Nicht immer bringt die Einführung eines neuen ERP-Systems den gewünschten Erfolg. Fehlt dem IT-Partner die Lösungs- und Branchenkompetenz, muss er ausgewechselt werden, um einen nachhaltigen Projekterfolg sicherzustellen.
Die Jeremias-Gruppe im bayerischen Wassertrüdingen hat ihren Ursprung in einer 1970 gegründeten Firma für Schornsteinsanierungen. In der 1984 gegründeten Jeremias GmbH stellte das Unternehmen die benötigten Abgasleitungen aus Edelstahl selber her. Heute ist die Gruppe ein global aktiver Hersteller von Edelstahlschornsteinen und modularen Abgasleitungen. In weltweit sieben Produktionsstätten in Deutschland, Polen, Spanien, Russland, Tschechien und den USA, neun Handelsniederlassungen und zahlreichen Vertriebspartnern national und international bietet Jeremias über 80 verschiedene CE-zertifizierte Systeme für private und gewerbliche Anwendungen sowie freistehende Stahlschornsteine mit bis zu drei Metern Durchmesser.
Maxim Munvez, Team Leader Global Projects, erläutert: »Die einzelnen Produktionsstandorte produzieren auch international, aber vor allem auf die lokalen Anforderungen abgestimmt, weil viele spezielle Regularien stark länderbezogen sind.« Das Werk in Polen hat sich auf Standardschornsteinelemente spezialisiert, mit denen es die gesamte Gruppe beliefert, die deutschen Betriebe produzieren vor allem individuelle Spezialanfertigungen. Während sich die Jeremias-Gruppe auf das B2B-Geschäft spezialisiert hat, also etwa den Verkauf an Bauunternehmen, konzentriert sich die 1992 gegründete hundertprozentige Tochterfirma SES – Stefan Engelhardt Schornsteine – auf industrielle Schornsteinlösungen etwa für Kraftwerke und Blockheizkraftwerksysteme. Die komplette Gruppe beschäftigt über 1.000 Mitarbeiter bei etwa 100 Millionen Euro Jahresumsatz.
Zukunftssicheres System. Als 2006 die Niederlassung Polen komplett neu aufgebaut wurde, entschied sich die Firmenleitung für das ERP-System Microsoft Dynamics NAV als Unternehmenssoftware. »Dieses System war für uns ein zukunftssicheres System, das zudem auch die Anforderungen der Jeremias-Gruppe zum weitaus größten Teil abbildete«, so Munvez. Bereits ein Jahr später führte man das System auch in Deutschland ein. Allerdings musste man dabei die Standardlösung für den Projektfertiger SES stark modifizieren, sodass am Schluss Jeremias und SES in völlig unterschiedlichen Prozessen arbeiteten und die Anpassungen stark vom Dynamics-NAV-Standard abwichen. »Mit zunehmendem Unternehmenswachstum erkannten wir, dass unser IT-Partner nicht die Lösungskompetenz bot, die wir brauchten. Schließlich wollten wir Lösungen aufbauen, die uns auch künftig ein ungehindertes Wachstum ermöglichten und die wir auch auf andere Niederlassungen übertragen können«, erinnert sich Munvez.
So testete man auf der Basis eines Lastenhefts von fast 100 Seiten eine Reihe von Microsoft-Partnern und ließ sich die verschiedenen Lösungsansätze präsentieren. »Definitiv entschieden wir uns für die Cosmo-Consult-Gruppe. Dort fühlten wir uns am besten verstanden und beraten und die Lösungsansätze entsprachen am ehesten unseren Wünschen«, bekräftigt Munvez. Die Cosmo-Consult-Gruppe, Anbieter von Business-Softwarelösungen auf Basis von Microsoft Dynamics und Branchenspezialist für die Fertigungsindustrie, projektorientierte Dienstleister sowie die Zulieferindustrie und Europas größter Microsoft-ERP-Partner, bot einfach mehr. »Die Auftragsfertigungslösung mit ihrem Konstruktionsmodul und ihren speziellen Funktionalitäten nutzt vor allem SES. Aber dabei bleiben wir stets im Standard und reduzierten die Anpassungen auf ein Minimum. Damit können alle arbeiten«, nennt Munvez ein Beispiel.
Standard mit integrierten Branchentools. Wegen der hohen Komplexität und Individualität der beiden Unternehmen beschloss man, die neue Lösung nacheinander zu implementieren. Vor knapp vier Jahren führte man als erstes bei SES Dynamics NAV 2009 R2 und vor allem das Cosmo-Consult-Modul cc|auftragsfertigung auf einer separaten, eigenständigen Datenbank ein. Direkt im Anschluss führte man das Projekt bei Jeremias durch, bei dem Dynamics NAV 2013 mit weiteren Cosmo-Consult-Modulen wie cc|textmodul für einen individuellen Textaufbau eingesetzt wurde. »Diese Tools unterstützen unsere Prozesse noch weiter und optimieren sie«, führt Munvez an. Im letzten Schritt wurden dann beide Datenbanken wieder vereinigt. Das gesamte Projekt zog sich aufgrund seiner großen Komplexität und starken Herausforderungen über zweieinhalb Jahre hin, bis man die einheitliche Lösung schließlich ohne Probleme im Mai 2014 starten konnte.
