Illustration: Absmeier, Kissie
Die zügigere Digitalisierung für alle im Rahmen des Beteiligungsmanagement zu erfüllenden rechtlichen Pflichten ist dringend erforderlich. Konzerne müssen zahlreiche gesetzliche Meldepflichten erfüllen. Dazu zählen beispielsweise die Schwellenwertmeldung, K3-Meldung, §138-AO-Meldung, Meldungen an das Handelsregister, Transparenzregister und das Country-by-Country-Reporting. »Mit Blick auf die schon heute weitreichenden technischen Möglichkeiten der Digitalisierung ist es verwunderlich, wie lange es dauert, bis diese Möglichkeiten auch genutzt werden – vor allem dort, wo staatliche Stellen involviert sind«, sagt Werner Willeke, LL.M., Productmanager der zetVisions AG. Er fordert: »Die automatisierte Datenübermittlung zwischen Unternehmen und Behörden via Schnittstelle muss bei Stammdatenvorgängen zum Standard werden.«
E-Filing soll Papier ablösen
Bislang gab es für alle gesetzlichen Meldepflichten ein Formular, das papierhaft auszufüllen war. Das ist nicht wenig komplex, da Stammdaten, Gesellschaftsdaten, Kennzahlen, Beteiligungsdaten miteinander kombiniert werden müssen. Im Zuge der Digitalisierung sollen elektronische Formate (E-Filing) nach und nach das Papier ablösen. Damit das gelingt, ist eine Automatisierung erforderlich. Der Trend geht eindeutig in Richtung der Einreichung von Unterlagen via XML-Format.
Wenngleich die Strukturen, die bei E-Filing eingehalten werden müssen, hoch komplex sind, können gerade solche XML-Dokumente mit Hilfe einer Software problemlos erstellt werden, weil die Daten vorhanden sind und über entsprechende Regeln die jeweils notwendigen Inhalte definiert werden können. Es bedarf also einer »programmatischen« Unterstützung durch eine Software, die in der Lage ist, aus Daten, die ohnehin verwaltet werden (bspw. in Excel), auch die benötigten XML-Daten auszugeben. Softwareseitig sind die Voraussetzungen dafür längst erfüllt. Läuft der Meldeprozess mit der zuständigen Behörde vernünftig, also wenn mit der Behörde direkt über die Software kommuniziert werden kann, dann lässt sich alles aus der Software heraus erledigen.
Im Beteiligungsmanagement hinken die Behörden der Digitalisierung hinterher
In der Praxis des Beteiligungsmanagements sieht es leider anders aus: Mal müssen Meldungen weiterhin papierhaft per Post oder Fax eingereicht werden (Schwellenwertmeldung nach § 33 Absatz 1 Satz 1 WpHG); mal ist zwar die Online-Einreichung vorgesehen, es fehlt aber bisher ein XML-Schema (Meldung nach §138 Abs. 2 AO); oder es gibt ein XML-Dokument, aber keinen direkten Datenaustausch via Schnittstelle, sondern einen umständlichen Up- und Download von Dateien (K3-Meldung nach §64 AWV). Schließlich: Das CbCR-Bericht (Country by Country Reporting gem. § 138a AO) ist zwar im XML-Format online einzureichen. Allerdings erfolgt die Übermittlung für eine Übergangszeit per De-Mail. Das XML-Dokument muss per Anhang an eine De-Mail an die zuständige Behörde gesandt werden. Erst zu einem späteren Zeitpunkt ist die Übermittlung via ELMA-Schnittstelle für Massendaten vorgesehen.
Zuletzt sind zu den bereits bestehenden gesetzlichen Meldepflichten neue hinzugekommen. Dazu zählt die Meldung zum Transparenzregister (§ 18 GwG). Anstatt bei einer neu eingeführten gesetzlichen Meldepflicht von Anfang an die Möglichkeiten der automatisierten Datenübermittlung per Schnittstelle zu nutzen, müssen die für die Meldung erforderlichen Daten über eine Webseite manuell eingetragen werden.
»Da ist noch reichlich ›room for improvement‹. Wenn alle sich die Digitalisierung auf die Fahne schreiben, dann muss es möglich sein, Stammdatenvorgänge – auch wenn sie komplizierte Daten enthalten – komplett online abzuwickeln«, kommentiert Willeke. Wenn die zuständigen Behörden ihre Anforderungen definierten und sagten, wie Daten zu liefern sind, dann seien die Softwarehersteller die Ersten, die das exakt in die Tat umsetzen. Was häufig fehle, sei die erforderliche Beschreibung, wie welche Meldung elektronisch »anzuliefern« ist.
Ein Beispiel, wie es besser geht
Das Vereinigte Königreich zeigt, dass Digitalisierung auch in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden funktionieren kann. In UK kann die Kommunikation mit dem Companies House – eine dem Wirtschaftsministerium unterstellte Verwaltungsbehörde, die das Handelsregister führt – komplett aus der Software heraus erledigt werden. Meldeformulare können online direkt und in Echtzeit an die Behörde übermittelt werden. Das Companies House prüft, ob die Daten vollständig und korrekt sind, und meldet per XML zurück, ob die eingereichten Unterlagen in Ordnung sind oder nicht. Das gesamte Verfahren ist abgeschlossen, ohne einmal aus der Software zu verlassen.
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