ERP als zentrale Integrationsplattform für kollaboratives Projektmanagement

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In Zeiten zunehmend komplexer Prozesse und immer schnellerer Informationsflüsse gewinnen intelligente Systeme und Projektmanagement-Tools, die ein kollaboratives Arbeiten ermöglichen, an Bedeutung. Der ganzheitliche Ansatz solcher leistungsfähigen IT-Lösungen unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen, ihre Aufgaben, Termine und Dokumente effizient zu verwalten und Projekte professionell zu organisieren. 

Umfangreiche und häufig verflochtene Projekte bringen vielschichtige Aufgaben mit sich und fordern den Projektmanagement-Tools einen hohen Leistungsumfang ab. Schaut man über den Tellerrand eines Projekts hinaus, kommt es auf eine Plattform an, die den Unternehmen eine effektive Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams und eine reibungslose Kommunikation gestattet. Deshalb muss eine moderne Projektmanagement-Software mehr als nur Terminplanung können: Sie sollte die Projektstruktur über einen Strukturplan abbilden, die Mitarbeiter und Ressourcen den Aufgaben und Aktivitäten zuordnen und die Kosten mittels einer Vor-, laufenden und Nachkalkulation überwachen können. Des Weiteren müssen sich sowohl die Projektstruktur als auch der Projektablaufplan visuell darstellen lassen.

Projektmanagement-Tools gibt es auf dem Markt inzwischen viele. Während der Einsatz autarker Spezialsoftware oder eigenentwickelter Lösungen häufig redundante Datenhaltung und aufwendige Schnittstellen mit sich bringt, schafft ein vollständig in ein ERP-System integriertes Projektmanagement beachtliche Synergien im Arbeitsalltag.

Vernetzung von Projektmanagement und ERP. Bei der Planung und Abwicklung von Projekten in einer einheitlichen Unternehmenssoftware findet ein Zusammenspiel mehrerer Prozesse, Funktionsbereiche und Datenquellen projekt- und unternehmensübergreifend statt und es ergeben sich für alle Beteiligten viele Vernetzungspotenziale:

  • Zentral gepflegte Daten können bi-direktional genutzt werden: So kann direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus ein Fertigungsauftrag erzeugt und umgekehrt, ein im Tool für Produktionsplanung und -steuerung erstellter Fertigungsauftrag einem Projekt zugeordnet werden.
  • Unmittelbar aus dem Projektmanagement heraus können auch projektrelevante Termine und Aufgaben für die Mitarbeiter erstellt und automatisch im unternehmensweiten Terminkalender eingetragen werden.
  • Die Materialplanung lässt sich termingetreu und ohne zeitliche Verzögerungen an die Disposition übergeben.
  • Die Ablage projektbezogener Dokumente und der Zugriff darauf können – im Rahmen jeweiliger Berechtigungen – jederzeit bereichsübergreifend stattfinden.
  • Umfangreiches Projektcontrolling ist jederzeit möglich: Auf Grundlage des im ERP vorhandenen Datenbestands können laufende Plan-Ist-Vergleiche durchgeführt und Kostenabweichungen frühzeitig erkannt werden. Hierbei ist es möglich, in Echtzeit auf  Werte bis auf die unterste Detailebene (etwa die Materialkosten einer Aktivität oder die Leistungskosten einer Ressource) zurückzugreifen.
Kollaboratives Projektmanagement und seine Vernetzung mit anderen Funktionsbereichen der integrierten ERP-Software caniasERP.

Kollaboratives Projektmanagement und seine Vernetzung mit anderen Funktionsbereichen der integrierten ERP-Software caniasERP.

