Enterprise Content Management – MTU schaltet den Turbo ein

Enterprise Content Management – MTU schaltet den Turbo ein

Bei MTU Onsite Energy war die Ablage nicht mehr zeitgemäß beziehungsweise zukunftsfähig. Nicht nur waren die Durchlaufzeiten insgesamt zu hoch, schwierig war auch der zeitnahe Zugriff auf benötigte Dokumente. Um wirtschaftlicher zu arbeiten, setzt das Unternehmen seit 2013 auf Enterprise Content Management (ECM) und die enge Verzahnung mit der kaufmännischen Software.

Das zunehmende Bevölkerungs- und Wirtschaftswachstum führt zu einem stetig steigenden Energiebedarf. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, bietet MTU Onsite Energy – eine der Kernmarken der Rolls-Royce Power Systems AG – Produkte und Dienstleistungen für wirtschaftliche und zuverlässige Energielösungen. Das Unternehmen mit Sitz in Augsburg liefert komplette Systemlösungen zur Energieversorgung – von Anlagen für Notstrom-, Grund- und Spitzenlastversorgung bis hin zu leistungsfähigen Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen.

MTU Onsite Energy bietet aber mehr als Produkte und Leistungen, Technik und Technologie. Vielmehr zählen Werte wie Leistungsstärke, Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit, Kundennähe, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit. Die innovativen Lösungen stehen für eine bessere und nachhaltige Energieversorgung.

Schnellere Durchlaufzeiten dank ECM. Um diesen Ansprüchen auch künftig gerecht zu werden, wollte MTU Onsite Energy das Handling der stetig wachsenden Papierflut modernisieren. »Die bis Ende 2012 praktizierte manuelle Ablage führte mehr und mehr zu Problemen. Nicht nur waren die Durchlaufzeiten insgesamt zu hoch, schwierig war auch der zeitnahe Zugriff auf benötigte Dokumente und mitunter verschwanden sogar Projektfreigaben«, erläutert Andreas Löffler, SAP-Administration, MTU Onsite Energy. Daher beschlossen die Verantwortlichen, ein ECM-System einzuführen, das in engem Zusammenspiel mit der eingesetzten Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP) SAP agieren sollte.

  • Nach umfassender Marktevaluation fiel die Entscheidung für das ECM-System ELOprofessional des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office. Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner Applied International Informatics wurden folgende Zielvorgaben definiert:
  • Die Dokumente sollten über den SAP ArchiveLink direkt aus dem SAP-System in das ELO ECM-Archiv transferiert, verschlagwortet und revisionssicher abgelegt werden.

Ein unternehmensweiter Workflow (»ProjektSonderfreigabe«) sollte für interne Prozesse erstellt und eingerichtet werden.

Das Projekt startete Ende 2012 und wurde vom ELO Business-Partner innerhalb von nur acht Wochen umgesetzt. Die rund 100 ECM-User waren in rund zwei Tagen im Umgang mit dem ECM-System geschult. Seither können sie deutlich schneller auf Anfragen von Kollegen oder Kunden reagieren und beispielsweise Aufwände kalkulieren oder Angebote erstellen.

Workflow »ProjektSonderfreigabe«. Ein wichtiger Teilschritt bei der Einführung des ECM-Systems war die Einrichtung des Workflows. Dieser erstreckt sich über die fünf Fachabteilungen Vertrieb, Technik, kaufmännischer Bereich, Service und Logistik mit ihren jeweiligen Unterabteilungen. Geht nun eine Kundenanfrage ein, startet automatisch ein Prozess, der die Machbarkeit sowie den zeitlichen und finanziellen Aufwand prüft. Im Zuge dessen wird transparent und nachvollziehbar entschieden, ob der Kunde ein Angebot erhält. Hierfür bekommen alle Beteiligten die zur Anfrage gehörigen Dokumente im Anhang.

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Initiiert wird der Workflow durch den Vertrieb. Dessen Mitarbeiter stellen die Projektdaten bereit und legen fest, welche Fachabteilungen benötigt werden. So kommt ein dynamischer, auf die jeweilige Anfrage zugeschnittener Workflow zustande. Die einbezogenen Unterabteilungen wie beispielsweise Technik-Konstruktion tragen dann in Formularmasken die für sie relevanten Entscheidungskriterien wie Standardbedingungen oder Abweichungen davon ein. Anschließend erreicht der Workflow die zuständigen Fachabteilungsleiter, welche die Eingaben prüfen und bei Einverständnis freigeben – die endgültige Freigabe erfolgt durch die Geschäftsleitung. Darüber wird der Workflow-Initiator im Vertrieb informiert, außerdem erhält er automatisch alle erforderlichen Daten zum Projekt. Zum Abschluss wird der gesamte Workflow einschließlich aller ausgefüllten Formulare und angehängten Dokumente archiviert.

Zweiter Workflow »SAP HR Add-on«. Aufgrund der positiven Resonanz der Mitarbeiter kam auch in anderen Fachabteilungen der Wunsch auf, Workflow-gestützt zu arbeiten. So zum Beispiel in der Personalabteilung. Daraufhin entwickelte und implementierte der ELO Business-Partner das »SAP HR Add-on« für das Personalmanagement und koppelte es mit dem SAP Human-Resources (HR)-System. Somit lassen sich nun zum Beispiel auch Urlaubsanträge über einen ELO-Workflow abbilden und automatisiert in die SAP HR-Systeme zurückschreiben.

Das ELO Add-on beinhaltet Standard-Workflows, Reporting- und Kalenderfunktionalität, digitale formularbasierte Personalakten sowie Outlook-Integration. Der Vorteil: Die Prozesse werden über das Workflow-System abgebildet und die Anwender sind in der Lage, über die jeweilige Personalakte direkt auf alle Dokumente zuzugreifen. Dank der flexiblen Archivstruktur können die Personalakten unterschiedlichste Dokumente wie Bewerbungen, Zeugnisse, Bilder oder Formularanträge enthalten. Zum Abschluss werden alle Daten automatisch mit dem SAP HR-System synchronisiert.

Derzeit ist das Add-on nur für das ELO ECM-System in Kombination mit SAP ausgelegt. Es lässt sich jedoch mit geringem Aufwand an jedes beliebige ERP- oder HR-System anpassen.

Fazit und Ausblick. Inzwischen arbeiten bei MTU Onsite Energy etwa 120 Mitarbeiter mit ELOprofessional, davon rund 40 in der ProjektSonderfreigabe und 80 in der Personalabteilung. Mittlerweile sind circa 10.000 Vorgänge revisionssicher archiviert. Alle Unterlagen sind nun per Mausklick in Sekunden aufrufbar – ohne langwierige Suche. Dank der digitalen Archivierung können die Sachbearbeiter jederzeit auf bereits vorhandene Anfragen zugreifen.

Die Nutzer profitieren insgesamt von einer deutlichen Entlastung, die Arbeit geht einfacher, transparenter und schneller von der Hand. Daher ist geplant, 2015 weitere Projekte auf das ELO ECM-System zu portieren.


Sabina Merk
Titelbild: © ra2studio/shutterstock.com 

 

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