Dokumentenmanagement-​System – Mit dem DMS gegen die Papierflut

Dokumentenmanagementsystem – Mit dem DMS gegen die Papierflut

»Ordnung ist das halbe Leben«, heißt es. Da versteht es sich von selbst, dass ein Unternehmen, dessen Ziel die Ordnung seiner Kunden ist, auch im eigenen Haus – in den Ablagen, im Archiv, im Rechnungswesen – Ordnung und Übersicht schaffen möchte. Dem Fahrzeugeinrichter Sortimo gelang dies mit einem modernen Dokumentenmanagement-system (DMS) und dem richtigen Partner.

Um seiner Handwerkskundschaft die Ordnung mit ihren Schrauben, Dübeln und unzähligen sonstigen Kleinteilen zu erleichtern, kreierte Herbert Dischinger, Augsburger Großhändler für Befestigungstechnik, Insetboxen aus Kunststoff, die exakt in einen Metallkoffer passten. Das war 1973 die Geburtsstunde des bekannten blauen Metallkoffers KM 321, der bis heute in weiterentwickelter Form produziert und weltweit vertrieben wird. Aber diese Koffer transportierte man lose im Fahrzeug und damit war die weitere Entwicklung zur kompletten Fahrzeugeinrichtung zwangsläufig. 1990 entstand die Sortimo International GmbH zunächst mit Standorten im Raum Augsburg und einer Betriebsstätte in der Schweiz. Im gleichen Jahr fand auch die Markteinführung der ersten Fahrzeugeinrichtung von Sortimo statt.

Heute findet sich unter der inhabergeführten Holding Sortimo International GmbH, Zusmarshausen, eine Vielzahl von eigenständigen Tochterfirmen in ganz Europa und Nordamerika. Zum Produktportfolio gehören inzwischen außer Koffern und Boxen Fahrzeugeinrichtungen für die meisten Automarken, mobile Büros, Expressregale und reichhaltiges Zubehör. Neben der Präsenz in 35 Ländern gibt es in Deutschland selbst neun Niederlassungen und 26 Sortimo-Stationen, zahlreiche Einbaupartner und Fachhändler sowie das Joint Venture BS Systems mit Bosch. In Zusmarshausen befindet sich die einzige Produktionsstätte mit 550 Mitarbeitern. Weltweit arbeiten rund 1.000 Menschen bei Sortimo. Der Exportanteil beträgt etwa 50 Prozent, die Bilanzsumme liegt zwischen 70 und 75 Millionen Euro.

Gitterboxen als Archiv. Bis auf England verwalten sich die ausländischen Tochterfirmen selbst. In England werden Rechnungen und Belege eingescannt und direkt in der Zentrale in Zusmarshausen bearbeitet, ebenso wie alle Vorgänge der deutschen Betriebsstätten. Das führende ERP-System ist von SAP. Florian Ziegler, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, erzählt: »Wir bekommen jeden Tag so um die 200 Rechnungen. Da ist täglich etwa ein Aktenordner voll.« Team-Leiter SAP Stephan Meissner ergänzt: »Das Lieferscheinproblem war ähnlich. Der Vertrieb hatte jährlich etwa zehn Gitterboxen zu entsorgen. Teilweise mussten wir Gitterboxen auslagern, weil unser Lager voll war. Hier mussten wir dringend Abhilfe schaffen.«

So beschloss man die Anschaffung eines modernen Dokumentenmanagementsystems, das einerseits die Papierflut eindämmen und zusätzlich eine revisionssichere Archivierung gewährleisten sollte. Mit den Key-Usern aller relevanten Abteilungen wie Vertrieb, Buchhaltung, Produktionsplanung und Produktion legte die IT-Leitung alle Anforderungen fest und sondierte den Markt. Durch Internetrecherchen, Empfehlungen und Referenzen stieß man rasch auf die die CFT Consulting GmbH aus Bobingen, den größten Direktpartner der Easy Software AG. Nicht allein die regionale Nähe und die Abdeckung des Forderungskatalogs, sondern auch die Investitions- und Zukunftssicherheit des renommierten Softwareanbieters führten schließlich 2005 zur Auftragserteilung.

