Enterprise Content Management – Mehr Power für das Informations-Management

ECM – Mehr Power für das Informations-Management

Das Elektrizitätswerk der Stadt Zürich (ewz) erbringt verschiedenste Dienstleistungen für seine Kunden. Daraus resultieren enorme Mengen an Daten und Dokumenten. Zusätzlich wächst die Komplexität der Verträge, etwa aufgrund (neuer) gesetzlicher Vorschriften. Um den Überblick zu bewahren und die Effizienz bei der täglichen Arbeit zu erhöhen, setzt das ewz auf ein System für Enterprise Content Management (ECM).

Das ewz versorgt seit 1892 die Stadt Zürich und Teile des Kantons Graubünden mit Strom. Die städtische Dienstabteilung gehört zum Departement der industriellen Betriebe. Über 1.100 Mitarbeiter sind für etwa 223.000 Kunden im Einsatz. Zur sicheren und ökologischen Stromversorgung investiert das Elektrizitätswerk massiv in den Ausbau und die Förderung erneuerbarer Energien. Seine Energie bezieht es aus 14 Wasserkraftwerken, sechs Windparks, einer Brennstoffzelle und rund 300 Solaranlagen. Darüber hinaus bietet der Bereich Telecom rund 80.000 Privat- und Geschäftskunden in Zürich über verschiedene Provider Anschlüsse für TV, Internet und Telefon. Last but not least betreut das ewz die öffentliche Beleuchtung inklusive der öffentlichen Uhren in der Stadt an der Limmat. Die Organisation zählt zu den zehn umsatzstärksten Energiedienstleistern der Schweiz.

100-jährige Verträge verwalten. Die vielfältigen Dienstleistungen und der große Kundenstamm bringen enorme Mengen an Daten und Dokumenten mit sich. Gesetzliche Vorschriften und das wachsende operative Geschäft bei den neuen Geschäftsfeldern erneuerbare Energien, Energiedienstleistungen und Telecom führen zusätzlich zu einer höheren Komplexität bei den Verträgen. »Diese Verträge gilt es im Überblick zu behalten und effizient zu bewirtschaften«, erläutert Christian Würmli, Senior Projektleiter IT beim ewz. Aber wie gelingt das bei Tausenden von Dokumenten? Wie findet man einen konkreten Vertrag wieder? Und wie weiß man, welcher Vertrag abläuft? Zumal die Verträge des ewz eine Laufdauer von 100 Jahren erreichen können.

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Hier kommt die ECM-Software ins Spiel. Bevor das ewz ein ECM-System einführte, erfolgte die Verwaltung der Verträge über ein System, das eigentlich gar nicht dafür gedacht war. An die neue Software stellte das Projektteam hohe Ansprüche: »Wir wollten den gesamten Lebenszyklus von Verträgen verwalten. Weiter wünschten wir uns  zweckmäßige Prozesse mit klaren Dokumentations- und Archivierungsregeln«, so Würmli. Es sei ihnen zum Beispiel wichtig, dass sie je nach Vertrag das Vier- oder Sechs-Augenprinzip einhalten könnten.

Aufgrund einer Vorgabe der Stadt Zürich hat das ewz Anfang 2013 stufenweise die Software ELOenterprise des Stuttgarter ECM-Herstellers ELO Digital Office eingeführt. Die Stadt setzt bereits seit längerem ganz auf die ECM-Software. Tatkräftige Unterstützung bei der Implementierung leistete der von ELO empfohlene IT-Dienstleister Advellence Solutions AG.

»Mit der ECM-Software können wir unsere Individualverträge – das sind 25.000 an der Zahl – effizient archivieren und überwachen«, so der Projektleiter. Dabei handelt es sich um spezielle Abkommen mit Kunden und Lieferanten, wie zum Beispiel Dienstbarkeitsverträge im Leitungsbau. »Die Verwaltung dieser Verträge ist anspruchsvoller als die Abkommen für das Massengeschäft ›Strom‹«, ergänzt Würmli. Das Lifecycle-Management dieser mit Hilfe des ECMSystems verwalteten Verträge umfasst mehrere Schritte – von der Initialisierung und Verhandlung über das Einscannen und Archivieren der Dokumente bis hin zur Vertragserfüllung und Vertragsüberwachung.

Mehr Transparenz dank zentralisierter Datenverwaltung. »Wir haben eine ideale Lösung erhalten«, berichtet ein zufriedener Würmli. »Nun ist die Datenverwaltung einheitlich und zentral organisiert. Dank der integrierten Suchfunktion sind die Recherchezeiten wesentlich kürzer. Außerdem profitieren wir von einem einfach zu bedienenden System mit Integration in die Microsoft-Welt, weniger Medien- und Systembrüchen sowie einer automatisierten Vertragsüberwachung«, fasst der Senior Projektleiter IT den Hauptnutzen des ECM-Systems zusammen.

Bei der Umsetzung unterstützte die Advellence Solutions AG von A bis Z. Der IT-Dienstleister erweiterte die ECM-Software im Zuge dessen auch um individuelle Zusatzfunktionen. So zum Beispiel um eine Report-Funktion für die Fristenkontrolle von Verträgen. Oder um eine Schnittstelle zur Fachanwendung für den automatisierten Import von Metadaten und gescannten Dokumenten. Bei der Implementierung zeigte sich: »Es ist effizienter, für die einzelnen Anwendergruppen standardisierte statt maßgeschneiderte Lösungen zu verwenden«, meint Würmli. Zudem reduziere man ihm zufolge den Aufwand, wenn man das Berechtigungskonzept möglichst einfach halte.

Schrittweises Vorgehen unter Einbindung der Mitarbeiter. Für die ECM-Einführung nahm sich das ewz ein Jahr lang Zeit. »Wir analysierten in einer ersten Phase die Ausgangslage und Bedürfnisse. Anschließend entwarfen wir ein Konzept zur Implementierung«, skizziert Würmli die wichtigsten Schritte. Eine Herausforderung bestand darin, die Daten vom bisherigen in das neue ECM-Archiv zu migrieren. Doch auch dieser Schritt verlief reibungslos. An der Infrastruktur wurden keine Änderungen vorgenommen.

Weiter war es dem Projektleiter und seinem Team ein großes Anliegen, die Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen. Das habe die Akzeptanz für das Projekt entscheidend gefördert. Die Mitglieder der Geschäftsleitung hat Würmli persönlich informiert. Denn auf die Unterstützung des Managements war das Projektteam angewiesen. Außerdem war es dem Projektteam wichtig, die internen Fachleute für ELOenterprise zu gewinnen. Diese sogenannten Power-User erhielten eine eintägige Schulung, um dann ihrerseits ihre Teams in das Handling einzuweisen. »Dieses Train-the-trainer-Prinzip hat sich sehr bewährt«, sagt Würmli. Heute nutzen 400 ewz-Mitarbeiter das ECM-System.

Ausblick und Fazit. Mit der Software ist Würmli sehr zufrieden: »Sie erfüllt ihre Aufgaben bestens und genießt bei der Belegschaft eine hohe Akzeptanz.« Das E-Werk strebt nun die Verzahnung mit anderen Systemen und Fachanwendungen wie SharePoint oder SAP an. Interessant ist zudem die ECM-App »ELO for Mobile Devices«, da das Bedürfnis nach Mobilität gewachsen sei. So wollen immer mehr Mitarbeiter von ihrem Smartphone oder Tablet-PC auch von unterwegs auf die Daten zugreifen.


Sabina Merk
Bilder: © ewz

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