International verteilte Cloud-Anwendung – »Intelligente« ERP-Systeme sind Cloud-basiert

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen gelten als der Wirtschaftsmotor in Deutschland. Für viele dieser Firmen ist das ERP-System Dreh- und Angelpunkt für ihre Geschäftsprozesse, zunehmend auch in der Cloud.

Dank der steigenden Vernetzung, Internationalisierung und Mobilitätsanforderungen verlagern immer mehr Unternehmen ihre ERP-Lösungen in die Cloud – so werden sie zunehmend zu intelligenten, datengetriebenen Steuerzentralen. Obwohl die Cloud kein Allheilmittel ist, bringt sie den deutschen Mittelständlern eine Menge Vorteile.

Neue Entwicklungen bringen neue Anforderungen. Was in IT-Unternehmen schon seit vielen Jahren üblich ist, hält auch immer mehr im klassischen Mittelstand Einzug: das Home Office und das mobile Arbeiten [1]. Gerade im Zeitalter des Fachkräftemangels und der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben sind flexible Arbeitszeitmodelle und ein flexibler Arbeitsort längst zu einem wichtigen Auswahlkriterium bei der Arbeitgeberwahl geworden. Das stellt mittelständische Unternehmen noch oft vor technische Herausforderungen. Sie müssen zum Beispiel Mitarbeiter in kaufmännische Prozesse einbinden und Dokumente wie beispielsweise Verträge mit Zulieferbetrieben ihren mobil arbeitenden Einkäufern nahtlos zur Verfügung stellen. Gleichzeitig sind sie dazu verpflichtet, alle Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Viele klassisch betriebenen Anwendungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

Darüber hinaus sind viele Unternehmen aufgrund von Marktanforderungen mittlerweile weltweit tätig. Ein Produktionsstandort in Osteuropa, ein Vertriebsbüro in Spanien oder ein Einkaufsbüro in Fernost. In vielen mittelständischen Unternehmen sind solche Strukturen bereits Alltag. Durch den internationalen Wettbewerb stehen Firmen zunehmend vor der Aufgabe, alle diese Standorte mit ihrer Unternehmenssoftware zu bedienen. Außerdem müssen sie ihren lokal arbeitenden Mitarbeitern möglichst hochperformante Anwendungen bereitstellen. Das lässt sich durch eine international verteilte Cloud-Anwendung erreichen.

So spielen Cloud-ERP-Lösungen ihre Stärken aus. Cloud-Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich unabhängig von Ort und Gerät nutzen und sehr gut in bestehende Infrastrukturen einbinden lassen sowie eine sehr hohe Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance gewährleisten. Dank einer mobilen Integration von ERP-Systemen stehen Nutzern Informationen schneller zur Verfügung. Zudem können sie jederzeit bearbeitet beziehungsweise aktualisiert werden. Ein Service-Mitarbeiter kann dadurch zum Beispiel bei einem Reklamationsfall mit seinem Mobilgerät beim Kunden vor Ort ein Foto des defekten Produkts machen und es direkt dem entsprechenden Vorgang im ERP-System hinzufügen. Seine Kollegen haben dann sofort alle Informationen zu dem Fall in einer digitalen Datei vorliegen und können die Reklamation über integrierte Workflows umgehend bearbeiten.

Insbesondere der zeit- und ortsunabhängige mobile Zugriff auf alle Informationen bringt neue Möglichkeiten mit sich. So kann beispielsweise der Produktionsleiter eines international aufgestellten Fertigungsunternehmens auf die aktuellen Produktionsdaten aller Standorte zugreifen, diese analysieren und entsprechend intervenieren. Auch der Vertrieb profitiert: Denn durch die Integration von Web-Diensten lassen sich sehr einfach auch verfügbare Lagerbestände von Zulieferern in die eigene Anwendungsoberfläche integrieren. Der Vertrieb kann so auf alle benötigten Bestandsinformationen zugreifen, auch Außendienstmitarbeiter, die beim Kunden vor Ort sind, können diese Daten nutzen, um etwa die Verfügbarkeit von angeforderter Ware oder den aktuellen Produktionsstand zu prüfen. So können sie schnell und kompetent auf Kundenfragen reagieren.

Typische Eigenschaften von Cloud-basierten Anwendungen sind die Unterstützung eines Userinterface, das auf einem Webbrowser basiert, oder die Bereitstellung von nativen Apps für iOS und Android. Außerdem lassen sich über eine Multi-Tenant-Architektur einzelne Tenants (Mandanten oder Organisationseinheiten) in lokalen Cloud-Datacentern betreiben. Dies optimiert die Zugriffsgeschwindigkeit enorm und bietet eine deutlich bessere Skalierbarkeit der Dienste.

Reibungsloses Zusammenspiel von ERP, CRM und Office. Gerade moderne Lösungen, wie die neue Cloud-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central, demonstrieren das volle Potenzial solcher Anwendungen. Diese Plattform stellt eine neue Generation an Business-Lösungen bereit und zeigt, wie ein reibungsloses Zusammenspiel von ERP, CRM und Office aussieht. Ein tieferer Blick offenbart, dass sich durch die Microsoft Azure Cloud-Plattform, auf der Microsoft Dynamics 365 Business Central betrieben wird, die Themen IoT, Machine Learning und künstliche Intelligenz an die Unternehmenssoftware anbinden lassen – und zwar ohne Medienbruch.

Dabei ist die Befürchtung vieler Unternehmer, hohe Kosten für solche Lösungen in Kauf nehmen zu müssen, unbegründet: Denn im Vergleich zu den Gesamtkosten für Anwendungen im eigenen Rechenzentrum – inklusive Investitionen in Hardware und Software sowie Betrieb und Management – sind Lösungen aus der Wolke durch Abo-Modelle oder nutzungsgenaue Abrechnung nicht teurer. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer höheren Kostentransparenz und manchmal von steuerlichen Vorteilen.

Die Cloud ist kein Allheilmittel.Trotz der zahlreichen Benefits von Cloud-ERP-Lösungen, sollten Unternehmen nicht alle Systeme sofort in die Cloud migrieren. Es ist immer eine genaue Einschätzung zu treffen, welche Geschäftsprozesse sich dafür eignen, auch angesichts von Umstellungskosten, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich in der Praxis für hybride Umgebungen. Darüber hinaus sollten Unternehmen zunächst ihre internen Abläufe auf den Prüfstand stellen. Denn es hilft beispielsweise einer produzierenden Firma nicht, wenn täglich zwar mehrere Gigabyte an Maschinendaten erfasst werden, diese aber manuell überarbeitet und analysiert werden müssen.

Fazit. Gerade in mobilen Arbeitsumgebungen und international agierenden Unternehmen kommen die Stärken von Cloud-ERP-Lösungen zur Geltung. Dabei ermöglichen moderne Lösungen Unternehmen zunehmend, auch neue Technologien wie künstliche Intelligenz für die Ressourcenplanung zu nutzen. Aber Vorsicht ist geboten, denn Cloud-Lösungen sind kein Allheilmittel und kein Ersatz für schlechte On-Premises-Strukturen. Für den Weg in die Cloud kann deshalb eine unabhängige Beratung, wie sie beispielsweise Konica Minolta bietet, sinnvoll sein.


Alexander Sturm,
Leiter Competence Center
Business Software bei der
Konica Minolta IT Solutions GmbH
www.konicaminolta.de

 

[1] http://www.spiegel.de/karriere/mobiles-arbeiten-laenger-arbeiten-und-trotzdem-zufrieden-sein-a-1165630.html

 

Illustration: © Ilyafs /shutterstock.com

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