Gemischte Dienstreisen: Abrechnung der Fahrtkosten

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Kombiniert der Arbeitnehmer eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt, so hängt der Abzug der Fahrtkosten unter anderem davon ab,

- ob der Arbeitnehmer die Dienstreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, der auch die Kosten der Reise übernimmt, oder

- ob der Arbeitnehmer die Dienstreise (beispielsweise eine Fortbildung) außerhalb seiner Arbeitszeit unternimmt und die Aufwendungen selbst trägt. Er kann die beruflichen Aufwendungen, die er selbst getragen hat, als Werbungskosten geltend machen.

Trägt der Arbeitnehmer die Aufwendungen selbst und kombiniert er seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann muss er seine Aufwendungen, wie beispielsweise die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten aufteilen, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Anders ist es, wenn der Arbeitgeber die Geschäftsreise anordnet. Beauftragt nämlich der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100 % lohnsteuerfrei erstatten. Es spielt keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet (BFH, Beschluss vom 21.9.2009, Az. GrS 1/06, unter Rz. 129).

Beispiel:

Ein Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einem viertägigen Geschäftstermin nach Barcelona (Spanien). Der Arbeitnehmer reist mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diesen Geschäftstermin macht er zwei Wochen Urlaub an der »Costa Dorada«. Anschließend fliegt er wieder nach Deutschland zurück.

Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug) uneingeschränkt (zu 100 %) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Eine zeitanteilige Aufteilung nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Aufenthaltsdauer ist laut BFH nicht erforderlich. Der Arbeitgeber wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorangegangenen oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit einem Urlaub keinen Nachteil. Das gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich hier überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Tipp: Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, die er mit einem Urlaub kombinieren will, dann sollte er dies mit seinem Arbeitgeber abstimmen. Er könnte beispielsweise vereinbaren, dass der Arbeitgeber die Fahrt- beziehungsweise Flugkosten zu 100 % übernimmt. Der Arbeitgeber zieht die Aufwendungen insgesamt als Betriebsausgaben ab und der Arbeitnehmer braucht keinen geldwerten Vorteil versteuern.

Textquelle: VSRW-Verlag www.vsrw.de

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