Digitale Transformation: Wie ECM-Systeme helfen

Die Smart Company mit vernetzten Produktionsmaschinen ist als Industrie 4.0 derzeit in aller Munde. Dabei sollte man einen besonders wichtigen Baustein nicht vergessen: Die Steuerung von Informationen mit Enterprise Content Management Systemen (ECM). ECM und EIM (Enterprise Information Management) sind bereits im Mittelstand bewährt, dabei kann man mit intelligenten ECM-Lösungen noch einen Schritt weiter gehen: ECM im Sinne von Enterprise Communication Management.

In einer Fabrik, die ihre komplette Produktion mit intelligenten, digital vernetzten Maschinen steuert, lassen sich die Prozesse bequem mit ERP-System und integrierten Industrie 4.0-Lösungen steuern. Hier bildet die Integration von ECM und ERP den finalen Schritt zu einer Smart Company, die ihre gesamte Kommunikation digital automatisiert und zum Beispiel Rechnungen, E-Mails und weitere Kommunikation schnell, voll automatisiert und ohne Medienbrüche im ECM steuert.

In der Praxis sind es vier Bereiche, die für Kunden besonders wichtig sind. Nehmen wir einmal einen mittelständischen Schraubenhersteller, der eine Smart Factory ist.

Digitale Rechnungsbearbeitung: Manuell wird automatisch

Jeden Montag werden an diese Firma neue Metallrohstoffe geliefert. Die Rechnung geht als E-Mail-Anhang per PDF ein. Die Firma hat ein ECM-System, das diese Eingangsrechnungen digital bearbeitet. Seit die Prozesse so automatisiert wurden, arbeitet der Schraubenhersteller deutlich schneller. Dabei wird für Ordnung und eine Vereinheitlichung der Dokumente gesorgt. Denn die Rechnungen entstammen aus unterschiedlichen Quellen und werden nun im elektronischen Archiv erfasst und dank der selbstlernenden OCR-Engine automatisch indexiert. Unabhängig von Format und mithilfe automatischer Texterkennung. So verringert sich dank der ECM-Lösung der manuelle Arbeitsaufwand erheblich. Mit Hilfe von geschäftsspezifischen Wörterbüchern, terminlicher Überwachungen und umfassender Systemintegration wird die Arbeit mit den Eingangsrechnungen im Unternehmen deutlich vereinfacht. Workflows beschleunigen die Abarbeitung oder Genehmigung von Dokumenten. Daten aller Projektphasen werden zentral gesammelt. Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung können sich dadurch auf die Überprüfung und Ergänzung von eingegebenen Kontierungen konzentrieren.

Digitales Vertragsmanagement: Sicher und auf einen Blick

Sollte die Schrauben-Lieferung nun an einem Ostermontag ausbleiben, so könnte ein Blick in den Liefervertrag helfen. Und auch für Verträge zahlt sich eine Vereinheitlichung der Prozesse mit ECM aus, lohnenswert ist zum Beispiel ein sicheres und einheitliches Vertragsregister. Mitarbeiter, zum Beispiel aus der Beschaffungs- und Buchhaltungsabteilung, können benötigte Vertragsbestimmungen schnell auffinden und überprüfen. Ist die Lieferung per Vertrag jeden Montag zugesichert, auch an Feiertagen? Bereits vor dem Abschluss von Verträgen hilft das ECM-Tool: Mittels Workflowmechanismus werden Genehmigungsprozesse für Verträge elektronisch abgewickelt. Dies bringt Zeitersparnisse und erhöht die Sicherheit, bspw. bezüglich der fristgemäßen Unterzeichnung von Verträgen. Unternehmensinterne Kosten werden dank des automatisierten Dokumentenumlaufes und der Verringerung papiergebundener Inhalte minimiert. Das Benachrichtigungs- und Reportingsystem erlaubt eine terminliche Überwachung wichtiger Fristen und auslaufender Verträge. So kann es bei dem Schraubenhersteller zum Beispiel nicht passieren, dass der Vertrag einfach am Sonntag zuvor ausgelaufen ist und deshalb am Montag nicht geliefert wird. Eine elektronische, durchsuchbare und gesetzeskonforme elektronische Archivierung von Verträgen macht die Firma also intelligenter, schneller und Prozesse können dank Rechtevergabe sowie elektronischer Workflows so automatisiert und gleichzeitig so sicher wie möglich bearbeitet werden.

Kundenbetreuung: Kommunikation von A bis Z

Die Kommunikation mit Partnern wie Zulieferern ist bei dem Schraubenhersteller also perfekt organisiert. Wie sieht es nun mit Kunden aus? Wenn die Lieferung an drei Großhändler zum Beispiel aufgrund von Verkehrseinschränkungen verspätet erfolgen wird. Auch hier hilft ECM mit der Funktion Kundenbetreuung. Das intuitive Interface ermöglicht einen automatisierten Workflow für die Kundenkommunikation. Hier kann die Firma genau festlegen, wie sie mit Kundenrückmeldungen wie Beschwerden umgeht, neue Services hinzufügt, Zahlungen bestätigt und Korrespondenzen abwickelt. Alles wird zentral gesteuert. Auch wenn verschiedene Abteilungen wie technische Abteilung, an den Prozessen beteiligt sind, ist der Prozess koordiniert.

Gibt es zum Beispiel Lieferverzögerungen, wird das System automatisch den betroffenen Kunden zum Beispiel einen vorher in diesem Fall vereinbarten Preisnachlass gutschreiben und eine Nachricht inklusive einer Entschuldigung an die betroffenen Kunden senden. Diese Funktionalität aus dem ECM ist gerade in Branchen wie Telekommunikation, Versicherungen oder bei Fluglinien sehr stark nachgefragt und daher vielfach bewährt. Zusätzlich lassen sich wichtige KPIs mit der Lösung analysieren.

Umfassendes Dokumentenmanagement: Enterprise Communication Management

Innerhalb kürzester Zeit hat der Schraubenhersteller also alle Eingangsrechnungen des Zulieferers erfasst, im digitalen Vertragsmanagement die Lieferbedingen recherchiert und gleichzeitig seine Kunden über eine Lieferverzögerung informiert. Weil die Firma eine Smart Company ist und neben Industrie 4.0 auch ECM einsetzt, sind die Prozesse so stark automatisiert und ineinander verzahnt, dass eine schnelle Bearbeitung gelingt. Das umfassende Dokumentenmanagement ist hier eine ganzheitliche Lösung und auf alle Unternehmensbereiche / -prozesse und -ziele abgestimmt. Dabei sind im ECM-System natürlich auch Standards wie Qualitätsmanagement abgesichert.

Im Webinar »Leitfaden ECM-Auswahl – Der richtige Schritt zur richtigen Zeit« informiert der Pentadoc-Experte Maximilian Gantner am 08. April 2016 um 10.00 Uhr. Kostenfreie Anmeldung unter: http://www.comarch.de/ueber-uns/events-webinare/
Zu dem Thema E-Rechnung fand ein Webinar mit GS1-Experten Klaus Förderer statt: http://www.comarch.de/ueber-uns/events-webinare/vergangene-webinare/#webinar95
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Quelle: screen comarch

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