien Schreibtischen umgeht.

Diese Systeme sind nicht nur für die Angestellten wichtig, die Teilzeit von Zuhause arbeiten, sondern auch für die internationale Arbeitsteilung von multinationalen Unternehmen. Mit dem Fachkräftemangel in vielen Branchen müssen Arbeitgeber auch den internationalen Arbeitsmarkt im Blick haben und damit werden die Büros 2016 mehr und mehr zu einem internationalen Ort. Eine stärkere Internationalisierung der Belegschaft verlangt nach einer fortschrittlichen Arbeitsplatztechnologie, die garantiert, dass sich die Büros dynamisch dem Wandel der äußeren Rahmenbedingungen anpassen lassen. Technologien ermöglichen es Mitarbeitern aus dem Ausland während einer Geschäftsreise reibungslos einen Ort zum Arbeiten zu finden, Komplikationen, die transnationalen Teams eigen sind, zu überkommen und die Kommunikation und Einheit von räumlich verteilten Teammitgliedern zu fördern.

Büro der Zukunft

Dieses Jahr werden sich immer mehr Wirtschaftsführer innovativen Technologien zuwenden, um sich ein Bild über die wirklich benötigten Büroflächen zu machen. Die folgenden Umstrukturierungen werden nicht nur Kosteneinsparungen bei den Büroräumen zur Folge haben, sondern auch die Arbeitskultur und -organisation grundlegend erneuern. Diese wichtigen Veränderungen sind schon heute greifbar. Zahlreiche Unternehmen haben bereits vernetzte Arbeitsräume eingeführt, welche konkrete Lösungen für bestehende Herausforderungen in der modernen Arbeitswelt bieten. Abschließend ist festzuhalten, das »Büro der Zukunft« ist bei vielen Firmen schon angekommen und für alle anderen Wirtschaftsführer wird es zu einer dringenden Angelegenheit.

[1] https://www.gartner.com/newsroom/id/3165317
[2] https://www.hightech-strategie.de/_dpsearch/highlight/searchresult.php?URL=https://www.hightech-strategie.de/de/Industrie-4-0-999.php&QUERY=industrie+4.0
[3] https://www-genesis.destatis.de/genesis/online/data;jsessionid=4D5B4E3A0B4997660EA34D71BFB7C6CE.tomcat_GO_2_1?operation=abruftabelleAbrufen&selectionname=81000-0017&levelindex=1&levelid=1452788626790&index=3