Der/die alles am Laufen hält

Illustration: PDP, Absmeier

Er/Sie ist die am meisten unterschätze Person in unseren Unternehmen. Er/Sie sorgt dafür, dass Dinge in die Wege geleitet werden. Er/Sie weiß alles, was man dazu braucht. Es gibt ihn/sie in jeder Geschlechtsausprägung. Er/Sie heißt Sachbearbeiter/in.

Der/die Sachbearbeiter/in

Sachbearbeiter sind Arbeitnehmer, die mit der Bearbeitung von definierten Vorgängen beauftragt sind. Die Funktion ist zumeist in einer Stellenbeschreibung für bestimmte Arbeitsgebiete und Abteilungen zusammengefasst. Es heißt Sachbearbeitung, weil es sich dabei zumeist um Verwaltungs- und Büroarbeiten handelt. Sachbearbeiter arbeiten gern zu geregelten Arbeitszeiten und sind zufrieden, wenn sie ihr Tagwerk geschafft haben. Aus dem amerikanischen kommt dazu treffender Weise der Begriff nine to five worker. Management und Außendienst haben oft Schwierigkeiten, die Arbeitsauffassung der Sachbearbeitung zu verstehen. Das gilt aber auch umgekehrt. Verwaltungshengste, oder Stuten, sind keine Sachbearbeiter. Sie pochen eher auf die Einhaltung von Regeln als auf die Bearbeitung von Vorgängen.

Kunden

Im Verkauf werden Sachbearbeiter auch als Verkaufsinnendienst (VKI) bezeichnet. Sie haben normalerweise gute, wenn auch nur telefonische, Beziehungen zu Kunden, weil sie schnell akute Vorgänge für und mit Kunden bearbeiten. Die Fokussierung der VKI und die Lösungsansätze sind immer auf Verkaufsvorgänge bezogen. Ideen beziehen sich auf dieses Umfeld und auf die praktische Arbeit in der Abteilung. Die größten Hemmnisse in der täglichen Arbeit eines Sachbearbeiters sind Vorgesetzte, Außendienstmitarbeiter und fehlende oder unzureichende Entscheidungsbefugnisse.

Außendienst und Vertrieb

Der Außendienst produziert Arbeit fürs Unternehmen. Er ist von seiner Fokussierung auf das heute und morgen ausgerichtet und versucht, seine Kunden zufrieden zu stellen. Sein Kontakt zum Sachbearbeiter hat zumeist nichts mit der Hereingabe von Aufträgen zu tun, sondern liegt im Umfeld der Kundenbearbeitung. Dabei geht es um Angebote, Reklamationen, Musterbestellungen und ähnliche Vorgänge. Solche Prozesse unterbrechen die Alltagsroutine eines Sachbearbeiters, nach amerikanischen Untersuchungen liegt der Zeitverlust durch solche Unterbrechungen bei 28 % eines Arbeitstages. So wichtig dabei die notwendigen Unterbrechungen sind, so wichtig ist auch die Selbstdisziplin eines Außendienstmitarbeiters, weniger zeitsensible Aufgaben unterbrechungsfrei zu organisieren. Dazu gehört eine realistische Zeitplanung – nicht alles ist sofort – und eine möglichst unterbrechungsfreie Weitergabe von Aufgaben an den Sachbearbeiter, etwa am Abend für den nächsten Tag. So lassen sich solche Aufgaben problemlos und unterbrechungsfrei ins Alltagsgeschäft integrieren.

Vorgesetzte und Management

Vorgesetzte und Management bemängeln oft beim Sachbearbeiter fehlenden Ideenreichtum und unzureichende Flexibilität. Das ist gut reden, denn wer Ideen hat und sie auch selber umsetzt, hat auch zusätzlich viel zu tun. Management entwickelt Ideen, braucht sich aber mit der Umsetzung nicht herumzuschlagen. Das ist bei Sachbearbeitern anders, denn deren Aufgabe liegt in der Umsetzung. Außerdem liegen auf dem Schreibtisch eines Sachbearbeiters Vorgänge, die erledigt werden müssen, damit Angebote geschrieben, Aufträge bearbeitet und Rechnungen verschickt werden. Auf dem Manager Schreibtisch liegen ganz andere Aufgaben, die eine andere Sensibilität haben. Wenn die Projektbeschreibung nicht rechtzeitig fertig wird, gibt’s Ärger mit dem Vorgesetzten; wenn der Auftrag nicht bearbeitet wird, bekommt ein Kunde keine Ware.

Was zusammenhält

Sachbearbeiter, Außendienstmitarbeiter und Manager sitzen an diesen Positionen, weil sie für ihre speziellen Bereiche besonders geeignet sind. Manchmal sind Sachbearbeiter auch gute Kundenbetreuer, umgekehrt ist das bedeutend problematischer. Manager mit einer Sachbearbeiter-Mentalität kommen immer wieder in die Gefahr, die Arbeit ihrer Mitarbeiter selbst zu machen, weil »man es ja kann« und auch ganz gerne macht. Umgekehrt ist es für den Sachbearbeiter in Managementposition schwierig, denn er ist nicht gewohnt, übergreifend zu denken und zu agieren. Verständnis für den jeweils anderen und seine Aufgaben sind wichtige Voraussetzungen für ein gut funktionierendes Unternehmen. Das erreicht man zum einen durch gemeinsame Projektarbeit und durch das hineinschnuppern in andere Arbeitsbereiche und Funktionen. Zeitmanagement ist ein anderes ergänzendes Element, denn es hilft, Arbeit anderer Bereiche besser zu verstehen, sich besser zu organisieren und genauer zu delegieren.

Helmut König

Dies ist ein Artikel von Königskonzept. www.koenigskonzept.de


 

Hier folgt eine Auswahl an Fachbeiträgen, Studien, Stories und Statistiken die zu diesem Thema passen. Geben Sie in der »Artikelsuche…« rechts oben Ihre Suchbegriffe ein und lassen sich überraschen, welche weiteren Treffer Sie auf unserer Webseite finden.

 

Richtige Digitalisierung schöpft mehr Wert

Robotic Process Automation (RPA) sorgt für mehr Produktivität und nicht für Jobverluste

Die Säulen des neuen Arbeitens

Vision 2022: Digitale Trends verändern Arbeitswelt in der industriellen Produktion deutlich

Die Welle der Digitalisierung rollt

Demografischer Wandel: Weiterbildung ist wesentlicher Strategiebestandteil

Studie zeigt auf: Geschlechtsspezifische Ungleichheit so hoch wie nie

Arbeitsklima, Arbeitskultur und privates Glück wichtiger als Gehalt

Future Work – Wege in die neue Arbeitswelt

Die liebe Arbeit

Weitere Artikel zu