Projekte, Dokumente und Kommunikation in einem System. Beinhaltet ein ERP-System von Beginn an ein eigenes, vollständig integriertes Projektmanagement-Tool, steht dieses im Idealfall im Mittelpunkt aller anderen Module und kommuniziert mit diesen. Dabei umfasst seine prozesstechnische Integration den kompletten Zyklus – vom Vertrieb über die Materialbeschaffung und den Einkauf bis hin zur Produktionsplanung und -steuerung. Zusätzliche systemeigene Funktionsbereiche fungieren hierbei als Informationslieferant und -empfänger. So ist es in der Gesamtlösung canias-ERP der Industrial Application Software GmbH. In diesem ERP-System lässt sich auf Basis eines Vertriebsbelegs ein neues Projekt erstellen oder eine Projektsimulation starten. Dabei berücksichtigt das Projektmanagement-Tool die Liefertermine aus dem Einkauf und hinterlegt diese als eine neue Terminierung im Ablaufplan. Seine Integration in die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) gestattet darüber hinaus eine gegenseitige Bedarfsdeckung: Deckt ein Projekt den im Funktionsbereich PPS entstandenen Bedarf, so besteht die Möglichkeit, den Fertigungsauftrag so zu planen, dass dieser erst nach Ende des Projekts startet. Gleichzeitig können im Projektmanagement-Tool Fertigungsaufträge erstellt werden, die den Bedarf eines Projekts decken sollen.

Mit einem integrierten Dokumentenmanagement lassen sich alle Dokumente mit einem eindeutigen Bezug zum jeweiligen Projekt zentral speichern und stehen für den Zugriff aus anderen Modulen des ERP-Systems zur Verfügung.

Über die Organisation von Projekten und Dokumenten hinaus übernimmt das kollaborative ERP-System auch eine unternehmensübergreifende Kommunikation und Koordination. Werden etwa den im Projektablaufplan definierten Aktivitäten Ressourcen und Mitarbeiter zugeteilt, so ergeben sich daraus konkrete Aufgaben. Diese werden den jeweils zugeordneten Mitarbeitern automatisch im Aufgabenmanager der integrierten Kommunikationslösung (Groupware) angezeigt und im Terminkalender eingetragen. Damit erfährt jeder Mitarbeiter frühzeitig, wann er für welche Aufgabe eingeplant ist. Zu Buchhaltungs- und Analysezwecken kann ein integriertes Projektmanagement-Tool auch Daten (etwa im Materialstamm hinterlegte Preise) an Business-Intelligence-Lösungen oder die systemeigene Finanzbuchhaltung übergeben.

ERP als zentrale Integrationsplattform: Mehrwert für das Unternehmen. Eine kollaborative Unternehmenssoftware, die als eine zentrale und einheitliche Plattform eingesetzt und »gelebt« wird, unterstützt die Mitarbeiter dabei, Prozesse effizient abzuwickeln und relevante Informationen in Echtzeit zu nutzen. Das Management profitiert seinerseits vom Zugewinn an Reaktionsfähigkeit: Denn schnelle und gleichzeitig zuverlässige Aussagen sowie frühzeitige Signale bei geschäftskritischen Unternehmensentwicklungen tragen in einem hohen Maß zu einer agilen Unternehmenssteuerung bei. Welcher Nutzen auf operativer Ebene und für die Unternehmensführung konkret entstehen kann, ist nachfolgend dargestellt.

 

Nutzen für die Mitarbeiter

  • Entwicklung/Anschaffung und Verwaltung von Schnittstellen zu externen Softwaresystemen entfällt
    –Einsparung von Kosten und Zeit
    –Reduktion potenzieller Fehler bei der Datenübertragung und konsistenter Datenbestand.
  • Abteilungsübergreifende Suche und berechtigungsabhängiger Zugriff auf alle projektbezogen hinterlegte Dokumente.
  • Unterstützung bei der Projektplanung
    –Aufdeckung von Zeitersparnissen, Engpässen und Terminkonflikten
    –Visuelle Darstellung des Struktur- und Ablaufplans (Gantt-Diagramm).
  • Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter über ihre Aufgaben sowie deren Änderungen.
  • Vollständige Integration des Projektmanagements in die ERP-Software
    –Materialplanung über Dispositionsmodul
    –Erstellung von Fertigungsaufträgen direkt aus dem Projektmanagement heraus
    –Kontierung von Bestellungen des Einkaufs auf ein Projekt
    –Kontierung von Vertriebsbelegen auf ein Projekt.
  • Direkte Rückmeldung aufgewendeter Zeiten auf einzelne Aktivitäten oder Ressourcen (diese dienen auch als Erfahrungswerte für die Zukunft).

