Digitalisierung und Scanning-on-Demand durch Aconso Services – Ganze Aktenberge verschwinden lassen

Das Scanning-on-Demand-Angebot von Aconso Services stellt die datenschutzgerechte Lagerung der Akten sicher und jede gewünschte Akte innerhalb kurzer Zeit digital bereit.

Das Scanning-on-Demand-Angebot von Aconso Services stellt die datenschutzgerechte Lagerung der Akten sicher und jede gewünschte Akte innerhalb kurzer Zeit digital bereit.

Personalarbeit wird zunehmend papierlos. Mitarbeiter starten ihren Weg in ein Unternehmen oft bereits mit einer Online-Bewerbung und alle weiteren HR-Unterlagen werden ebenfalls per Dokumenten-Management-System digital erstellt, bearbeitet sowie abgelegt. Doch was ist mit den Mitarbeiterakten aus den vergangenen Jahrzehnten, die sich in den Archiven bergeweise stapeln? Diese werden zwar nicht oft gebraucht, aber auch auf sie müssen Arbeitgeber im Bedarfsfall zugreifen können. Liegen die Dokumente jedoch nur analog vor, bedeutet das aufwendige Recherche- und Scanarbeit. Mit dem Scanning-on-Demand-Angebot von Aconso Services machen Unternehmen Schluss mit dem Papierkrieg. Die Tochtergesellschaft des HR-Software-Dienstleisters Aconso stellt die datenschutzgerechte Lagerung der Akten sicher und jede gewünschte Akte innerhalb kurzer Zeit digital bereit. Für eine schnelle Digitalisierung und hohe Scan-Qualität sorgt der Fujitsu Dokumentenscanner fi-6800 im hoch sicheren Bielefelder Archiv und Scanning-Center.

Trotz fortschreitender Digitalisierung häufen sich in HR-Abteilungen noch immer Aktenberge. Die durchschnittliche deutsche Personalakte langjähriger Mitarbeiter umfasst 80 bis 100 Blätter – bei Einstellungen aus den 80er Jahren sind es manchmal sogar mehrere hundert Seiten. So schichten sich oft Millionen von Papierblättern in Personalarchiven. Im HR-Bereich der Zukunft müssen jedoch nicht nur neu hinzukommende Mitarbeiterdokumente digital vorliegen, sondern auch ältere Bestandsakten sollten über HR-Systeme zugreifbar sein – etwa wenn es um Vertragsänderungen, nachträgliche Arbeitszeugnisse oder Rentenansprüche geht. Andernfalls entstehen zeitraubende Medienbrüche. Zudem muss die Personalabteilung die datenschutzgerechte Lagerung der Originalakten sicherstellen. Aufgrund der strengen Richtlinien in Deutschland ist dies mit erheblichem Aufwand verbunden. Für Unternehmen, die die Digitalisierung im eigenen Betrieb vorantreiben wollen und große Aktenvolumina zu digitalisieren haben, ist ein Scan-Dienstleister eine wirtschaftlich interessante Alternative.

Komplettdigitalisierung, die beste Lösung? Der Full-Service-Scanning-Dienstleister Aconso Services bietet neben Dienstleistungen rund um Logistik, Scanning, Einlagern, Vernichten oder Rückversenden drei Digitalisierungskonzepte an: Eine sofortige Komplettdigitalisierung aller Bestandsakten, das selektive Einscannen nach Bedarf (Scanning-on-Demand) oder das fortlaufende Erfassen von neu eingehenden Papierakten wie Bewerbungen oder Krankschreibungen.

