Enterprise Content Management in der Logistik – Schlanke Arbeitsabläufe optimieren Kundenservice

Enterprise Content Management in der Logistik

Den Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit zu bieten, gehört zur Firmenphilosophie der Werner Spedition Transport & Logistik GmbH. Um diesen Anspruch auch in der Praxis umzusetzen, bedarf es schlanker und effizienter Geschäftsabläufe. Das Fundament hierfür liefert ein System für Enterprise Content Management (ECM).

Seit über 60 Jahren überzeugt die Werner Spedition Transport & Logistik GmbH aus dem badischen Appenweier mit vollständigem Service – vom Transport der Waren über die komplette Abwicklung der logistischen Abläufe, wie Lagerung, Kommissionierung und Distribution, bis hin zur Beratung bei der Entwicklung neuer Logistikprojekte. Mit 65 Mitarbeitern erzielt der Familienbetrieb einen Jahresumsatz von rund zehn Millionen Euro. Der moderne Fuhrpark garantiert kürzeste Laufzeiten für alle Sendungen sowie eine 24-Stunden-Laufzeit für alle EU-Länder im Komplettladungsbereich – inklusive jederzeitiger Standortbestimmung der Waren mittels moderner Telematik.

Aufgrund zunehmender Anfragen von Stammkunden, die ihre Rechnungen einschließlich der Frachtpapiere zeitnah per E-Mail zugestellt haben wollten, beschloss die Geschäftsleitung im Jahr 2012, auf digitale Archivierung und Dokumentenverwaltung umzustellen. Ziel war insbesondere, den Kundenservice durch einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente zu verbessern. Gleichzeitig sollten aber auch zahlreiche Geschäftsprozesse optimiert werden, so zum Beispiel in der Disposition und im Finanz- und Rechnungswesen. Nicht zuletzt ging es darum, mit kürzeren Arbeitsprozessen für mehr Produktivität zu sorgen und die Mitarbeitermotivation zu stärken.

Vertraute Bedienung macht den Unterschied. Nach einer umfassenden Marktsondierung entschied sich der mittelständische Logistiker im April 2013 für das ECM-System ELO-professional der ELO Digital Office GmbH. Die Software stellt leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, um die tägliche Arbeit zu bewältigen. Praktisch ist beispielsweise die nahtlose Integration von ECM-Funktionen in Microsoft-Office. Der Anwender kann diese aus seiner vertrauten Umgebung heraus nutzen, ohne Programmfenster zu wechseln. »Darüber hinaus überzeugten die Auftritte von ELO sowie dessen Business-Partner Informationstechnik Klumpp GmbH. Letzterer war als regionaler Ansprechpartner vor Ort unsere erste Wahl, denn für uns waren die kurzen Wege entscheidend«, erläutert Marco Werner, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei der Werner Spedition.

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Im Juli 2013 startete das Projekt unter der Federführung der Informationstechnik Klumpp. Nach rund zwei Wochen war die ECM-Software implementiert. Kleinere Anpassungen wurden noch in der darauf folgenden Testphase vorgenommen und der Probebetrieb mit den Echtdaten begann im Oktober 2013. Vor der Produktivschaltung waren zehn Mitarbeiter in einem rund vierstündigen Training im Umgang mit der Software geschult worden.

Weitgehend automatisierte Auftrags- und Rechnungsbearbeitung. Seit der Einführung des ECM-Systems läuft die Auftragsbearbeitung weitgehend automatisiert ab: Dabei lösen die per E-Mail eingehenden Bestellungen einen Speditionsauftrag in der im Hause eingesetzten Speditionssoftware KOMALOG aus. Dieser Auftrag wird über den sogenannten ELOLink ins ECM-Archiv transferiert. Der Link archiviert alle in Microsoft Windows selbsterzeugten Belege automatisch als TIF- oder PDF-Dateien.

Gleichzeitig fällt mit dem Auftrag der Startschuss für den Workflow ›Auftragsbearbeitung‹. Dessen erste Aufgabe besteht darin, die Bestellung dem jeweiligen Auftrag zuzuordnen. Bestellungen gehen zumeist per E-Mail ein und werden direkt aus Outlook abgelegt. Anschließend überwachen die ELO Automation Services (ELOas), wann die Ablieferbelege gescannt und archiviert werden. Deren Ablage übernimmt der ELOconnector; er sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach ausgelesen und verschlagwortet werden. Schließlich leiten die ELOas den Workflow automatisch zum nächsten Knoten »Auftragspapiere prüfen & Rechnung erfassen« in der Abrechnung weiter.

Hier lautet die Aufgabe, die Auftragspapiere auf Vollständigkeit zu prüfen. Fällt die Prüfung positiv aus, heißt es im nächsten Schritt, in KOMALOG die Rechnung zu erzeugen. Diese wird sodann automatisch über den ELOLink archiviert. Dies gilt auch für etwaige Gutschriften oder Stornobelege. Letztere haben die Besonderheit, dass sie den Workflow abbrechen. Über die Auftragsnummer werden alle Dokumente miteinander verknüpft, auch wenn sie sich in unterschiedlichen Ordnern befinden. Fehlen jedoch noch Dokumente, gelangt der Vorgang mit einer entsprechenden Bemerkung zurück an die Disposition.

Individuelle Sonderlösungen. Für besondere Aufgabenstellungen existieren die vier folgenden »Insellösungen«:

  • Schadensdokumentation: Schadensfälle werden anhand vorhandener Versicherungsprotokolle, Polizeiberichte und Bilder dokumentiert. Eigens dafür erstellten die Experten der Informationstechnik Klumpp eine Vorlage, auf deren Deckblatt die wichtigsten Daten zusammengefasst werden. Das komplette Schadensdossier wird dann als Stapel gescannt. Dabei wird das Deckblatt vom ELOconnector ausgelesen. Anschließend wird der Vorgang verschlagwortet im Archiv abgelegt.
  • Spesenabrechnungen: Die gleiche Vorgehensweise kommt hier zum Einsatz.
  • Vertragsmanagement: Alle Verträge mit Subunternehmern werden in ELOprofessional archiviert. Dabei wird jeweils ein Datum eingegeben, an dem die Software den Anwender über neue Aufgaben benachrichtigt, so zum Beispiel wenn ein Vertrag verlängert werden muss.
  • Eingangsrechnungen: Pro Tag werden etwa zwei bis fünf Rechnungen manuell verschlagwortet und anschließend im ECM-Archiv abgelegt.

Fazit und Ausblick. Das ECM-System läuft seit Oktober 2013 bei der Werner Spedition produktiv, wobei bisher zehn Arbeitsplätze damit ausgestattet wurden. Ende August 2014 befanden sich bereits rund 50.000 bis zu zehnseitige Dokumente im Archiv. -Damit ist das Gros an Altakten digitalisiert, im täglichen Betrieb kommen jedoch jährlich rund 30.000 neue Vorgänge hinzu. Insgesamt erfüllt das System die Erwartungen, wie Marco Werner betont: »Jetzt können wir nicht nur Kundenanfragen praktisch sofort beantworten, auch die Arbeitsprozesse wurden kürzer.«

Für September/Oktober steht die Anbindung des Lagers an die ECM-Software an. Die Personalabteilung folgt voraussichtlich im Januar.


Sabina Merk

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