Digitalisierung erfordert Agilität – So treibt agiles Projektmanagement Innovationen voran

Viele Unternehmen sehen im fortschreitenden digitalen Wandel große Zukunftschancen. Um innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen zu können, muss allerdings ein Wandel von starren Prozessen hin zu dynamischen Denk- und Handlungsweisen erfolgen. Die Einführung agiler Projektmanagementmethoden kann Unternehmen dabei helfen, die Potenziale der Digitalisierung optimal zu nutzen.

Der digitale Wandel ist einer der prägendsten Megatrends, der unsere Wirtschaft, Industrie, Gesellschaft und Politik tiefgreifend veränderte und auch künftig weiterhin beeinflussen wird. 

Neue Technologien und optimierte Infrastrukturen ebnen den Weg für eine erfolgreiche Zukunft. Die Digitalisierung birgt jedoch nicht nur enormes wirtschaftliches Potenzial, sondern stellt insbesondere die Aufstellung und Organisation von Unternehmensprozessen vor ganz neue Herausforderungen. Da sich die Struktur der Markt- und Kundenbedürfnisse in der digitalisierten Wirtschaft rasch ändert, müssen Unternehmen dazu in der Lage sein, flexibel auf den Wandel zu reagieren. Nur so können sie sich mit globalen Konkurrenten messen. 

Agiles Umdenken. Klassische Managementmethoden und Unternehmensstrukturen genügen den Anforderungen digitalisierter Märkte nicht mehr. Unternehmen müssen sich von dem Gedanken verabschieden, dass alleine die Nutzung neuer Technologie die Implementierung und Verankerung von Innovationen fördert. Alte Denk- und Verhaltensmuster weichen der Einführung agiler Projektmanagementmethoden. Offenheit, Vertrauen und Respekt sind die Leitmotive agiler Unternehmenskulturen. Klammern sich Unternehmen an feste Prozesse und Projektabläufe, lässt dies wenig Raum für Innovation. Dies zeigt auch eine Studie des Personaldienstleisters hays. Diese bestätigt, dass das Festhalten von Organisationen an starren Strukturen der Haupthinderungsgrund für das Umsetzen innovativer, agiler Prozesse ist [1]. 

Kernprinzip: Dezentrale Prozesse und iteratives Vorgehen. Agile Prozesse basieren auf der Neudefinierung von Führungsaufgaben, der Einführung schlanker Prozesse und der Erschaffung neuer Denkstrukturen. Da Technologien auf digitalisierten Märkten immer kürzere Lebenszyklen aufweisen, erfordert das Entwickeln und Implementieren neuer Lösungen rasches und vor allem flexibles Handeln. Hierfür muss die Projektarbeit nahtlos abteilungs- und unternehmensübergreifend ablaufen. Alle beteiligten Bereiche werden von Beginn an in die Projektplanung und -durchführung mit einbezogen. Im agilen Umfeld hat Standardisierung keinen Platz. Es ist vermessen anzunehmen, dass standardisierte Prozesse dabei helfen können, steigende Komplexität zu verringern. Anstatt jede auftretende Neuerung in ein vorbestimmtes Korsett zu zwängen, muss für jedes Projekt Schritt für Schritt das passende Vorgehen entwickelt werden. 

Da digitale Prozesse enorm schnelllebig sind, ist es nicht sinnvoll, finale, unveränderbare Projektergebnisse anzustreben. Stattdessen muss sichergestellt werden, dass auf kurzfristige Änderungen rasch reagiert werden kann. In regelmäßigen Retroperspektiven wird der bisher geleistete Fortschritt betrachtet, eventuelle Schwierigkeiten behoben und Prozesse verbessert. Zudem werden Zwischenergebnisse immer wieder im realen Umfeld des Kunden getestet und kontinuierlich angepasst. So wird sichergestellt, dass das entwickelte Produkt optimal auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist und die Kosten für die Fehlerbehebung relativ niedrig gehalten werden. Projektarbeit erfolgt im Zuge der Digitalisierung demnach in immer kürzer werdenden Zyklen. 

Veränderte Anforderungen an Führungskräfte. Projektmanager, die Digitalisierung und Innovation im Unternehmen fördern wollen, müssen mit ihrem Führungsstil Flexibilität und flache Hierarchien schaffen. Wichtig ist, dass Führungskräfte dazu in der Lage sind, Aufgaben zu delegieren und Verantwortung abzugeben.

So arbeitet der Daimler Konzern beispielsweise unter dem Motto »Leadership 2020« daran, seine Geschäftsmodelle und Unternehmensprozesse konsequent digital zu strukturieren. Mitarbeiter-Teams sollen als »Schwarmorganisation« die Innovationsfähigkeit des Unternehmens fördern. Innerhalb dieser neu aufgestellten Ordnung wird der Großteil der Verantwortung für ein Projekt an das beteiligte Team übertragen. Projektmanager nehmen weniger eine kontrollierende Funktion ein, sondern unterstützen und ermutigen. Auf diese Weise werden Entscheidungszeiten verkürzt und Projekte schneller vorangetrieben. 

Digitale Unterstützung. Der Einsatz von Projektmanagement-Lösungen unterstützt die Organisation komplexer Management-Prozesse. In diesen Tools können Daten hinterlegt, Workflows organisiert und Ergebnisse geprüft werden. Unternehmensprozesse lassen sich so systematisch strukturieren und analysieren. Zudem lernt das ganze Team durch die fortlaufende Bereitstellung und Generierung projektbezogener Ergebnisse kontinuierlich dazu. Dies fördert einen plangenauen Ressourceneinsatz und reduziert Kosten. Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen unterstützen die zeit- und ortsunabhängige Realisierung von Projekten und fördern die Zusammenarbeit internationaler Teams. Wichtig beim Einsatz von Projektmanagement-Tools ist, dass die Prozesse und Workflows des Unternehmens nicht an die Funktionsweise der genutzten Software angepasst werden müssen. Vorgefertigte One-size-fits-all-Lösungen entsprechen nicht dem Grundprinzip des agilen Handelns. 

Hierauf bietet Zenkit die Antwort. Das Projektmanagement-Tool kann je nach Projekt und Aufgabe passend angewendet werden. Das Tool bietet eine vielfältige Funktionspalette, die es Projektmanagern ermöglicht, komplexe Strukturen und Zusammenhänge unkompliziert und flexibel zu visualisieren. So können Nutzer beispielsweise ihre Daten als Kanban-Board, Kalender, To-Do-Liste, Tabelle oder in einer Mind-Map aufbereiten. Ein Wechsel zwischen den einzelnen Ansichten ist jederzeit möglich. 


Peter Oehler, COO bei Zenkit (l.),
Maja Könninger, Marketing Manager bei Zenkit
www.zenkit.de
[1] www.hays.de/documents/10192/118775/hays-studie-hr-report-2018.pdf/243a467e-bc39-6b0a-3ac1-95c5f9bd43bc

 

Illustration: © Dmitriip /shutterstock.com

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