Eine Komplettdigitalisierung sämtlicher Bestandsakten lohnt sich ab etwa 1.500 Mitarbeiter. Je nach Anzahl an Akten kann Aconso Services ein Projekt in der Regel in wenigen Wochen durchführen. Beispielsweise ist das Scannen von 2.000 Akten eines mittelständischen Unternehmens in zirka vier Wochen abgeschlossen. In den Leistungen inbegriffen sind als besonderer Kundenservice auch die Abholung und der sichere Transport der Akten ins Scan-Zentrum nach Bielefeld sowie die Inventarisierung und Archivierung. »Im Jahr setzen wir etwa 20 bis 30 Komplettdigitalisierungsprojekte à 1.000 bis 10.000 Papierakten um«, erklärt Michael Schlingmann, Geschäftsführer von Aconso Services. »Allerdings stellt sich die Frage, ob es tatsächlich sinnvoll ist, alle Bestandsakten – auch die inaktiver oder ausgeschiedener Mitarbeiter – zu digitalisieren. Das Tagesgeschäft in HR-Abteilungen beschränkt sich meist auf die Arbeit mit Personalfällen der letzten drei Monate. Zugriff auf Akten aus den 1980er Jahren hingegen ist selten notwendig. Eine Lösung, die wir unseren Kunden vorschlagen ist daher, nur die Akten der aktiven Mitarbeiter in einem Rutsch zu scannen und den Rest auf Anfrage.«

Aus dieser Anforderung entwickelte Aconso Services das Digitalisierungskonzept »Scanning-on-Demand«. Alle bestehenden Akten werden ebenfalls per Kurierservice nach Bielefeld transportiert und sicher archiviert. Jedoch werden nur die Akten eingescannt, die Personalmitarbeiter tatsächlich benötigen, wie Mitarbeiterbeurteilungen oder Arbeitszeugnisse. Das führt zu einem doppelten Vorteil für die Unternehmen: So werden die vielen Papierakten einerseits sortiert, aufbereitet und sicher inventarisiert und andererseits sind die wirklich benötigten Dokumente umgehend digital verfügbar. Das spart Lagerkosten und Recherchearbeit. »Bei Unternehmen, die sich für Scanning-on-Demand anstelle einer kompletten Erstdigitalisierung entscheiden, stellt sich in den ersten zwei Jahren ein Kostenvorteil von zirka 55 Prozent ein«, berichtet Schlingmann von seinen Erfahrungswerten. »Außerdem erfolgt ja auch beim fortlaufenden Scanning-on-Demand nach und nach eine Komplettdigitalisierung der aktuellen Mitarbeiterakten.« Da Personalmitarbeiter nicht selbst suchen und digitalisieren müssen, bleibt vor allem mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Originalakten vernichten oder aufbewahren? Bestandteil der Digitalisierungskonzepte ist auch die rechtskonforme Lagerung der Akten im hochsicheren und mit neuester Dokumentenmanagementtechnologie ausgestatteten Archiv in Bielefeld. Hinter zwei Meter dicken Mauern und Stahltüren können mehrere hundertausend Personalakten gelagert werden. Um das Brandrisiko so gering wie möglich zu halten, lagern die Dokumente in Stahlregalen. »Grundsätzlich können wir natürlich alle Arten von Akten einlagern, so haben wir beispielsweise auch Finanzdokumente oder Maschinenbaupläne sicher archiviert. Unser Fokus liegt jedoch durch die enge Verbindung zur Aconso AG auf Personalakten«, erläutert Schlingmann.

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz stellt sehr hohe Anforderungen an die Aufbewahrung sensibler Personaldaten. Aconso Services ist mit der entsprechenden Technologie ausgestattet. So müssen Unternehmen nicht im eigenen Archiv aufwendige Bestimmungen umsetzen, wie die Zuordnung der Dokumente zu verschiedenen Schutzklassen und Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Das Dilemma, ob und wann Akten vernichtet werden dürfen oder nicht, erübrigt sich damit. Denn hier gelten unterschiedliche Bestimmungen je nach Art der Akte: Während Lohnsteuerunterlagen »nur« sechs Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt für Dokumente zur Altersvorsorge eine Frist von mindestens 30 Jahren.

