Digitale Transformation und Flexibilität: Keine Optionen, sondern notwendige Überlebensstrategien

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Die Digitalisierung, unendliche Weiten. Wir schreiben das Jahr 2017. Und die digitale Transformation stellt für Organisationen immer noch eine teils schwierige Herausforderung dar. Dabei ist die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, Produkte und Dienstleistungen keine Option mehr, sondern eine notwendige Überlebensstrategie auf dem globalen Markt der Vernetzung. Wirft man einen Blick auf die vergangenen Jahre, so lässt sich außerdem folgendes festhalten: Es muss eine flexible Unternehmensorganisation angestrebt werden. Denn Digitalisierung und Flexibilisierung kommen und gehen Hand in Hand. Die digitale Transformation ist also ein zweischieniges Gleis.

 

  1. Zum einen müssen digitale Geschäftsprozesse implementiert werden: Hierzu bedarf es zielführender Techniken und neuer Technologien, um IT-Systeme markt- und konkurrenzfähig einzuführen und anzupassen.
  2. Zum anderen muss eine flexible Unternehmensorganisation angestrebt werden, um sich stets weiterentwickeln und unterm Strich flexibel agieren zu können.

 

Der Ausbau – und die Nutzung – beider Schienen versetzt Organisationen in die Lage, tatsächlich innovativ und den Herausforderungen des digitalisierten Marktes mittel- und langfristig gewachsen zu sein. Gerade in Hinblick auf Flexibilität gilt: Es reicht nicht lediglich aus, ein paar Methoden zur Flexibilisierung einzuführen und davon auszugehen, dass nun höchste Flexibilität erreicht worden ist. Die Maßnahmen müssen umfassender und ganzheitlicher Natur sein. Wir haben mit Fleximity eine Methode entwickelt, mit der Organisationen beliebiger Größe gezielt, pragmatisch und nachhaltig in Richtung Flexibilität entwickelt werden können.

 

Was ist Fleximity?

Fleximity steht als Name für die individuelle und schrittweise Entwicklung von Flexibilität (Flexibility) in Organisationen, bis deren gewünschte Reife (Maturity) erreicht wird. Hierbei werden gezielt Aspekte der folgenden Bereiche betrachtet, um eine umfassende und ganzheitliche Entwicklung zu gewährleisten: Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Kulturentwicklung. Hierzu werden jeweils projekt- und abteilungsspezifische Entwicklungspfade identifiziert, implementiert und gesteuert. Die Fleximity-Pyramide (Abbildung 1) hilft einerseits dabei, die Methode zu veranschaulichen und andererseits dient sie als Framework für Ist- und Zielzustand von Flexibilität. Eine Stärke der Fleximity-Pyramide ist ihre Skalierbarkeit: Sie lässt sich sowohl für Projektteams als auch für Abteilungen, Bereiche und ganze Organisationen anwenden. Sie kann daher von Projektleitern, Führungskräften in der Linie und dem Top-Management genutzt werden, um Flexibilität in der gesamten Organisation zu erreichen – und zwar nachhaltig.

Abbildung 1: Fleximity-Pyramide

 

 

Siebenstufige Fleximity-Pyramide auf dem Weg zur Flexibilität

 

Ebene 1 – Grundlagen verlässlicher Zusammenarbeit:

Eine Kultur verlässlicher Zusammenarbeit bildet die Basisebene der Fleximity-Pyramide und meint damit die gelebten Werte, Verhaltens-, Fühl- und Denkweisen. Zwar umfasst das viele verschiedene Aspekte, aber besonders tragend sind dabei insbesondere folgende:

  1. Vereinbarungen müssen explizit abgesprochen und auch tatsächlich eingehalten werden.
  2. Rückmeldungen beziehen sich auf verschiedene Inhalte. Wenn sich eine Vereinbarung sich nicht einhalten lässt, muss dies rechtzeitig kommuniziert werden.
  3. Pünktlichkeit bezeichnet einen verantwortungsvollen Umgang mit der Zeit. So sorgen beispielsweise die Vorbereitung für sowie das rechtzeitige Erscheinen zu Terminen insgesamt für eine effizientere Nutzung der verfügbaren Zeit.

