Die Nebenkosten des Outsourcings reduzieren

IT-Outsourcing optimal organisieren

Das Outsourcing des IT-Betriebs an spezialisierte IT-Dienstleister verspricht Kosten- und Qualitätsvorteile. Allerdings: In vielen Unternehmen steigen mit dem Outsourcing die Aufwände und Kosten an anderen Stellen – beispielsweise in IT-Einkauf und IT-Entwicklung. Das muss nicht sein.

Wenn Unternehmen ihre IT an Rechenzentrumsbetreiber auslagern, versprechen sich die Verantwortlichen Wettbewerbsvorteile. Im Fokus dabei: niedrigere Kosten, höhere Qualität und Zuverlässigkeit der IT-Services, mehr Flexibilität. Kompetente Projektteams, professionelle Planung und eine sorgfältige Evaluation potenzieller Partner haben in vielen Unternehmen dafür gesorgt, dass diese Rechnung auch tatsächlich aufgeht und der überwiegende Teil der Outsourcing-Projekte heute erfolgreich durchgeführt werden kann. Gezieltes IT-Outsourcing wird als strategischer Ansatz heute nicht mehr infrage gestellt und wird von immer mehr Unternehmen praktiziert.

Wer aber mit Praktikern in den Unternehmen spricht, hört auch, dass diese unbestreitbaren Vorteile im Kernbereich des IT-Betriebs oft mit Aufwands- und Kostensteigerungen an anderen Stellen erkauft werden. Beispiel IT-Einkauf: Technisch lassen sich die Systeme beim Rechenzentrumsdienstleister dank Virtualisierung meist flexibel skalieren. Aber: Dies ist mit einem enormen kommunikativen und administrativen Aufwand für Angebote und Rechnungsklärungen verbunden – sowohl beim Dienstleister wie im beauftragenden Unternehmen. Pointiert gesagt: Die Kosten für Speicher und virtualisierte Server sind stark gesunken, werden aber durch Personal- und Kommunikationskosten für Angebot, Einkauf und Controlling locker »aufgefressen«.

Beispiel IT-Entwicklung: Das externe und/oder interne Entwicklerteam hat in Rekordzeit ein dringend erwünschtes Update erstellt, aber die Übernahme in den IT-Betrieb schlägt fehl, weil die Änderungen nicht abgestimmt sind und Eingriffe in die Infrastruktur verlangen. Statt Continuous Delivery streiten sich Entwicklung und Betrieb über die Schuldfrage. Outsourcing wird als kommunikativer Albtraum erlebt.

Die Gründe hierfür sind schnell zu erkennen: Outsourcing-Projekte fokussieren auf den Transfer des Status quo auf den IT-Dienstleister und möglicherweise noch auf die technischen Dimensionen der gewünschten Skalierbarkeit – also Change Requests etc. Wie »die lebende IT« und die Abstimmung mit dem IT-Dienstleister dann in anderen Prozessen wie Einkauf oder Entwicklung abgebildet werden sollen, bleibt in dieser Phase meist unberücksichtigt. Die Folge: Fehler, hohe Kommunikationsaufwände, Zeitverluste – kurz: steigende Kosten – in diesen Bereichen.

Prozesse und Instrumente anpassen. Diese »Nebenkosten« von Outsourcing können deutlich reduziert oder eliminiert werden. Zwei innovative Ansätze: DevOps-Teams beim IT-Dienstleister für eine verbesserte Zusammenarbeit mit den IT-Entwicklern und der punkte-basierte Pool-Einkauf für IT-Leistungen und Infrastruktur.

IT-Outsourcing und Virtualisierung sollen ein Unternehmen flexibler machen. Je nach Anforderungen werden beispielsweise vLANs, vCores oder Speichervolumen ergänzt, ausgetauscht oder abgeschaltet. Viele Entscheidungen dazu fallen auf technischer Ebene, müssen für Einkauf und Controlling des Unternehmens aber transparent sein. Statt hier Monat für Monat Massen von Angeboten, Aufträgen und Auftragsbestätigungen für Austausch, Erweiterungen oder Reduzierungen erstellen und erklären zu müssen, hat IT-Dienstleister noris network beispielsweise ein System für den Pool-Einkauf entwickelt.

