Ein ERP-Standard sollte möglichst viele Prozesse eines Unternehmens abbilden. Bei Keller Lufttechnik in Kirchheim unter Teck schätzt man darüber hinaus vor allem die Offenheit und Flexibilität des langjährigen Systems, das dadurch auch in der neuesten Version viele Vorteile für individuellen Komfort bietet.

Im Dezember 2013 verabschiedete die Europäische Kommission ein »Maßnahmenpaket für saubere Luft in Europa«, in dem sie Luftqualitätsziele zur Erhaltung der Gesundheit der Menschen und der sensiblen Ökosysteme definierte. Dieses Ziel verfolgt die Keller Lufttechnik GmbH + Co. KG bereits seit 1903. Aus der Bauflaschnerei der Gründungszeit wurde bis heute ein weltweit tätiger Spezialist für das Erfassen und Abscheiden luftfremder Stoffe sowie die Begrenzung von Emissionen, wofür der Anlagenbauer maßgeschneiderte Absauganlagen, Filter und Komponenten entwickelt und produziert. Dabei gibt es für jeden Prozess die passende Lösung durch unterschiedliche Abscheidetechnologien wie Trocken-, Nass- sowie Emulsions- und Ölnebelabscheidung.

Die Kunden kommen aus nahezu allen Industriebereichen einschließlich Chemie, Pharmazie und Nahrungsmitteln sowie Automotive, Kunststoff und Recycling. Die Dienstleistungen reichen vom ersten Entwurf der Anlagen über die Montage und Inbetriebnahme bis zum After-Sales Service. Das Familienunternehmen in vierter Generation ist in Deutschland flächendeckend durch Ingenieurbüros und Servicestützpunkte vertreten. Dazu kommen Tochterunternehmen in China, der Schweiz und den USA, drei Lizenznehmer und elf Auslandsvertretungen. 2014 erzielte das Unternehmen mit 345 Mitarbeitern einen Umsatz von 53 Millionen Euro.

Erste Wahl bestätigt sich. Der Online-Start des ersten ERP-Systems bei Keller fand schon 1998 statt. Nach einem intensiven Auswahlverfahren führte man nach einem einstimmigen Votum der Geschäftsleitung und Vertreter aller Abteilungen den ERP-Standard PSIpenta der Berliner Psipenta Software Systems GmbH ein. »Begonnen haben wir mit der Version 3.0.4, mit der wir bis 2004 gearbeitet haben. Dann migrierten wir nach einem kompletten Re-Design mit neuen Auftragsstrukturen auf die Version 6.0.3., bis wir zum Jahresbeginn 2014 mit der Version 8.2 SP2 mit BDE/PZE 7.1.2 unsere Software auf einen aktuellen Stand brachten«, fasst Martin Steis, ERP-Systembetreuer und Koordinator, die ERP-Historie des Unternehmens zusammen.

Dass man nach acht Jahren schon aus technologischen Gründen ein Upgrade durchführen musste, war auch der Geschäftsleitung klar. Als Ziel sollte aber unbedingt die Keller-Systemwelt pünktlich zum Jahresbeginn 2014 unter neuer Hard- und Software einsatzbereit zur Verfügung stehen. »Dazu haben wir ein Minipflichtenheft erstellt und auch Konkurrenten von Psipenta eingeladen. Wir kamen aber rasch zu dem Entschluss, dass für uns PSIpenta immer noch die richtige Entscheidung war«, versichert Steis. Da das Ziel war, dass die neue Version zu Beginn genauso laufen sollte, wie die abgelöste, führte man keine neuen Module ein, sondern vernetzte die alten Eigenentwicklungen mit dem Standard, was durch VBA-Integration reibungslos ablief.

Datenfluss am Beispiel »Service/Wartungauftrag«.­

Bewährtes übernommen. So enthält etwa die neue Software eine Ansprechpartnerverwaltung für den Einkauf. Die hatte Steis zuvor aber bereits selbst für die alte Version programmiert. »Das neue Modul hätten wir manch anderem Programm wieder anpassen müssen. Diese Zeit haben wir uns aufgrund unserer massiven Auftragslage einfach nicht gegeben«, erzählt der ERP-Koordinator. Ein weiteres Werkzeug, das übernommen wurde, war das Complaint Management, das Reklamationstool. Da das alte Release für die Keller-Anforderungen nur über eine ungenügende Funktion verfügte, programmierte man eine eigene Lösung. »Penta hat ja eine eigene Oracle-Datenbank, in die wir auch unsere Tabellen einbinden. Ich muss also nicht beim Programmieren von Schnittstellen auf eine weitere Datenbank«, erläutert Steis, »Die Migration verläuft praktisch mit dieser Datenbank. Ich mache meine eigenen Tabellen, verknüpfe auf bestimmten Key-Feldern und habe meine eigene Schnittstelle.«

So wurde das gesamte Projekt erfolgreich als IT-Projekt durchgezogen. Es gab keinen Stillstand und auch keine Schulungen, da sich die Mitarbeiter in der neuen Version sehr schnell wieder erkannten. Dadurch wurden auch die Key User nicht wesentlich belastet und fehlten in ihren Abteilungen nicht wegen eines IT-Projekts. Aus diesem Kern- oder Projektteam bildete man im Zuge des Projekts ein ERP-Kompetenzteam als zentrale, bereichsübergreifende Plattform, um operative und strategische IT-Fragestellungen zu diskutieren, zu bewerten und zu priorisieren. Das Team trifft sich unter der Leitung von Steis einmal im Monat, um aus unternehmensweiter Sicht Probleme, Herausforderungen oder anstehende neue Programmierungen zu diskutieren. »Wir haben damit eine IPA im Kleinen«, charakterisiert Steis sein Team.

Luxus-ERP. An der Version 8 hebt Steis vor allem die Usability hervor: »PSIpenta ist angenehmer und anwenderfreundlicher geworden, beispielsweise durch den Speed-Button.« Dieser Button erlaubt es, von einem Objekt über mehrere andere Objekte zu einem Zielobjekt zu springen, also vom Artikel direkt zu einer Stücklistenposition. Der User kann viel schneller blättern und hin und her wandern. Ein weiteres nützliches Modul ist für Steis die Datenhistorie, die Veränderungen protokolliert: »Und auch diese Historie lässt sich einfach customizen, so dass ich nur das detailliert protokolliere, was ich sehen will.« Wenn jetzt jemand aus Versehen eine Zeichnungsnummer ändert, wird das protokolliert und man erkennt relativ schnell, wo der Fehler liegt.

»Vor allem schätzen wir die Offenheit und Flexibilität von PSIpenta und mit VBA-Integration steht uns eine leistungsfähige Skripting-Engine zur Verfügung«, betont der Systembetreuer und meint: »Wir gönnen uns einfach den Luxus, das wir vieles selbst programmieren, das dann bei einer Migration mit muss.« Für Steis bedeutet das eine noch größere Effizienz und Geschwindigkeit sowie eine noch größere Fehlerfreiheit, und da zählen Offenheit und Flexibilität zu den beträchtlichen Vorteilen von PSIpenta. Und auch die Rolle seines Softwarepartners als Dienstleister hebt er hervor, etwa bei der Hilfe via Hotline. Sein Resümee: »Wir sind der Meinung bezüglich Funktionalität und Investitionssicherheit seit 1998 das richtige System und mit Psipenta den richtigen Partner gefunden zu haben.«

Volker Vorburg