ECM: Höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz

Enterprise Content Management

Für die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung ist bei Andernach & Bleck GmbH & Co. KG ein flexibles Enterprise-Content-Management-System zuständig. Durch deutlich schnellere Prozessabläufe wird eine höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz erreicht.

Die Andernach & Bleck GmbH & Co. KG wurde 1903 gegründet und wird seit 1922 erfolgreich am Standort Hagen geführt. Heute beschäftigt das Familienunternehmen 190 Mitarbeiter in Hagen, beliefert alle Märkte der Welt und ist in Deutschland Marktführer im Bereich Flach- und Vierkant-Blankstahl. Blankstahl wird beispielsweise in der Autoindustrie benötigt, ebenso bei der Werkzeug- und Hydraulikfabrikation, in der Elektro-industrie sowie zur Herstellung optischer Geräte.

Andernach & Bleck ist für seine hohe Produktqualität bekannt. Dieser Anspruch sollte sich auch in der inneren Struktur und den Geschäftsprozessen widerspiegeln. Die Herausforderung bestand darin, die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung mit Hilfe neuester Technologie zu modernisieren. Bereits 1997 war deshalb eine digitale Archivierungslösung installiert worden. Die wachsenden Anforderungen führten jedoch 2006 zum Umstieg vom reinen Archiv auf ein flexibles Enterprise-Content-Management-System. »Nach einem sorgfältigen Auswahlprozess fiel unsere Entscheidung zugunsten der Mittelstandslösung ELO-professional des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office GmbH. Die Software versprach nicht nur mehr Transparenz und Effizienz, sondern auch die reibungslose Anbindung an die bei uns eingesetzte kaufmännische Software Diamant/3«, resümiert Maik Stawiarski, IT-Leiter bei Andernach & Bleck.

Systematisches schrittweises Vorgehen. Parallel zur schrittweisen technischen Implementierung war es auch entscheidend, die Vielzahl der Vorgänge systematisch zu erfassen und für Bearbeitung und Rückfragen effektiv bereit zu stellen. »Wir beschlossen, die Digitalisierung und Archivierung der buchhalterischen Belege zunächst wie gehabt fortzuführen. Belege wurden also erst im Anschluss an die Rechnungsprüfung gescannt. Daher ließen sich wichtige Fragen, beispielsweise nach den sich im Umlauf befindlichen Werten, nicht zeitnah beantworten. Wir waren also gefordert, die Geschäftsprozesse zu optimieren«, so Stawiarski weiter.

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Eine deutliche Verbesserung brachten der »digitale Workflow« und die Umstellung auf das sogenannte »frühe Scannen« im Juli 2010: Die Dokumente werden seither direkt nach dem Posteingang eingescannt und nur noch in digitaler Form, sprich papierlos durch den Betrieb geleitet. So kann jeder berechtigte Nutzer jederzeit den Status eines Vorgangs abrufen. Möglich macht dies das Modul »docufied smartINVOICE« der id-netsolutions GmbH, das in enger Verzahnung mit ELOprofessional arbeitet. Unmittelbar nach der Digitalisierung werden die Dokumente archiviert. Gleichzeitig werden sie mit Hilfe des Moduls für intelligente Belegdatenerkennung ELO DocXtractor II den jeweiligen Prozessen zugeordnet.

Verlässlicher Prüfpfad garantiert. Im Zuge der Klassifikation werden die ausgelesenen Informationen mit denjenigen aus Warenwirtschaft und Buchhaltung abgeglichen und mit bereits vorliegenden Daten verknüpft. Dazu gehören beispielsweise die Stammdaten eines Lieferanten, abweichende Zahlungskonditionen oder die begleitende Korrespondenz. Die Abläufe sind in Workflow-Routinen abgebildet und stets nachvollziehbar. So lässt sich der Bearbeitungsstatus jederzeit ein-sehen, Zahlungs- beziehungsweise Skontofristen werden gewahrt. Diese Vorgehensweise stellt den vom Gesetzgeber geforderten »verlässlichen Prüfpfad« sicher und dokumentiert ihn zuverlässig. Die Belege werden in ELOprofessional verwaltet und in dem Langzeitspeichersystem FAST Silent Cube sicher archiviert. Neben einem Rechnungseingangsbuch und der Übersicht über die offenen Posten bietet die Software auch einen stets aktuellen Workflow-Überblick.

Sind Kontierung und Zuordnung zu Kostenstellen nicht über die Bestellung definiert, erfolgt die Aufteilung direkt im Rahmen des Workflow-Management; dabei greift das ECM-System auf die Konten und Kostenstellen des Rechnungswesens zu. Positionsbezogene Informationen lassen sich ebenso erfassen wie Bild- und Textstempel oder andere auf PDF-Dokumente angebrachte Annotationen. Zudem steht dem Bearbeiter als Informationsquelle neben einer Kommentarfunktion auch die bisherige Workflow-Historie zur Verfügung.

Im Rahmen der digitalen Prüfung und Freigabe lassen sich interne und externe Nachfragen beispielsweise einfach per E-Mail klären: Bei einer Rückfrage an den Lieferanten wird der Workflow automatisch »geparkt« und erst wieder »aktiviert«, wenn die Antwort per -E-Mail eintrifft. Der automatisierte Prozess endet – nach einer letzten Prüfung durch die Buchhaltung – mit der Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltungssoftware Diamant/3. Der Sachbearbeiter kann auf den zum Buchungsdatensatz gehörigen, im ELO-ECM abgelegten Beleg direkt aus der Buchhaltungsanwendung heraus zugreifen.

20.000 Vorgänge pro Jahr. Bei Andernach & Bleck erfassen und bearbeiten die Mitarbeiter jährlich rund 20.000 Vorgänge, davon 10 Prozent Sammelrechnungen. Hierfür stehen nun sechs verschiedene Workflow-Szenarien bereit, welche unterschiedliche Abläufe für Prüf- und Genehmigungsverfahren abbilden. Neben Eskalationsszenarien und Vertretungsregelungen werden dabei auch Prüf- und Freigabegrenzen inklusive Zeichnungsberechtigungen berücksichtigt. Die rund 35 Nutzer können die jeweiligen Abläufe einsehen und ggf. erforderliche Schritte veranlassen.

»Zunächst fühlt es sich fremd und ungewohnt an, Belege ausschließlich am Bildschirm zu bearbeiten. Gerne möchten wir etwas ›anfassen‹ und nach getaner Arbeit ›ablegen‹. Bisher waren dies wesentliche Aufgaben der Buchhaltung, nun sind mehr Mitarbeiter involviert. Der gewünschte Effekt tritt daher erst nach einer Phase des ›Vertrautwerdens‹ ein«, so die ersten Eindrücke des IT-Leiters. »Objektiv profitieren wir jetzt jedoch von einer weitreichenden Transparenz. Nachfragen und Recherchearbeiten erübrigen sich. Es lässt sich zwar keine exakte Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen, dennoch erreichen wir durch die deutlich schnelleren Prozessabläufe eine höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz. Das ist es uns wert.«

Kurz nach der Freigabe durch Apple kam bei Andernach & Bleck im März 2013 auch die docufied smart-INVOICE App für iOS des ELO -Business-Partners zum Einsatz. Diese war zur CeBIT 2013 von der Initiative Mittelstand mit dem INNOVATIONSPREIS-IT in der Kategorie App aus-gezeichnet worden. Damit kann die Geschäftsleitung auch von unterwegs über Apple iPhones oder iPads auf -Informationen zugreifen und komfortabel in die Prozesse eingreifen.


Sabina Merk

 

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