 

Ebene 2 – Definierte Ergebnisse, Ergebnistypen und Ziele:

Um die Erwartungen der beteiligten Stakeholder zu klären, sollten definierte Ergebnisse, Ergebnistypen sowie Ziele vereinbart werden. Wenn diese im Vorfeld abgestimmt werden, können Aktivitäten gezielt daraufhin ausgerichtet werden.

 

Ebene 3 – Rollen, Erwartungen und Verantwortung:

Mit der eindeutigen Zuweisung von Rollen, Erwartungen und Verantwortung wird ein effektives und strukturiertes Zusammenarbeiten ermöglicht.

 

Ebene 4 – Führung und Governance der unteren Ebenen:

Durch eine angemessene Führung und Governance muss sichergestellt werden, dass die Elemente der Ebenen 2 (definierte Ergebnisse, Ergebnistypen und Ziele) und 3 (Rollen, Erwartungen und Verantwortung) auch tatsächlich und effektiv gelebt werden. Sichergestellt werden kann dies durch beispielsweise verbindliche Regeln, passende Gremien sowie das regelmäßige Reflextieren der Angemessenheit und des Nutzens von Aktivitäten und Ergebnistypen.

 

Ebene 5 – Passung von Mitarbeiter und Rolle:

Die Passung von Mitarbeiter und Rolle umfasst die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten einer Person in Bezug auf ihre Rolle und den damit verbundenen Anforderungen. Denn ein Mitarbeiter kann die von ihm erwarteten Ergebnisse nur dann abliefern, wenn er die für seine Rolle erforderlichen Fähigkeiten besitzt. Das schließt auch persönliche und emotional-soziale Fähigkeiten mit ein.

 

Ebene 6 – Methodenkoffer:

Als Methodenkoffer wird – bildlich gesprochen – die Methodenkompetenz einer Person bezeichnet. Wenn eine Person einen gut gefüllten Methodenkoffer besitzt, kann sie dessen Elemente sicher und zielgerichtet einsetzten. Durch eine hohe Methodenkompetenz können auch Aufgaben bewältigt werden, die fachlich sowie methodisch hohe Ansprüche stellen und über den Einsatz typischer Standardtechniken hinausgehen.

 

Ebene 7 – Flexibilität:

Die Flexibilität ist das ultimative Ziel des synergetischen Zusammenspiels aller Ebenen und umfasst die Organisationsstruktur, die Kultur und nicht zuletzt die beteiligten Personen. Konkret manifestiert sich Flexibilität darin, dass die beteiligten Personen ihre Arbeitsweise schnell an variierende Rahmenbedingungen und Ziele sowie aufkommende Widerstände anpassen können. Erreicht werden kann echte und vor allen Dingen nachhaltige Flexibilität jedoch nur dann, wenn die Ebenen 1-6 der Pyramide einen hohen Reifegrad erreicht haben und somit stabil und sicher sind.

 

4 Schritte zur Umsetzung der Fleximity-Methode

 

DevOps, Scrum oder Kanban sind Methoden, die gerne zur Erreichung von Flexibilität eingesetzt werden – und oft scheitert deren Umsetzung. Denn die Einführung dieser Methoden gewährleistet nicht automatisch, dass die beteiligten Personen auch dazu in der Lage sind, sie »richtig« einzusetzen. Defizite können im Personalkompetenzbereich, in der Organisationsstruktur oder im Bereich der Organisationskultur liegen. Jedes Projekt und jede Organisation sind einzigartig. Dementsprechend sind die konkreten Ziele, aber auch Voraussetzungen immer unterschiedlich. Im Sinne der ganzheitlichen und allumfassenden Maßnahmen ist das Ziel der Fleximity-Methode nicht lediglich eine punktuelle Anpassung von vereinzelten Prozessen oder Vorgehensweisen. Daher sind insgesamt vier Schritte auf dem Weg zur Flexibilität vorgesehen:

