DMS für E-​Commerce – Erfolg erfolgreich archivieren

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Kleidung, Möbel, Lebensmittel, Reisen oder Dienstleistungen – alles kann man heute bei Unternehmen im Internet anschauen und kaufen. Die erfolgreichen Internetfirmen haben Millionen von Kunden und Tausende Lieferanten. Da den Überblick zu behalten ist ohne IT-Unterstützung kaum zu bewältigen. Darum arbeitet jetzt auch der Shopping-Club brands4friends mit einem modernen, leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Der Shopping-Club brands4friends (b4f) aus Berlin verkauft seine Artikel ausschließlich an Mitglieder. Die Mitgliedschaft für die inzwischen über fünf Millionen registrierten Mitglieder ist kostenlos und nicht mit einem Mindestumsatz oder einer Kaufverpflichtung verbunden. Der 2007 gegründete und inzwischen zum eBay--Konzern gehörende Internet-Anbieter hat in seinem Sortiment hochwertige Markenartikel aus den Bereichen Mode und Lifestyle, Möbel und Wohnen, Elektronik, aber auch Tickets und Reisen. Die Artikel bieten die Berliner ausschließlich im Rahmen sogenannter Kampagnen an, also Verkaufsaktionen von zwei bis drei, maximal fünf Tagen. Dadurch gibt es auch kein bestehendes Sortiment im klassischen Sinn, sondern ein ständig wechselndes Angebot. Etwa 150 solcher Aktionen starten die 200 Mitarbeiter in jedem Monat. Dabei bieten sie Waren von derzeit 1.500 Lieferanten und Markenpartnern an.

Kostenbewusster Start. »Als Startup im Jahr 2007 musste man bei der Entwicklung der EDV-Hard- und Software mit den zunächst begrenzten ------Mitteln aus den Investorengeldern auskommen«, erinnert sich Dennis Konrad, Teamlead ERP Development. Da stand an erster Stelle zunächst die Einführung eines ERP-Systems, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) war noch nicht geplant. Allerdings wurde schnell deutlich, dass allein die Rechnungsabwicklung ohne EDV-Unterstützung schwierig werden würde. Da man eine möglichst kostengünstige Lösung anstrebte, bot sich – passend zum ERP-System – Microsoft Sharepoint an. Zur Basisversion programmierte Konrad dann mit seiner IT-Abteilung ein eigenes rudimentäres DMS, das wirklich nur der Zahlungsabwicklung diente. »Aber so ein System, das ja als Eigenentwicklung auch nicht supported wird, stößt natürlich irgendwann an seine Grenzen«, weiß Konrad. So musste man sich schon Ende 2009 nach einem DMS umsehen, das den gestiegenen Ansprüchen gerecht wurde.

Neben den Anforderungen an die Funktionalitäten sollte die neue Software möglichst eine native Schnittstelle zum ERP-System Dynamics NAV haben, um auf keine weiteren Programmierungen angewiesen zu sein. Außerdem suchte man aus Gründen der Zukunftssicherheit nach einer Standardsoftware eines am Markt etablierten Anbieters. Bei der Suche nach einschlägigen Anwendern und nach Bewertungen und Kritiken stieß man schnell auf die CFT Consulting -GmbH aus Bobingen, den größten Direktpartner der Easy Software AG. So konnten CFT und zwei Mitbewerber schließlich ihre Lösungen präsentieren, die sich vom Preis und den Funktionalitäten her stark ähnelten.

Markante Verbesserung. Die Entscheidung für CFT und die Easy-Lösung fiel aufgrund diverser kleiner, aber wichtiger Faktoren wie der Anzahl der Felder, die man für einen Datensatz archivieren kann; sie ist nicht limitiert, sondern das Easy-Archiv kann einfach mehr Daten aufnehmen. »Außerdem wollten wir ja nicht nur Sharepoint ablösen, sondern irgendwann auch neue, zusätzliche Daten archivieren, beispielsweise Tabellen direkt aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Das ging mit der Easy--Lösung von CFT einfach besser«, begründet Konrad die Wahl. So führte man schließlich 2011 ohne Probleme das neue DMS ein. Die von CFT mitgelieferten Konnektoren ermöglichten mit geringfügigen Anpassungen durch die b4f-eigene IT-Abteilung die Integration in das ERP-System von Microsoft.

Eines der Hauptanliegen, die das DMS lösen sollte, bestand darin, mehrere Tausend Rechnungsbelege der Lieferanten möglichst automatisiert mit einer hohen Texterkennung einzulesen, damit der Anwender in der Finanzbuchhaltung weder in das ERP--System noch in das DMS zu viel eintippen muss und den Beleg rasch in Richtung Einkauf zur Prüfung schicken kann. Dazu scannt er die Lieferantenrechnungen mit einem Belegleser in das DMS ein, wo sie automatisch einen von b4f und CFT gemeinsam definierten Workflow durchlaufen. »Der Eingangsrechnungsprozess ist sicher die markanteste Verbesserung und geht deutlich schneller als unsere manuelle Bearbeitung«, merkt Konrad an und ergänzt, dass das System jetzt erheblich zuverlässiger arbeitet: »Zudem laufen die Workflows mit Sharepoint jetzt deutlich reibungsloser.«

Vergangenheits- und zukunftssicher. Ein weiterer Grund für das Projekt mit CFT war der problemlose Import von Daten abgelaufener Geschäftsjahre in das DMS und ihre wirtschaftsprüfungskonforme Archivierung, ein Vorhaben, das bei den anderen Anbietern in dem Umfang nicht so einfach realisierbar war. »Rund 150 Mitarbeiter arbeiten mit dem ERP-System, das entsprechend belastet wird«, erzählt der IT-Leiter, »Um die Performance konstant zu halten, ist es daher für uns äußerst wichtig, mögliche Störfaktoren im Vorfeld zu erkennen und zu eliminieren.« Dazu gehört eben auch die schiere Datenmenge. So wird zurzeit auch daran gedacht, das DMS abteilungsübergreifend zur Datenverwaltung zu nutzen. Aus diesen Plänen wird laut Konrad einer der großen Vorteile des neuen DMS deutlich, nämlich seine Skalierbarkeit: »Wir wissen, dass wir auch mit Datenbankgrößen von zwei oder drei Terabyte keine Probleme bekommen werden. Wenn dann noch ein Partner mit Beratungsleistungen und einem Renommee wie CFT dahinter steht, bestätigt das unsere Entscheidung auch auf lange Sicht.«

Volker Vorburg


Private Sale GmbH, Dennis Konrad, 
Teamlead ERP Development
Kommandantenstraße 22, 10969 Berlin
Tel.: 030.890 605 894
E-Mail: dennis.konrad@brands4friends.de
www.brands4friends.de 

CFT Consulting GmbH, Christian Lorenz,
Leiter Marketing
Edisonstraße 22a, 86399 Bobingen
Tel.: 08234.9669-44
E-Mail: c.lorenz@cft.de
www.cft.de 

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