IT-Leistungsverrechnung – Was nichts kostet, ist nichts wert

Unter dieser oder ähnlicher Motivation gibt es unzählige Versuche, IT-Leistungen mit den internen Abteilungen, die die Leistungen nutzen, zu verrechnen. Oft werden dazu auch Marktzahlen herangezogen, um die Forderungen der IT zu rechtfertigen. Bei der IT-Leistungsverrechnung wirken aber nicht die Kräfte des Marktes. IT-Leistungsverrechnung ist zu allererst Unternehmenspolitik. Das wird oft verdrängt und nicht kommuniziert und daraus resultiert eine Vielzahl der Probleme, die mit der IT-Leistungsverrechnung einhergehen.

Bei der Verrechnung von IT-Leistungen geht es um die Verrechnung der Leistungen, die eine interne IT-Abteilung oder ein interner IT-Dienstleister für die Fachabteilungen erbringt. Derjenige, der Leistungen nutzt, soll sie auch bezahlen. Die Einführung der Leistungsverrechnung ist in den allermeisten Fällen mit dem Ziel verbunden, Kosten für IT zu steuern und zu senken. Bei der Einführung der Leistungsverrechnung orientiert man sich oft am Markt, d. h., man definiert marktübliche Leistungsschnitte und ermittelt marktübliche Preise dafür. Weitere Ansätze der Leistungsverrechnung setzen auf größtmögliche Transparenz der Leistungen und ordnen alle Leistungen detailliert den Kunden zu.

Trotz aller Systematik und Offenheit sorgen viele Leistungsverrechnungssysteme für nicht enden wollende Reibereien und Konflikte zwischen der IT und den Fachbereichen. Nicht selten scheitert die Leistungsverrechnung ganz. Woran liegt das?

Zuallererst muss klar und deutlich kommuniziert werden, dass IT-Leistungsverrechnung von ihrem Kern ein Instrument der Unternehmenssteuerung und der Unternehmenspolitik ist. Sie ist eben keine exakte Wissenschaft, sondern baut auf Modelle auf, die sich für bestimmte Bereiche und Ziele besser oder schlechter eignen und entsprechend sorgfältig ausgewählt und umgesetzt werden müssen.

Grundsatzüberlegungen. Grundlage für die Auswahl der Modelle ist eine klare Definition und offene Kommunikation der Ziele der IT-Leistungsverrechnung. Kostensenkung ist in den seltensten Fällen das alleinige Ziel. Schließlich wird IT heute auch nicht mehr nur als Kostenfaktor wahrgenommen. IT muss das Business unterstützen, oft ist IT auch schon das Business. Steuerungssysteme der IT haben das zu unterstützen. Und Leistungsverrechnungsmodelle erzeugen automatisch ein entsprechendes Verhalten bei den Nutzern. Wenn beispielsweise ein Service Desk nach Anzahl der Calls verrechnet wird, werden die Kostenverantwortlichen der Fachabteilung darauf drängen, das Call-Volumen zu reduzieren, um das eigene Kostenziel zu erreichen. Wenn Speicherplatz zu teuer erscheint, werden Fachbereiche versuchen, günstigere Lösungen in der Cloud zu finden. Zunächst muss also die IT-Strategie herangezogen werden. Dort sollte geklärt sein, welche Leistungen zentral erbracht werden und bei welchen Leistungen eine Wahlfreiheit besteht. Jedes Modell der Leistungsverrechnung muss dahingehend geprüft werden, ob es die IT-Strategie optimal unterstützt. Und wenn es das Ziel ist, möglichst alle Nutzerprobleme in einem zentralen Service Desk zu bündeln, dann kann die Leistungsverrechnung hier eben nutzerbasiert erfolgen.