Schneller Dokumentendurchlauf. Begonnen hat man die elektronische Archivierung mit den Eingangsrechnungen, dann kamen die Lieferscheine und die Übergabeprotokolle der Waren an die Kunden. »Unsere Regalsysteme sind in der Regel alle Einzellösungen. Mit unserem Planungsprogramm planen Berater und Kunde gemeinsam am Computer aus etwa 3.000 Teilen – Wannen, Schubladen, Boxen oder Koffern – eine individuelle Lösung. Die Fahrzeugtypen sind alle im Programm hinterlegt«, erläutert Ziegler. Das -Ergebnis wird an das ERP-System übertragen, das eine Auftragsbestätigung an den Kunden verschickt. Planung, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen, bis zum abschließenden Übergabeprotokoll werden alle unter dem Kundenauftrag in Easy Enterprise archiviert. Ebenso verfährt man mit dem Wareneingang, er wird komplett digitalisiert. Mit Easy Capture werden die Dokumente eingescannt und mit dem betreffenden Auftrag zusammengeführt und archiviert. Dabei werden alle üblichen SAP-Scan-Szenarien wie das Ablegen für spätere Erfassung, spätes Ablegen mit Barcode und frühes Ablegen mit Barcode unterstützt.

Sämtliche Eingangsrechnungen separiert bereits die Poststelle. Im Finanz- und Rechnungswesen scannt man sie dann über den CaptureClient in SAP und verschickt sie über den InvoiceLine workflow zur sachlichen Prüfung und Zahlungsfreigabe an die zuständigen Mitarbeiter. Dabei protokolliert InvoiceLine alle Bearbeitungsschritte. So wird einerseits ein strenges Vier-Augen-Prinzip gewahrt und andererseits verfügt die Finanzabteilung stets über eine aktuelle Sicht auf die Belege und die Durchlaufzeiten, die sich laut Ziegler im Vergleich zum -Papierumlauf erheblich verkürzten. Dadurch hat sich auch die Skontoausnutzung deutlich erhöht. »Für uns ist das alles ein Riesenfortschritt«, meint der Finanzleiter und erinnert zudem an die jährlich kommenden Wirtschaftsprüfer und die Betriebs-, Lohnsteuer- und Umsatzsteuerprüfungen der Finanzbehörden: »Früher musste immer jemand loslaufen und Belege suchen. Heute mache ich das alles selbst mit einem Klick.«

Optimierte Geschäftsprozesse. Mit weiteren CFT-Tools lassen sich etwa E-Mails direkt aus Outlook als PDF beim zugehörigen Kundenauftrag archivieren. Seit einem halben Jahr setzt Sortimo das Contract Management ein. »Bei uns waren mittlerweile unterschiedliche Versionen verschiedener Verträge im Umlauf, weil es dafür einfach kein zentrales Archiv gab«, so Ziegler. Das betraf Verträge des Einkaufs, Mietverträge, interne Verträge, Verträge aus dem Bankbereich, aber auch Rahmenvereinbarungen mit Kunden. Jetzt gibt es aus jeder Abteilung Key-User, die alle Vereinbarungen zentral ablegen und je nach Berechtigung darauf Zugriff haben. Für die Verträge hat man gemeinsam mit CFT bestimmte Eingabefelder für Laufzeiten, Bonusvereinbarungen oder Wartungsintervalle definiert. Rechtzeitig vor Vertragsablauf, einer automatischen Vertragsverlängerung oder einem Wartungstermin schickt das CFT-Tool Erinnerungen an die zuständigen Sachbearbeiter.

Zurzeit führt man bei Sortimo gerade die Easy xBase-E-Mail-Archivierung ein. Meissner nennt die Gründe: »Wir haben aktuell 2,5 Gigabyte Postfachgröße. Trotzdem brauchen einige Anwender mehr Platz. Da soll dann eine automatische Speicherung stattfinden, der User bekommt gar nichts mehr mit.« So kommt es durch die Einführung von Easy Enterprise und etlicher von CFT entwickelte Module zu erheblichen Verbesserungen in den Arbeitsabläufen. »Allein das Ablegen und Suchen auf Knopfdruck stellt einen großen Fortschritt dar. Und ich glaube nicht, dass wir in unseren vielen Gitterboxen voller Papier alles wiedergefunden hätten«, weiß Ziegler und fährt fort: »Wir haben den nötigen Raum erheblich verkleinert, aber unsere Kapazität deutlich vergrößert. Und mit den Tools unseres Partners CFT Consulting sind wir in der Lage, viele Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Auch wenn man die Einsparungen nicht genau beziffern kann, liegen sie bestimmt im sechsstelligen Bereich.«


Volker Vorburg 

Bild: © bioraven/shutterstock.com