Die Idee: Der Kunde kann während des Rechnungszeitraums über ein Portal seine virtuellen Systeme selbstständig konfigurieren – der aktuelle Ist-Zustand (also die aktiven Komponenten und belegten Speichervolumen) werden stündlich erfasst. Die einzelnen Komponenten und Leistungen sind mit Punkten hinterlegt – so wird pro 1 GB belegtem HDD-Speicher 1 Punkt berechnet, 1 GB SSD-Speicher wird dagegen mit 10 Punkten repräsentiert. So werden nicht nur Anzahl, sondern auch Art und Performance der vom Kunden aktivierten Komponenten durch das Punktesystem reflektiert. Der Kunde kauft nun verschiedene Monatskontingente (in Stufen von 10 000 bis 250 000 Punkten). Bis zu diesen Kontingenten kann der Kunden frei konfigurieren und sein virtuelles RZ ausbauen. Was er an Punkten nicht braucht, wird auch nicht gezahlt. Dieses Abrechnungssystem ist somit ähnlich flexibel wie die technische Ebene, die es kommerziell abbilden soll.

Effizient organisierte Abstimmung: DevOps-Team. IT-Praktiker wissen: Teams aus IT-Betrieb und IT-Entwicklung pflegen ein natürliches Spannungsverhältnis. Diese Kluft über eine Kultur der Zusammenarbeit zu überwinden, ist das Ziel der DevOps-Bewegung. Rechenzentrumsbetreiber noris network hat diesen Trend aufgegriffen und stellt seinen Kunden DevOps-Teams bereit, um insbesondere agil entwickelnde Kunden bei der Umsetzung von Continuous-Delivery-Strategien zu unterstützen. Diese Teams bilden fachlich und kommunikativ eine Brücke zwischen Betrieb und Entwicklung.

Der augenscheinlichste Vorteil ist die frühe Abstimmung zwischen Entwicklung und Betrieb, die das Unternehmen auf anstehende Änderungen aus der Entwicklung adäquat vorbereitet und so ein »böses Erwachen« bei der Implementierung von Releases verhindert. Der zweite Vorteil: Es kann eine Abstimmung zwischen Betrieb und Entwicklung über den Einsatz von Tools stattfinden – beispielsweise für das Versions- und Configuration-Management (Infrastructure as Code), Test oder ein automatisiertes Deployment. Die DevOps-Teams sind konkret und vor Ort bei den Entwicklern in Projekte eingebunden, bei Fragen und Problemen kann sofort eine Abstimmung stattfinden und das Verständnis für die jeweils »andere Seite« wächst.

Mit dem Einsatz von DevOps-Teams kann die Implementierung neuer Softwaresysteme schneller und insbesondere störungsärmer erfolgen. Langfristig und über den abgestimmten Einsatz entsprechender Tools können Provisioning und Deployment sogar weitgehend automatisiert werden, die Kosten sinken weiter. Gerade für agil entwickelnde Unternehmen wie etwa Shop-Betreiber und Cloud-Softwareanbieter wird das Outsourcing damit wesentlich attraktiver.

Verbesserungen möglich. Die technische Skalierbarkeit und die Kostenvorteile des IT-Outsourcings sollten nicht teuer durch aufwendige Kommunikation und Fehlerrisiken in anderen Bereichen erkauft werden müssen. Die Kosten-Nutzen-Rechnung im laufenden Betrieb lassen sich für Unternehmen wie Dienstleister deutlich verbessern, wenn beide Partner Prozesse und Instrumente vereinbaren und implementieren, die dem spezifischen Charakter des IT-Outsourcings Rechnung tragen.


autor_stefan_kellerStefan Keller,
Vertriebsleiter bei der
noris network AG

 

 

 

Titelbild: © Andrey_Popov/shutterstock.com

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