Digitalisierung 2020 – »Paper to Digital« in (nahezu) Echtzeit

Papierbasierte Prozesse verursachen hohe Kosten und behindern die digitale Transformation im Unternehmen. Das bedeutet, die Digitalisierung muss dort beginnen, wo Papierdokumente anfallen.

Die digitale Transformation betrifft jede Branche und Unternehmen jeglicher Größenordnung. Sie bestimmt über die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. In den nächsten fünf bis zehn Jahren wird sich entscheiden, wer zu den digitalen Gewinnern oder Verlierern gehört. Doch die Weichen müssen jetzt gestellt werden. Papierbasierte Prozesse bedeuten hohe Kosten und hemmen die digitale Transformation im Unternehmen. Das bedeutet, dass die Digitalisierung einfach und zeitsparend erfolgen muss. Und zwar so früh wie möglich, direkt dort, wo Papierdokumente anfallen. Die digitale Transformation beginnt mit dem ersten Scan.

Die neuen Spielregeln der Digitalisierung. Verteiltes, webbasiertes Scannen liegt im Trend. In den meisten mittleren und größeren Unternehmen hat sich in der Vergangenheit die zentrale Erfassung durchgesetzt. Doch in Zeiten von nahezu Echtzeitkommunikation ist ein solches Verfahren nicht mehr tragbar. Eine der neuen Spielregeln ist also das dezentrale, verteilte Scannen, das den räumlichen und zeitlichen Nachteil des physischen Papiertransports behebt und darüber hinaus Kosten spart. Der größte Vorteil liegt darin, dass die digitalisierten Belege sofort für die Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.

Eine weitere neue Spielregel sind völlig neue Verfahren für die Digitalisierung: Wireless Capturing, browserbasiertes Erfassen oder auch Apps für mobile Endgeräte. Damit lassen sich praktisch an jedem Ort und jederzeit von jedem Mitarbeiter geschäftsrelevante Papiere, Daten, E-Mails, Office-Dokumente usw. auf sehr einfache Weise in die digitalen Geschäftsprozesse integrieren.

Webbasierte Anwendungen sind von Natur aus schnell und kostengünstig bereitzustellen und im Vergleich zur Installation von Software auf Benutzer-PCs einfach zu verwalten. Kodak Alaris bietet mit Info Input Solution eine webbasierte Dokumentenerfassungslösung, die einen effizienten Weg für die Digitalisierung von Papierdokumenten bietet. Die Lösung ist sicher, skalierbar, heterogen und benutzerfreundlich und bietet Organisationen eine praktische Möglichkeit, vorhandene Investitionen zu nutzen.

Mit der neuen Version von Kodak Info Input v4 steht auch eine App für mobile Geräte zur Verfügung. Damit lassen sich Dokumente und Belege jederzeit und an jedem Ort schnell mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren. Die gescannten Informationen können nahtlos in den digitalen Workflow eingebunden werden. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine sichere Verbindung mit dem Info Input Application Server.

 

Kodak Info Input Solution ermöglicht die schnellere Erfassung und den sofortigen Zugriff auf Informationen im Büro oder remote. Info Input Solution ist eine webbasierte, mobile Erfassungsanwendung, die sich leicht implementieren und verwenden lässt, wenn Sie regelmäßig von verschiedenen Abteilungen und Unternehmen aus scannen müssen.

Kodak Info Input Solution ermöglicht die schnellere Erfassung und den sofortigen Zugriff auf Informationen im Büro oder remote. Info Input Solution ist eine webbasierte, mobile Erfassungsanwendung, die sich leicht implementieren und verwenden lässt, wenn Sie regelmäßig von verschiedenen Abteilungen und Unternehmen aus scannen müssen.

Fünf Gründe, die für die webbasierte Erfassungslösung Kodak Info Input sprechen:

  • Hohe Leistung: Kodak Info Input wurde entwickelt, um Thick-Client-ähnliche Leistung zu bringen und Scanner zu unterstützen, die 10 bis 210 Blatt pro Minute verarbeiten. Dank des asynchronen Stapel-Downloads wird die Produktivität maximiert. Mitarbeiter können mit der Indizierung gescannter Dokumente beginnen, während ein Stapel noch heruntergeladen wird und so Wartezeiten eliminieren.
  • Offene Architektur: Die offene Architektur ermöglicht eine problemlose Integration in bestehende Systeme sowie eine einfache Migration, ohne das Risiko einer Bereitstellung einzugehen, bei der das System komplett ersetzt werden muss.
  • Reduzierter IT-Aufwand: Durch die webbasierte Architektur können IT-Mitarbeiter Zeit sparen, da sie keine Software auf Desktops bereitstellen, warten und aktualisieren müssen. Alle Verwaltungs- und Wartungsfunktionen werden auf einem zentralen Server ausgeführt und an die Nutzer verteilt. Wiederkehrende Profile können in wenigen Minuten zentral aufgesetzt werden.
  • Benutzerfreundlichkeit: Mit der intuitiven Bedienoberfläche werden Einarbeitungskosten minimiert. Mit Kodak Info Input kann die Scanfunktion optional innerhalb einer Geschäftsanwendung ausgeführt werden, sodass Benutzer die Anwendung zum Scannen nie beenden müssen. Die direkte Integration der Erfassung in den Geschäftsprozess reduziert Fehler und macht Informationen leichter verfügbar.
  • Sichere Transaktionen: Kodak Info Input basiert auf Java, das bekanntermaßen äußerst sicher ist und Webdienste für die gesamte Kommunikation mit standardmäßiger Secure Sockets Layer (SSL)-Verschlüsselung nutzt.

