Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten.
Illustration: Absmeier, News44
Dass die E-Rechnung mit 60 % Einsparpotenzial und der Chance auf innovative Prozesse viele Vorteile bietet, ist unstrittig. Dennoch ist in Deutschland das gute(?) alte Papier als Zahlungsaufforderung immer noch verbreitet. Doch spätestens, wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand zwingend E-Rechnungen senden müssen, wird die E-Rechnung auch hierzulande Rechnungsstandard. Wie Unternehmen am besten umsteigen, erklären Dr. Daniel Burmeister und Dr. Nikolaus Thoma, ERP-Systembetreuer und Entwicklungsleiter E-Rechnung bei Comarch, im folgenden Fachbeitrag.
Bevorzugen Deutsche die E-Rechnung oder Papier?
Die Zahlen der Studie »Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017« von der Mittelstand-4.0-Agentur Handel und ibi research sprechen für sich: 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger bevorzugen 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung. Die Studie hat damit einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015 ermittelt. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch E-Rechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.
Wie ist die Kosten-Nutzen-Bilanz der digitalen Rechnung
Die E-Rechnung zeichnet sich durch einen beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System.
Welche Möglichkeiten gibt es, E-Rechnungen zu versenden?
Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein »bloßes« PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. E-Rechnungen lassen sich also theoretisch manuell versenden, bei ganz kleinen Start-ups macht dieses Vorgehen am Anfang vermutlich den meisten Sinn. Dieser Prozess ist aber aufwendig, funktioniert nur bei einer kleinen Kundenliste und verzichtet komplett auf Standardisierung sowie die Chancen automatisierter Prozesse. Auch ist hier die Gefahr am größten, nicht gesetzeskonform zu agieren, da beispielsweise nicht revisionssichere und damit nicht archivwürdige PDF-Formate verwendet werden. Bei »wirklichen« E-Rechnungs-Lösungen hat man in dieser Hinsicht immer vorgesorgt, alle rechtlichen Änderungen werden umgehend in der Software abgebildet. Deshalb wird der Löwenanteil aller Unternehmen in Deutschland die elektronischen Rechnungen aus ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware versenden oder via EDI mit automatischem Datenaustausch umsetzen. Grundsätzlich gibt es bei E-Rechnungen damit zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind.
Zum einen ist dies der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Eine derartige EDI-Lösung zur Anbindung der Lieferanten hat Comarch zum Beispiel bei Kunden aus der Lebensmittelbranche wie REWE oder Metro realisiert. Daneben können kleinere Firmen aber auch mit WebEDI EDI-basiert elektronische Rechnungen versenden.
Die Mehrzahl aller mittelständischen Unternehmen und nicht zuletzt kleinere Firmen werden als zweite Variante E-Rechnungen eher aus ihrem ERP oder ihrer Faktur- beziehungsweise Financials-Software heraus versenden. Mit dem Standard ZUGFeRD wurden 2014 klare Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Comarch selbst versendet seit 2017 solche ZUGFeRD-E-Rechnungen aus dem hauseigenen ERP heraus an die eigenen Tochtergesellschaften und diverse Kunden. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten.
Wie wird die E-Rechnung im Format ZUGFeRD im ERP eingeführt?
Zur Einführung der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Die einfachere Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Komplexer ist hingegen die Einführung einer komplett neuen Lösung, was jedoch gerade dann Sinn macht, wenn ohnehin der Wechsel auf eine modernere Software angedacht ist.
Erste Option: Der Wechsel als Chance
Wer ohnehin überlegt, auf ein neues ERP- beziehungsweise Buchhaltungssystem umzusteigen, sollte auch gleich die Mit-Einführung der E-Rechnung angehen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten. Dabei sollte man am besten auch die gewünschte E-Rechnungs-Funktionalität gleich mit berücksichtigen und sich dann ein entsprechendes Angebot einholen. Ausführliche Tipps zur Einführung eines Rechnungswesens finden Sie hier: Die drei wichtigsten Fragen bei der Einführung eines Rechnungswesens: https://ap-verlag.de/die-3-wichtigsten-fragen-bei-der-einfuehrung-eines-neuen-rechnungswesens/42875/
Zweite Option: E-Rechnung als Add-on in der bestehenden Software einführen
Wir haben als deutscher mittelständischer Betrieb die E-Rechnung über Aufschaltung des Add-ons »Comarch E-Rechnung« selbst eingeführt. Somit haben alle Kunden nunmehr die Chance, die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format anstatt als Papierrechnung zu erhalten. Dieses Vorgehen erwies sich auch für die Rechnungsempfänger als vorteilhaft, sie profitieren von weniger Papiersalat und klaren Prozessen. Von den rechtlichen Voraussetzungen her darf jedes Unternehmen auf digitale Rechnung umstellen und seinen Kunden nach einer Information beziehungsweise Aufnahme in die AGBs diese elektronische Form zusenden. Wir haben jedoch den Weg gewählt, aktiv zu fragen und für alle die Kunden auf Versand einer E-Rechnung umzustellen, die dies wünschen. Das macht es für die Rechnungsempfänger am bequemsten, ein Umstieg ist jederzeit möglich – eine einfache Umstellung in den ERP-Kundenstammdaten genügt vollauf.
Da die ERP-Software in der DACH-Region bereits seit geraumer Zeit im produktiven Einsatz ist, war die Einführung des Add-ons » E-Rechnung« bei den Comarch-Tochterfirmen auch problemlos und mit kurzer Vorlaufzeit zu bewerkstelligen. Hat der betreffende Anbieter wie Comarch die Funktionalitäten von E-Rechnungen im Angebot, kann dieser auf Wunsch des Kunden schnell die entsprechenden Ein- oder Umstellungen vornehmen. Somit genügt in der Regel ein Anruf oder eine E-Mail beim Softwareanbieter, dass die Einführung der E-Rechnung angedacht wird und schon wird die nächste Rechnung als E-Rechnung versandt. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erschien Comarch dabei am ratsamsten und hat sich auch bewährt. Die technische Umsetzung ist simpel, die Kosten fallen transaktionsbezogen an. Die als E-Rechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.
Über die Autoren
Dr. Daniel Burmeister ist Systembetreuer des Comarch-internen ERP-Systems und hat die Elektronische Rechnung bei Comarch in Deutschland eingeführt.
Dr. Nikolaus Thoma ist Entwicklungsleiter E-Rechnung bei Comarch und mit dem ZUGFeRD-Format bestens vertraut.
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