Geschäftsmeetings per Telefon: Telefonkonferenzen für die Umwelt

Sie sind grüner, effizienter, und sie sparen Zeit: Telefonkonferenzen erhöhen nicht nur die Effizienz am Arbeitsplatz und bringen Kosteneinsparungen im Vergleich zu Präsenzkonferenzen. Sie reduzieren auch die CO2-Emissionen der Wirtschaft und Gesellschaft. Die Umwelt profitiert vom Wegfall der Fahrtwege. Indem Unternehmen statt persönlicher Treffen bewusst und systematisch auf Audiokonferenzen setzen, verringern ihren CO2-Fußabdruck und verbessern gleichzeitig ihre Reputation. Sie zeigen ihr Engagement für den Umweltschutz und werden damit für Mitarbeiter, Kunden und Investoren attraktiver. Die Auswahl des passenden Telefonkonferenzanbieters ist jedoch nicht einfach.

 

Verwirrende Angebotsfülle. Dutzende von Telekommunikationsanbietern tummeln sich auf dem deutschen Markt. Fast jeder der großen Provider bietet neben seinem Hauptgeschäft Audiokonferenzen an. Zudem gibt es zahlreiche spezialisierte Unternehmen. Kein Wunder, dass man auf der Suche nach dem passenden Service schnell die Übersicht verliert. Oft gibt es auch versteckte Kosten. Beispielsweise erheben Festnetz-Telefonanbieter – auf den ersten Blick vielfach nicht erkennbar – hohe Grundgebühren oder setzen langfristige Verträge in Kraft. Die günstigen Preise der Nischenanbieter sind hingegen oft mit Einbußen in der Sprachqualität, im Funktionsumfang oder der Verfügbarkeit verbunden.

Ähnliche Gebühren- und Vertragsbedingungen gibt es bei Angeboten, die auf dem Internet-Protokoll (IP) beruhen – ganz zu schweigen von technischen Fallstricken: Dazu gehören das Installieren einer Software bei jedem Konferenzteilnehmer oder das Einrichten eines eigenen Accounts. Nicht selten müssen Gesprächsteilnehmer sich sogar gegenseitig über Kontaktanfragen autorisieren und bestätigen. Ein einfacher, schneller Austausch ist so nicht möglich. Erschwerend hinzu kommt, dass das Installieren von Drittsoftware gegen die IT-Sicherheitsregeln des jeweiligen Unternehmens verstoßen kann. Umgekehrt zeigt sich ein anderes Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich diverse Konferenz- und Chat-Anwendungen auf Laptops, Tablet-PCs oder Smartphones an, deren Pflege und Aktualisierung Zeit kostet. So unterschiedlich die Gesprächspartner im Geschäftsleben sind, so variabel sind auch ihre Kommunikationssysteme.

Auch die vermeintlich produktiven und effizienten Collaboration-Tools werden schnell zum verwaltungsintensiven Selbstzweck. Denn es gilt, sämtliche Konditionen und Verträge sowie Account-Namen und die dazugehörigen Passwörter im Blick zu behalten. In den meisten Fällen sind diese Tools überflüssig. Es reicht auch eine einfache Telefonkonferenz, die unkompliziert durchzuführen ist und höchste Zuverlässigkeit und Qualität bietet.

 

Neun Tipps für die Auswahl des passenden Anbieters

 