Kodak Info Input ist auch für Unternehmen oder Business-Process-Outsourcing-Anbieter (BPOs) geeignet, die international tätig sind, da die Lösung multilingual ist. Das gilt auch für optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR): Mit dieser Funktion können Bediener bei der Verwendung von OCR zur Indizierung von Dokumenten mithilfe eines einfachen Drop-down-Menüs schnell die Sprache wechseln.

Kodak ScanMate i1150WN Wireless Network Scanner

Das moderne Büro hat sich durch die Nutzung von Laptops, mobilen Geräten und WLAN-Zugriff grundlegend verändert. Diese Veränderung hält dank der im Kodak ScanMate i1150WN Wireless Network Scanner verwendeten Technologie nun auch in der Welt der Scanner Einzug.

Dezentrale Erfassung benötigt Netzwerker. Um Papierdokumente dort zu erfassen, wo sie anfallen, am Arbeitsplatz, am Bankschalter oder Kundentresen sind kompakte und dennoch leistungsstarke Scanner gefragt, die sich einfach ins Netzwerk einbinden lassen. Die Kodak Scan Station 710 zum Beispiel wird ohne PC direkt ins Netzwerk eingebunden. Da die eigentliche Verarbeitung der gescannten Dokumente im Hintergrund stattfindet, bleibt die Scangeschwindigkeit mit 70 Blatt pro Minute gleichbleibend hoch. Das großzügige 9,7 Zoll LCD-Touch-Display mit übersichtlichen Kacheln ermöglicht einfachste Bedienung. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich ganz leicht konfigurieren und per »Touch« auslösen. Die OCR-Funktionalität ist im Scanner integriert, ebenso wie verschiedene Sicherheitsfunktionen, etwa das Erstellen von passwortgeschützten PDF-Dateien.

Kodak i1190WN Wireless Network Scanner

Mit dem Kodak i1190WN Wireless Network Scanner können Sie einen Scanner mit vielen Benutzern teilen. Die Mobilität des Scanners ist durch keinerlei Kabel oder Drähte eingeschränkt, sodass er problemlos dort zum Einsatz kommen kann, wo er benötigt wird. Er lässt sich gemeinsam nutzen und unterstützt die Zusammenarbeit.

Kabelloser Teamplayer. Ein weiterer Trend zeichnet sich mit WLAN-Scannern ab. Die beiden »wireless« Scanner, Kodak ScanMate i1150WN und Kodak i1190WN wurden genau dafür entwickelt. Ein Netzwerkanschluss ist möglich, aber nicht nötig, da sie sich ins WLAN einbinden lassen. Auf dem Display wird angezeigt, wer den Scanner reserviert hat, so wird sichergestellt, dass die gescannten Dokumente an das richtige Benutzergerät gesendet werden. Mit einer Scangeschwindigkeit von bis zu 30 beziehungsweise 40 Blatt pro Minute werden verschiedene Papierformate und Papierstärken, auch Ausweise oder geprägte Karten verarbeitet. Mit dem EasySetup wird die Einrichtung kinderleicht. Sind die Einstellungen und Sicherheitsstufen definiert, werden sie als verschlüsselter QR-Code ausgedruckt. Dieser Ausdruck wird gescannt und so werden alle Setups automatisch übernommen.


Weitere Informationen unter http://ogy.de/dezentral-Erfassen

 

Über Kodak Alaris Information Management
Die stetig wachsende Flut an Daten und die Art und Weise, wie diese verwaltet werden, stellen eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen im 21. Jahrhundert dar. Kodak Alaris arbeitet mit Organisationen aller Größenordnungen zusammen – von kleinen Büros bis hin zu globalen Unternehmen – und bietet diesen innovative Technologien, beste Services und ein kompetentes Partnernetzwerk aus einer Hand, damit die Kunden auf der Überholspur bleiben. Zu unseren Angeboten zählen ausgezeichnete Scanner und Software zum Erfassen und Verwalten von Informationen sowie ein ständig wachsendes Angebot an professionellen Dienstleistungen sowie branchenführenden Service- und Supportleistungen. Mit unseren Ressourcen helfen wir Unternehmen, ihre Daten in einen unschlagbaren Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Die Marke Kodak wird unter Lizenz von der Eastman Kodak Company verwendet.

 

Bilder: © Kodak

 

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