 

Schritt 1: Fleximity-Zielbestimmung

Ausgehend von der Fleximity-Pyramide untersuchen wir auf Grundlage der vorliegenden, spezifischen Anforderungen den Bedarf und formulieren entsprechend spezifische Ziele. Konkret umfasst diese Analyse die Aspekte zu Rollen und Ergebnissen (Ebene 2 und 3), Führung und Governance (Ebene 4), Passung und Methodenkoffer (Ebene 5 und 6) sowie kontextabhängiger Ergebnisorientierung (Ebene 7). Daraus lassen sich für jede Ebene Kennzahlen ermitteln. Anhand der Resultate erstellen wir ein Zielbild in Form einer Soll-Kurve, an dem sich alle folgenden Schritte ausrichten.

 

Schritt 2: Fleximity Check-up

Im zweiten Schritt führen wir eine Reifegradbestimmung aller Ebenen der Fleximity-Pyramide durch. Dieser Ist-Zustand wird mittels strukturierter Fragebögen, Dokumentenanalysen, Interviews und Workshops ermittelt. Dabei erstellen wir einen Fleximity-Score, der als Startpunkt für alle künftigen Maßnahmen auf dem Weg zur Flexibilität dient.

 

Schritt 3: Fleximity Entwicklungspfade identifizieren

Auf Basis der in Schritt 1 festgelegten Ziele und des in Schritt 2 ermittelten Fleximity-Scores wird eine konkrete Entwicklungsstrategie erarbeitet. Die Strategie umfasst kurzfristige, mittelfristige und langfristige Entwicklungsziele, für deren Erreichung entsprechende Entwicklungspfade konzipiert werden.

 

Schritt 4: Personal-, Organisations- und Kulturentwicklung

Erst in diesem letzten Schritt werden die Entwicklungspfade umgesetzt. Die Fleximity-Entwicklungspfade beziehen sich sowohl auf Mitarbeiter und Führungskräfte als auch auf organisatorische Rahmenbedingungen. Somit enthalten die konkreten Entwicklungspfade eine Mischung aus Elementen der Personal-, Organisations- und Kulturentwicklung – ganz im Sinne einer ganzheitlichen und allumfassenden Entwicklung.

 

 

Zusammenfassend

Digitalisierung und Flexibilität gehören zusammen und bilden das zweischienige Gleis in den globalen Markt der Vernetzung. Echte und nachhaltige Flexibilität lässt sich nicht durch punktuelle Anpassung von vereinzelten Prozessen oder Vorgehensweisen erreichen. Organisationen und Mitarbeitende müssen willens sein, grundlegende Veränderungen zuzulassen. Ganzheitliche und umfassende Maßnahmen bilden dabei den Dreh- und Angelpunkt des Erfolgs. Die Fleximity-Methode bietet ebendiese Ganzheitlichkeit, mit dem Ziel der nachhaltigen Flexibilität. Laden Sie sich jetzt das kostenlose Whitepaper zur Methode herunter: https://campus-lab.de/methoden/fleximity/ .

 

 

Prof. Dr. Tobias Brückmann ist Gründer und Geschäftsführer der CampusLab GmbH. Als Hochschullehrer und Gründer arbeitet Tobias Brückmann kontinuierlich an der Professionalisierung und Optimierung von industriellen Softwareprozessen. Zum einen als Trainer und Consultant bei CampusLab. Zum anderen als Professor für das Fachgebiet Software Engineering in der Wirtschaftsinformatik an der Internationalen Hochschule Bad Honnef (IUBH).

 


 

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