  • Anmelden und Registrieren: Wer schnell eine Telefonkonferenz aufsetzen möchte, setzt auf ein einfaches Prozedere bei der Anmeldung und Registrierung. So sollte es ausreichen, eine E-Mail-Adresse anzugeben.
  • Sprachqualität: Das A und O für eine gelungene Audiokonferenz ist die Sprachqualität. Deshalb sollte ein Anbieter gewählt werden, der idealerweise die gleichen Leitungen wie Ihr Festnetzanbieter nutzt. So laufen die Gespräche in Festnetzqualität ab.
  • Vertragsbindung: Eine feste Vertragsbindung ist heutzutage nicht mehr nötig. Es sollte daher ein Anbieter gewählt werden, bei dem man sich nicht binden muss.
  • Mindestabnahme: Auch eine Mindestabnahme sollte längst der Vergangenheit angehören. Darauf sollten sich Nutzer nicht einlassen.
  • Minutenpreise: Die Minutenpreise lassen sich ganz einfach an den Einwahlnummern erkennen. So kosten Telefonnummern mit der Vorwahl 01803 lediglich 9 Cent pro Minute. Im Vergleich: Bei Vorwahlen, deren letzte Ziffer höher als 3 ist, fallen höhere Minutenpreise an. Die 01805 und die 01807 kosten beispielsweise 14 Cent pro Minute. Idealerweise bietet der Anbieter eine Auswahl an deutschen Festnetznummern.
  • Extrakosten: Einige Anbieter verlangen bereits für die Anmeldung Gebühren oder berechnen weitere Dienste. Besser ist es, auf einen Anbieter zu setzen, der lediglich die vertelefonierten Minuten abrechnet.
  • Abrechnung: Für den Nutzer am einfachsten ist die Abrechnung über die normale Telefonrechnung. Das hält den Aufwand gering, und es müssen nicht bei einem weiteren Anbieter die Bankdaten hinterlegt werden.
  • Technik: Bei einer Telefonkonferenz ist es unnötig, extra Software installieren zu müssen. Ein Telefon oder Handy sollte ausreichen.
  • Zusatzfunktionen: Gute Anbieter offerieren kostenlose Zusatzfunktionen. Dazu gehören beispielsweise das Stummschalten von anderen Teilnehmern und sich selbst sowie das Aufzeichnen der Gespräche. Weitere kostenfreie Funktionen wie Webkonferenzen sind ein zusätzlicher Vorteil.

 

Fazit: Kosteneinsparungen, Senken des CO2-Fußabdrucks, flexibles Arbeiten. Eine Telefonkonferenz ohne Vertragsbindung und feste Grundkosten eignet sich für jedes professionelle Umfeld sowie für Unternehmen jeder Größe und Branche. Zudem verfügen kleine Unternehmen, Selbstständige und Mitarbeiter damit über professionelle Konferenzschaltungen, die sie unterwegs oder im Homeoffice zu Kosten nutzen können. Und das zu Kosten, die kaum höher sind als für gewöhnliche Telefongespräche. Darüber hinaus tragen Audiokonferenzen dazu bei, Mitarbeiter zu entlasten, die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten zu senken. Ein weiteres Plus: Unternehmen können durch die reduzierten Reisen ihren CO2-Fußabdruck senken.

Rob Gorby

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Rob Gorby, Marketing Director und Business Developer bei Powwownow

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Rob Gorby, Marketing Director und Business Developer bei Powwownow

Autor Rob_Gorby_Powwownow_Headshot_lowRob Gorby ist Marketing Director und Business Developer bei Powwownow, Europas führendem Anbieter für kostenfreie Telefonkonferenzräume. Seit 2012 bringt er hier seine langjährige Erfahrung als Spezialist für Business-to-Business-Marketing ein, die er in mehreren international tätigen Unternehmen gesammelt hat. In den vergangenen 15 Jahren war Gorby in leitenden Positionen in unterschiedlichen Branchen wie Telekommunikation, Medien und Verlagswesen tätig. Vor seinem Einstieg bei Powwownow zeichnete er als Global Head für SMB Marketing beim Online-Security-Anbieter AVG Technologies verantwortlich.

Gorby ist in Dublin, Irland, geboren und absolvierte den Bachelor of Science sowie den Master of Arts in Marketing Management am dortigen Trinity College. Er lebte viele Jahre in Frankreich und spricht fließend Französisch und Italienisch.

Bildquelle: Powwownow

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