Mit den in den Dynamics-NAV-Standard integrierten und von Microsoft zertifizierten Branchenmodulen von Cosmo Consult arbeitet Jeremias heute zu über 90 Prozent im Standard. Den Rest bilden Module ab, die die IT-Abteilung selbst aufgebaut hat. Vor allem bei SES sind die Prozesse jetzt viel effizienter gestaltet. Früher war es nicht ohne weiteres möglich, Zeiten sowie verbrauchte und produzierte Güter zu erfassen. Zwischen Konstruktion und ERP-System gab es keine Verbindung, heute überträgt ein Tool die Konstruktionszeichnungen problemlos an Dynamics NAV. »Wir haben eine Transparenz und Effizienz geschaffen, die es vorher nicht gab. Durch den nahtlosen Übergang von einem Kundenauftrag zu einem Konstruktionsauftrag und anschießend zum Produktionsauftrag sehen wir zu jedem Zeitpunkt den Projektstand«, fasst Munvez zusammen.
Einsparungen und Flexibilität. Vor allem ist das neue ERP-System eine Basis für die Zukunft. »Wird eine neue Niederlassung gegründet, können wir jetzt dort eine internationale Lösung einsetzen, die durchdacht ist und in Zukunft auch vom Anbieter weiterentwickelt wird. Und wir können unsere Investitionen klar planen, da wir einen Standard einsetzen, der keine umfangreichen Anpassungen erfordert«, ist sich Munvez sicher und fährt fort: »Wir haben zudem durch unsere Strukturierungsprozesse eine Flexibilität, die wir vorher nicht kannten.« Dies wird unter anderem durch die Einbindung der Konstruktion in die NAV-Prozesse erreicht. Von einem Industrie-Schornstein etwa müssen Zeichnungen erstellt und Stücklisten aus mehreren Hundert Positionen generiert werden. Die Struktur ist entsprechend detailliert aufgebaut und wird eins zu eins ins ERP-System übertragen. Dort entstehen dann die Fertigungsaufträge, die wiederum Teilfertigungsaufträge enthalten können. »Wir sparen viele Stunden bei jedem Projekt und eine Fehlerquote gibt es praktisch nicht mehr«, meint Munvez.
Auch das Anfragemanagement von Cosmo Consult trägt zum Projekterfolg bei. Jeremias und SES arbeiten für die unterschiedlichen Artikelkomponenten mit vielen Lieferanten zusammen. Im Anfragemanager kann man nun Produkte hinterlegen, deren Preise man anfragen möchte. Mit wenigen Klicks erstellt der Manager die Anfrage an alle in Frage kommenden Lieferanten und versendet sie. Eingehende Angebote erfasst er ebenfalls und zeigt über eine Matrix, welchen Preis welcher Lieferant für welchen Artikel bietet. So kommen noch etliche weitere Tools wie die mobile Lösung cc|mobile solution zum Einsatz. Wegen des bisherigen Erfolgs will man in naher Zukunft auch noch weitere Standardlösungen einsetzen. Munvez denkt an ein MES zur Betriebsdatenerfassung und eine Master-Data-Management-Lösung wie das Intercompany-Tool cc|intercompany zum verbesserten Master-Daten-Management zwischen den Niederlassungen sowie einen Ausbau des Produktkonfigurators.
Fazit. Im Laufe der Zeit sollen möglichst alle Niederlassungen in Microsoft Dynamics NAV eingebunden werden. Dazu wird eine Blueprint-Lösung mit Dynamics NAV 2016 aufgebaut. Die stellt dann die Basis für bestehende sowie neue Niederlassungen etwa in Frankreich, den USA und in der Tschechischen Republik dar. Konkrete Überlegungen gibt es zurzeit für die Niederlassungen in Kroatien, Russland und den USA. Auch hier rechnet man mit der Unterstützung durch Cosmo Consult. Auch wenn der Microsoft-Partner trotz seiner starken Expansion in den letzten Jahren noch nicht überall vertreten ist, übernimmt er bei internationalen Projekten als Generalunternehmer die Projektverantwortung auf der Partnerseite.
Maxim Munvez lobt die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner und charakterisiert sie wie eine Beziehung, an der man ja auch immer wieder arbeiten muss: »Die Projekte, die wir gemeinsam hatten, waren ausgesprochen komplex und dauerten mehrere Jahre. Wenn es darauf ankam, haben wir stets Unterstützung bekommen. Zusammengefasst wissen wir heute, dass wir den richtigen Dienstleister gewählt haben.«