Im Jahr 2016 beschloss RUCH NOVAPLAST, den Rechnungseingang zu automatisieren. Ein System für Enterprise Content Management (ECM) bildet das Fundament für die integrierte Lösung. Sie arbeitet eng verzahnt mit der eingesetzten kaufmännischen Software und kontextbezogen mit weiteren Applikationen.
Der Schwarzwälder Kunststoffspezialist RUCH NOVAPLAST ist ein innovatives und in Europa technologisch führendes Unternehmen für Produktlösungen aus Partikelschäumen. Er ist seit über 50 Jahren am Markt, beschäftigt 220 Mitarbeiter und stellt jährlich über 300 Neuprodukte her. Mit dieser Erfahrung entwickelt und produziert das Unternehmen Produktlösungen für die Fahrzeug-, Heizungs- und Lüftungsindustrie sowie für Anwendungen im Bereich Leichtbau, Hobby und Motorsport. Zur Unternehmensgruppe gehören neben RUCH NOVAPLAST und der Anlagengesellschaft RUCH INVEST das Produktionswerk MORAplast in der Tschechischen Republik und die Vertriebsgesellschaft POLYPRO in Frankreich. Damit ist das Unternehmen in Europa zu Hause und nutzt Synergien im Sinne seiner Kunden.
Als einer der ersten Lizenznehmer von Styropor hatten die Firmengründer schon sehr früh ein Gespür für Innovationen mit Potenzial. In dieser Tradition setzt das im badischen Oberkirch ansässige Unternehmen auch auf moderne Informationstechnologie – und mittlerweile auf eine integrierte Lösung für Enterprise Content Management (ECM). Diese hatte sich empfohlen, um das Rechnungseingangsmanagement im Zusammenspiel mit der kaufmännischen Software Microsoft Dynamics AX zu automatisieren und um die Ausgangsbelege rechtskonform digital zu archivieren.
Anforderungen passgenau erfüllt. Zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen nutzen die Schwarzwälder bereits seit vielen Jahren das ERP-System Microsoft Dynamics AX. »Das Aufkommen an Eingangsrechnungen ist jedoch stetig gestiegen. Zudem war die Zuordnung der eingehenden Rechnungen zu den entsprechenden ERP-Daten wenig komfortabel«, erinnert sich Mathias Schmälzle, Leiter Rechnungswesen/Controlling bei der RUCH NOVAPLAST GmbH + Co. KG. »Daher beschlossen wir im August 2016, ein ECM-System einzuführen. Nach einer umfassenden Marktrecherche fiel unsere Wahl auf ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office.«
Grund hierfür war, dass das System die Anforderungen passgenau erfüllte. Beispielsweise war es den Verantwortlichen ein Anliegen, dass die im ERP-System vorgehaltenen Daten weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen und sich automatisch mit der Rechnungseingangslösung abgleichen lassen. Ein Workflow sollte die Freigabe steuern. Kurz: Man wollte eine nahtlose Verzahnung der ERP- mit der ECM-Software sicherstellen sowie das kontextbezogene Arbeiten zwischen den Applikationen ermöglichen.
Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten und langjährigen ELO Business Partner MODOX wurde im Laufe der nächsten Monate eine komplette Rechnungseingangslösung implementiert. Sie basiert auf der installierten ECM-Software sowie der ELO Business Solution Invoice und wird durch verschiedene Module komplettiert. Dazu gehören neben dem DocXtractor zur intelligenten Dokumentenanalyse und -klassifikation auch die Integrationsplattform Business Logic Provider (BLP) zusammen mit Business Connect. Letzteres stellt dem Nutzer Informationen und Aktionen im Kontext direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung bereit. Im Verbund ermöglichen sie ein ganzheitliches Informationsmanagement, auch über Systemgrenzen hinweg.
»Mit der gewählten Konstellation war es uns möglich, innerhalb nur weniger Arbeitstage in den Live-Betrieb zu wechseln«, resümiert Schmälzle. »Die involvierten Mitarbeiter waren dank der intuitiven Benutzeroberfläche innerhalb weniger Stunden mit der Handhabung der Software vertraut. Mittlerweile will niemand mehr die neue Arbeitsweise missen«, ergänzt der Leiter Rechnungswesen/Controlling.
Automatisierte Abläufe sparen Zeit. Wunschgemäß ist es dem Unternehmen gelungen, den Rechnungseingangsprozess vollständig zu automatisieren. Seit der Produktivschaltung der Lösung erkennt das Klassifikationsmodul eingehende Rechnungen vollautomatisiert, klassifiziert sie und gleicht sie mit den Lieferanten- und Bestelldaten aus Microsoft Dynamics AX ab. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an das ECM-System übergeben und ein integrierter Workflow zur Rechnungsbearbeitung und -freigabe startet. »Dank der bereits im System vorhandenen Informationen gelangen die Dokumente automatisch zum richtigen, sprich für die Prüfung und Freigabe zuständigen Mitarbeiter. So verlieren wir keine Zeit und können beispielsweise Skontofristen besser einhalten«, erklärt Schmälzle.
Alle in der kaufmännischen Software generierten Ausgangsbelege werden über die intelligente Middleware BLP automatisch als PDF-Datei an das ECM-Archiv übergeben. Dort werden sie vollautomatisiert mit den entsprechenden Verschlagwortungsinformationen versehen und in der Ordnerstruktur an der jeweils richtigen Stelle rechtskonform archiviert. Im Anschluss ermöglicht Business Connect die nahtlose kontextbezogene Kommunikation zwischen den Anwendungen. In der dazugehörigen Sidebar lassen sich alle in Verbindung mit dem aktuellen Objekt stehenden Dokumente und Handlungsoptionen in Echtzeit anzeigen.
Auch der Geschäftsleitung und dem Controlling kommt die neue Lösung zugute: Sie erhalten über das in der Business Solution Invoice enthaltene Dashboard anpassbare Übersichten – und können die Informationen zum Rechnungseingang jederzeit in Echtzeit visualisieren und auswerten.
Fazit und Ausblick. Die gesteckten Ziele konnten mit der Einführung der ECM-Software sowie ihren Erweiterungsmöglichkeiten und Modulen termingerecht in weniger als sechs Monaten erreicht werden. Heute arbeiten bereits 50 Mitarbeiter mit dem ECM-System und profitieren von den Vorteilen der automatisierten Rechnungseingangslösung. Das Management des Schwarzwälder Traditionsunternehmens hat insbesondere die vielfältigen Möglichkeiten zur Datenvisualisierung und Analyse in Echtzeit zu schätzen gelernt.
Nicht zuletzt deshalb planen RUCH NOVAPLAST und MODOX bereits das nächste gemeinsame ECM-Projekt: Sämtliche Verträge im Unternehmen sollen künftig mit der Lösung für Vertragsmanagement des Stuttgarter ECM-Herstellers digital verwaltet werden. Im Zuge dessen ist zudem vorgesehen, den mobilen Zugriff auf das ECM-Archiv über Tablet-PCs und Smartphones zu realisieren. Hier soll die ECM-App »ELO for Mobile Devices« zum Einsatz kommen. Damit ist RUCH NOVAPLAST für die digitale Zukunft gerüstet.
Sabina Merk,
freie Autorin