ELO optimiert die Aktenablage der HAVA Kassel: Akten auf Knopfdruck

Akten auf Knopfdruck

Die Umstellung auf elektronische Aktenablage und Aktenverwaltung ermöglicht der HAVA Kassel neben einer rechtssicheren Aufbewahrung der Dokumente auch einen vollständigen Überblick über die archivierten Daten, von jedem Ort der Welt aus.

Die Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt Kassel (HAVA Kassel) ist seit 1924 eine berufsständische Einrichtung. Sie agiert als zuverlässiger Partner exklusiv für Unternehmen, die rund um den Gartenbau tätig sind oder waren. So bietet sie einen maßgeschneiderten Versicherungsschutz speziell für diesen Berufsstand.

Zum Jahresbeginn 2013 fusionierte die Gartenbau-Berufsgenossenschaft mit der Landwirtschaftlichen-Berufsgenossenschaft zur Sozialversicherung Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG). Die HAVA Kassel hat sich dabei aus der Berufsgenossenschaft (BG) heraus verselbstständigt, ist aber gleichzeitig Mitglied der neuen BG. Versichert werden vor allem Sach- und Personen-, Kabel- und Leitungs-, aber auch Bearbeitungs- und Vermögensschäden. Unter den Versicherungsschutz fallen des Weiteren die Umweltbasisdeckung sowie Schäden aus der Verletzung der Verkehrssicherungspflicht für betrieblich genutzte Grundstücke und Gebäude.

Mit der Verselbstständigung der HAVA war auch ein Umzug innerhalb von Kassel verbunden. Die Räumlichkeiten am neuen Standort boten die Chance für eine Erneuerung der Server- und IT-Infrastruktur, die leistungsfähiger werden sollte. Mit dem deutschlandweit tätigen IT-Systemhaus BCIS fand HAVA den idealen Partner für Beratung, Planung, Umsetzung und Betreuung aus einer Hand, insbesondere auch für die anstehende Umstellung auf elektronische Aktenablage und -verwaltung. HAVA versprach sich hiervon neben einer rechtssicheren Aufbewahrung der Dokumente auch einen vollständigen Überblick über die archivierten Daten, von jedem Ort der Welt aus. Dies hat vor allem für die Bereiche Rechnungswesen, Statistiken, Risikomanagement sowie Schaden- und Vertragsmanagement einen hohen Stellenwert.

BCIS konsolidierte die Server hardwareseitig, inklusive des Backup-Servers und Virtualisierungssystems Citrix XenServer, das als Hostsystem dient. Für alle Anwender und Gruppen erstellte BCIS die Benutzerdaten und Passwörter. Darüber hinaus konfigurierten die IT-Experten den Microsoft Exchange Server und richteten einen sicheren Zugriff für externe Benutzer, wie den Außendienst oder Home-Office--Mitarbeiter, ein – inklusive Firewall und Sicherheitssoftware. Selbstverständlich wurden auch die Peripheriegeräte und kundenspezifischen Anwendungen (Fremdsoftware) eingebunden. Ebenso realisierte BCIS eine Hochverfügbarkeitslösung und ein Datensicherungskonzept.

Papierarm dank digitaler Akten. Beim Umzug mussten über 20.000 Akten den Standort wechseln. Das Potenzial eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) wurde deutlich. Nach einer umfassenden Marktsichtung entschied sich HAVA auf -Empfehlung des IT-Dienstleisters im September 2012 für ELOprofessional des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office. »Ausschlaggebend für unsere Wahl war nicht nur die Benutzerfreundlichkeit der ECM-Suite, sondern auch deren Funktionsbreite. Ein weiterer Pluspunkt war die Nähe zum ELO Business-Partner BCIS, der eine kompetente Projektumsetzung garantierte«, berichtet HAVA Projektleiter Dipl.-Oec. Christoph Hollstein.

Im September 2012 startete die Einführung der ECM-Suite, die bereits im Juni 2013 erfolgreich abgeschlossen war – inklusive Implementierung, Testphase und Produktivschaltung. »Alle Vorgänge werden nun nicht mehr papiergebunden, sondern elektronisch gesteuert. Papierakten gehören bei uns seit 2013 der Vergangenheit an«, so Hollstein weiter.

Die Mitarbeiter der HAVA waren innerhalb von fünf Stunden im Umgang mit dem ECM-System vertraut. Sie nutzen es für den kompletten Postein- sowie Postausgangsverkehr (Post, Fax und E-Mail). Die konventionell eingehende Post wird direkt eingescannt und von der Belegschaft entsprechend verschlagwortet. So werden Versicherungsverträge und Unterlagen zur Schadensregulierung, aber auch Rechnungen oder Jahresabschlüsse mit der ECM-Software verwaltet und abgelegt.

Sicherheit großgeschrieben. Ein ECM-System sorgt selbstverständlich auch für ein hohes Sicherheitsniveau. So bietet ELOprofessional umfangreiche Möglichkeiten zur Rechteverwaltung (ELO Benutzer- und Gruppenrechte) sowie einen Zugriffsschutz auf Archivbereiche und Dokumente. Mit der integrierten 128-Bit-Verschlüsselung lassen sich zudem sensible Dokumente sicher mit Passwort verschlüsseln.

Auch fachliche Änderungen am Datenbestand geschehen nicht unbeobachtet, denn sie werden auf dem ELOprofessional-Server aufgezeichnet: Jede Interaktion innerhalb des ELO-Archivs – wie schreiben, ändern, löschen – wird protokolliert. Über die Wartungsoptionen und Menüfunktionen können daher berechtigte Personen alle Aktionen nachverfolgen. Die Protokolleinträge sind pro Archiv in einer ELO-Standarddatenbank gespeichert. Ebenso hält die Software fest, wenn ein Dokument übertragen wird – und zwar mit den jeweiligen Metadatensätzen inklusive Benutzername, Datum und Zeitpunkt.

Fazit und Ausblick. Dank der guten Zusammenarbeit mit BCIS und deren langjährigen Erfahrung sowie Kompetenz konnte die erste Projektphase termingerecht umgesetzt werden. Die Umstellung auf elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung verlief bisher reibungslos. Begeistert zeigt sich der Projektleiter auch von der Performance des ECM; insbesondere gefällt ihm, dass die Dokumente dank der integrierten Suchfunktion zuverlässig auf Knopfdruck bereit stehen und Kundenanfragen umgehend beantwortet werden können.

Er zieht Bilanz: »Die ersten Eindrücke sind durchweg positiv. Der Kunde kann jetzt in kürzester Zeit seinen kompletten Vertragsstatus erfahren, und wir können seine Anliegen noch zügiger bearbeiten. Der Standortwechsel mit neuem Rechenzentrum erfolgte problemlos, die Akzeptanz war schnell da. Dabei haben wir die Möglichkeiten, die ELO mit sich bringt, noch lange nicht voll ausgeschöpft.«

Die nächsten Schritte folgen sukzessive: In Arbeit sind derzeit spezielle Workflows für das Rechnungswesen, die Schadenregulierung und die Vertragsverwaltung. Ziel ist, die HAVA-Mitarbeiter auch in diesen Bereichen zu entlasten. Geplant ist darüber hinaus, die im Hause eingesetzte Versicherungssoftware mit dem ELO ECM zu verbinden. So sollen vor allem PDF-Dokumente rechtssicher im ECM archiviert werden.


Sabina Merk

Titelbild: Shutterstock.com/Vladru

 

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