Nutzen für das Management

  • Laufende Kalkulation bietet eine solide Entscheidungsgrundlage
    –  Jederzeitige Auskunft und Übersicht über die aktuelle Kostensituation
    –  Automatischer, stetiger Soll-Ist-Vergleich und Beobachtung von Entwicklungen im Zeitverlauf
    –  Nutzung der Werte als Basis für Folgeprojekte.
  • Übersicht über Projektänderungen auf Grundlage von Baselines (Momentaufnahmen der Projektzustände – sowohl bezogen auf Ablaufplan als auch auf Kosten).
  • Reduktion von Kosten
    –  Wegfall von Schnittstellen senkt IT-Kosten
    –  Zeitersparnisse durch bereichsübergreifende Automatismen und Freisetzung von Mitarbeiterkapazitäten für wertschöpfende Aufgaben.

 

Was bei einem kollaborativen Projektmanagement zu beachten ist. Bei allen Vorteilen eines vollständig in ein ERP-System integrierten Projektmanagement-Tools sollten Unternehmen, die einen solchen Ansatz verfolgen wollen, ein paar wichtige Faktoren im Vorfeld beachten.

Das Projektmanagement sollte nicht auf die Einführung einer Software reduziert werden, denn eine erfolgskritische Voraussetzung für den Einsatz eines neuen IT-Systems war schon immer seine Akzeptanz unter allen Projektbeteiligten. An dieser Stelle ist von grundlegender Bedeutung, die Teams und deren Verantwortliche zu bestimmen und die einzelnen Aufgaben sowie Zuständigkeiten innerhalb des Teams möglichst eindeutig festzuhalten. Fachlich ist dafür zu sorgen, dass am Projekt beteiligte Mitarbeiter über die notwendigen Kenntnisse der Projektmanagementwerkzeuge verfügen.

Insbesondere mit knappen IT-Budgets ausgestattete KMUs sollten sich über die Kostenaspekte im Klaren sein: Bei der Anschaffung eines integrierten Projektmanagement-Tools können – je nach Abrechnungskonzept des Anbieters – Kosten für Lizenzen, zusätzliche Schulungen und Einarbeitung sowie mögliche Anpassungen an die individuellen Arbeitsprozesse entstehen. Bei kleineren Projekten muss ohnehin eine Abwägung des Nutzens mit dem erhöhten administrativen Aufwand erfolgen.

Größere Unternehmen mit einem umfangreichen und möglicherweise internationalen Projektgeschäft müssen darauf vorbereitet sein, dass eine weitläufige Vernetzung von Prozessen, Informationen und Organisationseinheiten in der Regel auch eine hohe Komplexität mit sich bringt. Aber auch diese Komplexität ist keine unlösbare Aufgabe und kann beispielsweise mit unternehmensübergreifend genutzten Cockpits auf ein beherrschbares Maß reduziert werden: Kollaborative Cockpits stellen wesentliche Informationen zentral zur Verfügung und verschaffen damit einen 360-Grad-Überblick. Heutzutage stehen insbesondere interaktive, benutzerindividuelle Cockpits hoch im Kurs, welche die Einbindung beliebiger Indikatoren gestatten.

Bedenken Unternehmen diese Aspekte, kann ihnen ein ERP-System mit den integrierten Zusatztools für Projekt- und Dokumentenmanagement sowie Kommunikation eine große Erleichterung schaffen. Insbesondere in der heutigen digitalen Welt bieten ihnen intelligent genutzte Informationen und effiziente Geschäftsprozesse einen zuverlässigen Weg, den Projekterfolg zu sichern. Denn letztendlich ist Projektmanagement nichts anderes, als eine Kultur, die unternehmensweit gelebt werden will.


autor_anna_seelAnna Seel ist PR-Managerin
und Pressesprecherin bei
Industrial Application Software GmbH
in Karlsruhe

 

Titelbild: © Kraphix/shutterstock.com