Dokumentenmanagement im Mittelstand – Der Schlüssel zur Digitalisierung heißt Usability

Das Thema digitale Transformation ist heute allgegenwärtig. Wir sprechen davon, wie sich etablierte Branchen verändern, sich digitalisieren, damit sie wettbewerbsfähig bleiben.

Doch sind nicht längst alle unsere Büros digital? Nutzen wir nicht ständig PCs, Tablets und Smartphones, mailen und senden uns Kurznachrichten? Aber wenn man genauer hinsieht, dann läuft gerade im Mittelstand – dem Herz der deutschen Wirtschaft – vieles noch analog. Einer gerade veröffentlichten repräsentativen Unternehmensbefragung von Bitkom Research zufolge setzt in den Betrieben mit 20 bis 499 Mitarbeitern nur jeder dritte Mittelständler aktuell ein System für das digitale Dokumentenmanagement ein; nur knapp elf Prozent nutzen eine unternehmensweite Lösung. Da werden Personalakten noch auf Papier geführt, Kundeninformationen in Handmappen abgelegt und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann ist sein Wissen unwiederbringlich verloren. Dabei gibt es für all diese Bereiche längst ECM- beziehungsweise DMS-Lösungen, die die digitale Dokumentenverwaltung in ihren verschiedenen Ausprägungen ermöglichen.

Prozesse automatisieren und Daten überall nutzen. Der Startschuss für eine digitale Dokumentenverwaltung fällt in der Regel in der Buchhaltung, im Vertrieb und Einkauf. Im Mittelstand dominieren klar Themen wie schnellerer Zugriff auf Informationen oder Sicherheit vor Datenverlust. Automatisierte Prozesse und eine höhere Datenintegration stehen dagegen noch hinten an. Doch nur wer seine Prozesse automatisieren und Daten überall nutzen kann, der wird in der Lage sein, neue Produkte oder Dienstleistungen für die digitale Welt anzubieten oder sogar ein völlig neues digitales Geschäftsmodell zu entwickeln.

Woran liegt die Zurückhaltung im Mittelstand? Oftmals sind solche Entscheidungen Chefsache und der hat genug anderes zu tun. Oder aber der finanzielle und organisatorische Aufwand wird als zu groß betrachtet. Ist in der Vergangenheit manch ein Mittelständler davor zurückgeschreckt, eine IT-Infrastruktur für eine digitale Dokumentenverwaltung aufzubauen und dann noch etliche Tausend Euro für Lizenzen auf den Tisch zu legen, so greift inzwischen fast die Hälfte von ihnen auf externes Hosting oder Cloud-Angebote zurück. Immer mehr Unternehmen erkennen heute klar den Nutzen, den Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen. Die Einstiegskosten sind deutlich niedriger, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen, die Abrechnung nach Services erfolgt, die tatsächlich genutzt werden und immer die aktuelle Softwareversion im Einsatz ist. Es ist keine lokale Installation erforderlich, die Systeme sind performant sowie hochverfügbar und führende Anwendungen lassen sich idealerweise problemlos integrieren.

Die Mitarbeiter einbeziehen. Doch entscheidend für den Erfolg ist, die IT und vor allem die Anwender in den einzelnen Abteilungen mit in die Auswahl der Lösung einzubeziehen. Nur wenn die Lösung von allen Beteiligten akzeptiert wird, ist ein sinnvolles Arbeiten und eine Verbesserung aller Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen gewährleistet. Dabei ist die wichtigste Voraussetzung für eine hohe Akzeptanz eine intuitive Bedienerführung, damit Benutzer das System selbst an eigene Bedürfnisse anpassen können. Es braucht Programme, deren Bedienung Spaß macht. Und hier sind die Anbieter gefragt.


Jürgen Biffar,
Geschäftsführer,
DocuWare GmbH

 

 

 

Illustration: © alphaspirit /shutterstock.com 

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