Der Fujitsu-Dokumentenscanner fi-6800: Zuverlässiger Partner im Scan-Alltag. Für das Scanning-on-Demand nutzt Aconso Services den Hochleistungs-Dokumentenscanner fi-6800 von Fujitsu. Der Scanner erfasst bis zu 130 Seiten pro Minute. Daher ist er ideal geeignet für diese Art der Digitalisierung. »Massenscanner mit einem Fassungsvermögen von bis zu 50.000 Blatt sind hier schlichtweg nicht zielführend, weil die Vielfalt der Personalakten zu groß ist und oft nur einzelne Akten auf Wunsch erfasst werden. Wir hatten Fujitsu von Anfang an auf unserer Liste möglicher Anbieter aufgrund guter Erfahrungen in der Vergangenheit. Ausgewählt haben wir den Scanner schlussendlich über eine Teststellung, denn nur im Einsatz vor Ort kann die Qualität im Vorfeld sichergestellt werden«, erklärt Schlingmann.

Läuft und läuft: der Dokumentenscanner fi-6800 von Fujitsu.

Läuft und läuft: der Dokumentenscanner fi-6800 von Fujitsu.

Überzeugt hat ihn vor allem die Qualität des Papiereinzugs. Der Produktionsscanner fi-6800 verfügt über drei Ultraschall-Sensoren. Diese erkennen, wenn mehrere Blätter oder mehrlagige Dokumente eingezogen werden und senden dem Anwender eine Warnmeldung. Der Bediener entscheidet dann, ob der Scan-Vorgang weitergeführt werden soll – etwa bei aufgeklebten Portraitfotos – oder ob er ihn abbrechen möchte, wenn tatsächlich fälschlicherweise mehrere Blätter eingezogen wurden. Der Scanner digitalisiert auch in Farbe. Dies ist bei Personalakten wichtig, da Bilder oder grafische Elemente Entscheidungsfaktoren bei Bewerbungen sein können. Unterschiedliche Formate von A6 und kleiner bis hin zu A3-Bögen oder sehr dicke Blätter bereiten dem Scanner ebenfalls keine Probleme. Feste, dicke Papiere kommen in alten Akten oft vor, sei es als Deckel von Bewerbungsmappen oder alte Stempelkarten zur Zeiterfassung.

Auch das platzsparende Design, die Benutzerfreundlichkeit, die Treiber- und Bildverarbeitungssoftware PaperStream Capture IP und das Preis-Leistungs-Verhältnis waren Entscheidungsfaktoren – wobei Qualität natürlich immer vor Preis geht, betont der Digitalisierungsexperte. Die Bildverarbeitung ist ebenfalls sehr gut. Alles in allem ist jedoch der zuverlässige Papiereinzug bei Personalakten am wichtigsten. Aconso Services vertreibt die Fujitsu-Scanner auch selbst, gemeinsam mit Dicom und Spigraph, beides Vertriebspartner der Fujitsu-Tochter PFU, die die Scanner herstellt und vermarktet. Nach dem Motto alles aus einer Hand für die HR-Digitalisierung empfiehlt der Dienstleister seinen Kunden die Scanner auch für das Tagesgeschäft im eigenen Unternehmen.

Digitalisierung auf Knopfdruck. Vor jedem Scan erfolgt ein separater Arbeitsgang, in dem Aconso Services die Dokumente vorbereitet: Aufgeklebte Post-its werden zum Beispiel auf zusätzliche Blätter geklebt, getackerte Dokumente werden voneinander gelöst. »Wir haben mit jedem Kunden genaue Arbeitsanweisungen definiert, wie wir mit unterschiedlichen Fällen umgehen«, erklärt Schlingmann. So werden Bewerbungsmappen – je nach individueller Absprache mit dem Kunden – auch vernichtet, wenn sie nicht mehr einer Aufbewahrungsfrist unterliegen.

Die Scanning-on-Demand-Lösung ist vollständig in die Aconso HR-Software integriert. Im Bedarfsfall fordert der HR-Mitarbeiter des Kunden die Digitalisierung einer Akte einfach per Knopfdruck über das System an. Innerhalb von vier Stunden – beziehungsweise je nach individueller Vereinbarung – werden ihm dann die benötigten Dokumente als PDF gleich im HR-System bereit gestellt. Der Datenversand erfolgt nicht per E-Mail, sondern die gescannte Akte wird über sichere Schnittstellen direkt in der Software zur Verfügung gestellt. So ergibt sich ein nahtloser digitaler Workflow ohne Medienbrüche und Mitarbeiter können Personalfälle innerhalb kurzer Zeit bearbeiten – ohne sich auf die Suche ins Archiv zu begeben. Durch den Full-Service-Ansatz können auch Unternehmen, die nicht die Aconso Software, sondern andere HR-Lösungen im Einsatz haben, Scanning-on-Demand nutzen. Die Systeme werden dann individuell aufeinander abgestimmt.

