Effizienzpotenziale im Umgang mit analoger und digitaler Kommunikation

Ob analog, hybrid oder digital: Die Kommunikation der Unternehmen findet heute auf vielen verschiedenen Kanälen statt. Bei der Mehrheit der Unternehmen besteht Handlungsbedarf, da sie Effizienzpotenziale im täglichen Büroablauf verschenken.

 

Optimierungsmöglichkeiten gibt es nicht nur bei der Verarbeitung der klassischen Ein- und Ausgangspost, sondern auch bei der Gestaltung der Kommunikations- und Dokumentenprozesse. Dies belegt die aktuelle Studie der Francotyp-Postalia Holding AG [1].

Bei wichtiger Geschäftspost ist der klassische Brief noch immer die Nummer eins

Trotz E-Mail, Messenger und Co. ist der Brief entgegen der weitläufigen Meinung noch lange nicht vom Aussterben bedroht. Für die Mehrheit der deutschen Unternehmen ist der klassische Brief noch immer die erste Wahl: 81 Prozent nutzen den Postbrief häufig oder sehr häufig, wenn es sich um den Versand von wichtiger und vertraulicher Geschäftspost handelt – noch vor der E-Mail mit 57 Prozent und dem Fax mit 23 Prozent. Das ist das überraschende Ergebnis des FP-Effizienzreports, den die Francotyp-Postalia Holding AG heute veröffentlicht hat. Für die Studie befragte Bitkom Research mehr als 300 mittelständische und große Unternehmen in Deutschland zu Kommunikationsverhalten, Postverarbeitungsprozessen und zum Dokumentenmanagement.

»Die Studie zeigt, dass der Brief lebt! Weltweit werden nach wie vor jährlich über 300 Milliarden Briefe verschickt. Auch in zehn Jahren wird es den Brief immer noch geben, aber natürlich schreitet die Digitalisierung voran. Und die Anforderungen an den richtigen Umgang steigen enorm«, so der Vorstandsvorsitzende von Francotyp-Postalia, Rüdiger Andreas Günther.

Intelligent eingesetzte Digitalisierung von ein- und ausgehender Post spart Zeit und Geld

Die Kommunikationsvielfalt stellt die Unternehmen vor große Herausforderungen und die Studie offenbart Optimierungspotenzial: 68 Prozent geben an, dass die Verarbeitung der Eingangspost bei ihnen verbesserungsfähig sei, 46 Prozent erkennen Optimierungsbedarf bei der Verarbeitung der Ausgangspost. Immerhin benötigen 71 Prozent der Unternehmen zwischen zwei und acht Stunden täglich für die Verarbeitung der Ein- und Ausgangspost. Unternehmen können hier Zeit und Kosten sparen.

Zeit lässt sich auch beim Scannen der Eingangspost einsparen. Von den 47 Prozent der Unternehmen, die ihre Eingangspost digitalisieren, gab fast jedes dritte Unternehmen an, dass es beim Scan-Prozess Optimierungsmöglichkeiten gibt. 53 Prozent verzichten hingegen noch ganz auf den Scan-Vorgang bei der eingehenden Geschäftspost, obwohl die Arbeitsprozesse inzwischen fast alle über Computer laufen. Medienbrüche und damit Effizienzverluste sind also vorprogrammiert.

Laut der Umfrage sehen 66 Prozent der Unternehmen auch Verbesserungspotenzial bei der Archivierung. 37 Prozent archivieren ausschließlich in Papierform, 14 Prozent nur digital und 49 Prozent leisten sich den Luxus einer Doppelarchivierungsstruktur – diese birgt aber rechtliche Risiken. Im Vergleich beider Varianten geben die digital archivierenden Unternehmen an, durch die elektronische Vorhaltung eine signifikante Zeitersparnis zu erzielen. Bei fast zwei Drittel der Unternehmen beträgt die Zeitersparnis bis zu 40 Prozent. Entsprechend groß ist das Potenzial bei den Unternehmen, die nicht digital archivieren.

Optimierungsbedarf bei der Auswahl der Kommunikationskanäle

Aus dem FP-Effizienzreport geht hervor, dass in deutschen Unternehmen Optimierungsbedarf bei der Auswahl der Kommunikationskanäle, den Postverarbeitungsprozessen sowie dem Dokumentenmanagement besteht. Die Studie legt offen, wo die Potenziale für eine effizientere Gestaltung der Kommunikationsprozesse liegen. Der FP-Vorstandsvorsitzende Günther sagt: »Das Potenzial im Umgang mit Dokumenten ist noch lange nicht ausgeschöpft. Hier punkten wir durch unsere jahrzehntelange Erfahrung und einem entsprechenden Produkt- und Lösungsportfolio. Als Experte für sichere und effiziente Kommunikation ermöglichen wir unseren Kunden, dass sie ihre Arbeitsprozesse wesentlich produktiver gestalten, ohne dabei in rechtliche Grauzonen zu geraten.«

[1] Der ausführliche FP-Effizienzreport mit allen Umfrageergebnissen ist auf der Website von Francotyp-Postalia nach Registrierung kostenfrei abrufbar unter www.fp-francotyp.com/Effizienzreport

 

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