 

Scanning-on-Demand – Digitalisierung nach Bedarf

  • Abholung und Transport der Dokumente deutschlandweit von Kunden in das Archiv in Bielefeld
  • Inventarisierung und Aufbereitung der Papierakten
  • Datenschutzkonforme Einlagerung
  • Digitalisierung der Papierakten auf Knopfdruck
  • Bereitstellung der Akten oder des Dokuments als PDF direkt in der HR-Software
  • Nach Ablauf der Einlagerungszeit:
    Verlängerung der Einlagerung, datenschutzkonforme Vernichtung oder Auslagerung und Rücktransport der Personalakten, je nach Wunsch

 

Auf ganzer Linie überzeugt. Der Fujitsu-Scanner ist jetzt seit zwei Jahren fünf Tage die Woche im Einsatz. Bisher gab es keinerlei Probleme, nur die regelmäßigen Reinigungsarbeiten. Abgesichert ist das Gerät im Rahmen eines Wartungsvertrags, der im Falle eines Defekts greift. »Den Reparaturservice mussten wir jedoch – zum Glück – noch nicht in Anspruch nehmen, das System läuft und läuft. Wir sind sehr zufrieden. Sollten die Kapazitäten des Scanners nicht mehr ausreichen, statten wir uns mit einem weiteren fi-6800 Dokumentenscanner aus«, erklärt Schlingmann, »die Scan-Qualität und die Handhabung haben auf ganzer Linie überzeugt und passten ideal zum Scanning-on-Demand-Konzept.«


Ingrid Britz-Averkamp,
freie Journalistin,
München

 

 

 

Über Aconso Services:
Aconso Services ist eine Tochtergesellschaft des HR-Software-Dienstleiters Aconso und bietet Unternehmen eine einfache Digitalisierung von Papierdokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an. Unternehmen entscheiden sich entweder für eine Komplettdigitalisierung aller Bestandsakten oder für Scanning-on-Demand, bei dem Akten nur auf Anfrage erfasst und bereitgestellt werden. Zudem kann Aconso Services auch fortlaufend eingehende Mitarbeiterdokumente für die HR-Abteilung erfassen oder sich um Druck und Versand von Schreiben an Mitarbeiter kümmern. Die datenschutzkonforme Einlagerung der Dokumente wird im Archiv in Bielefeld sichergestellt, das mit neuester Management-Technologie ausgestattet ist.
Bilder: © aconso Services; PFU (EMEA) Ltd.

 

Hier folgt eine Auswahl an Fachbeiträgen, Studien, Stories und Statistiken die zu diesem Thema passen. Geben Sie in der »Artikelsuche…« rechts oben Ihre Suchbegriffe ein und lassen sich überraschen, welche weiteren Treffer Sie auf unserer Webseite finden. Diese Auswahl wurde von Menschen getroffen und nicht von Algorithmen.

 

Dokumentenmanagement-System – Mit dem DMS gegen die Papierflut

DMS für E-Commerce – Erfolg erfolgreich archivieren

Der Abschied vom Papier wird (langsam) forciert

Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro

Mit DMS zum fast papierlosen Büro – Die Beurteilung gut beurteilt

Büroarbeit digitalisieren: Angestellte wollen papierloses Büro und halten dieses auch für machbar

5 Tipps für ein erfolgreiches DMS-/ECM-Projekt

Zusammenarbeit Mensch und Maschine: Künstliche Intelligenz steigert Produktivität massiv

Human Resources und die digitale Transformation

Arbeitswelt 4.0: Trends bei Workforce- und Human-Capital-Management

Rollenbasiertes Arbeiten durch Active Qualified Human Resource Organization – In 5 Schritten zu mehr Innovationskraft

Zwei Drittel setzen auf UC um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern

Weitere Artikel zu