Eine weitere Grundsatzüberlegung, die vor der Einführung der Leistungsverrechnung anzustellen ist, bezieht sich auf den Business Case für die Leistungsverrechnung. Die Leistungsverrechnung schafft keinen Wert an sich, sie erzeugt erst einmal nur Kosten. Wert entsteht dann mittelbar, etwa durch gezielte Kostensteuerung auf Basis der erzeugten Transparenz. Diese Betrachtung ist insbesondere im Zusammenhang mit dem Detaillierungsgrad der Leistungsverrechnung relevant. Sie kann bis in jede erdenkliche Detailtiefe erfolgen, oft verbunden mit dem Ziel, eine möglichst hohe Transparenz und Fairness zu erreichen. Hier muss klar gesagt werden, dass jedes noch so detaillierte Modell immer einen Rest behalten wird, der nach einem wie auch immer gestalteten Umlageschlüssel verteilt wird und damit trotz aller Detailtiefe immer wieder Angriffsflächen für Diskussionen zur Fairness des Modells liefern wird.

Das Leistungsverrechnungsmodell. Grundsätzlich sollte die IT-Leistungsverrechnung so gestaltet werden, dass die angestrebten Ziele der Steuerung und Fairness so einfach wie möglich erreicht werden.

Das einfachste Verrechnungsmodell ist der Verteilungsschlüssel, beispielsweise auf Basis der Nutzer. Die Kosten werden auf alle Anwender gleichmäßig verteilt. Dieses Modell wird nicht als besonders fair angesehen und Einflussmöglichkeiten des einzelnen Nutzers existieren praktisch nicht. Daher wird es selten für die gesamten IT-Kosten angewendet. Es hat aber seine Berechtigung für allgemeine Infrastrukturkosten wie etwa IT-Security.

Äußerst fair ist hingegen die direkte Verrechnung kundenbezogener Leistungen, die man etwa bei Kundenprojekten verwendet. Programmieraufwand oder dedizierte Hardware können direkt in Rechnung gestellt werden.

Stückpreise beziehungsweise Preise, die sich auf Verbrauchseinheiten beziehen, dienen zur Verrechnung des tatsächlichen Verbrauchs von IT-Ressourcen. Hier bieten sich beispielsweise Speicherplatz, aber auch virtuelle Maschinen oder Endgeräte an. Die Verrechnung ist mitunter deutlich komplexer, da nicht jeder Verbrauch einfach zu messen ist. Die Berechnungsgrundlage für die Preise ist gegebenenfalls offenzulegen. Der Verrechnungspreis kann sich auch an Marktpreisen orientieren. Das Problem, das mit diesem Modell automatisch verbunden ist, ist die Frage nach dem Umgang mit etwaigen Gewinnen und Verlusten durch die Verrechnung. In der Regel wird es nicht akzeptiert, dass eine IT-Abteilung Gewinne auf Kosten der Endanwender macht.

Dieses Thema ist auch relevant für eine Flatrate, wie sie etwa aus dem Mobilfunk- oder Netzwerkbereich bekannt ist. Hier wird im Unterschied zum Verteilungsschlüssel ein Betrag ermittelt, den eine Abteilung oder ein Nutzer für die Leistung zu zahlen hat, oft mit Bezug zum Marktpreis.

Eine weitere Komplexität erhält das Thema Leistungsverrechnung dann, wenn die Verrechnung über unterschiedliche Landesgesellschaften erfolgt. Hier sind dann im Einzelfall unbedingt die steuerlichen Auswirkungen zu prüfen und in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen.

Einführung der Leistungsverrechnung. Denkt ein Unternehmen an die Einführung der Leistungsverrechnung, so sind zunächst die strategischen Hausaufgaben zu machen. Das Ziel der Leistungsverrechnung sowie die angestrebte Steuerungswirkung und der Business Case sind im Vorfeld zu betrachten. Idealerweise ist die Geschäftsführung selbst der Initiator der Leistungsverrechnung. Sie muss in jedem Fall eng eingebunden werden, denn gegen ihren Willen lässt sich eine Leistungsverrechnung nicht implementieren.

Der Umfang der Leistungsverrechnung muss frühzeitig festgelegt werden. Nicht in jedem Fall müssen alle Leistungen verrechnet werden. Oft gibt es Lösungen, in der IT-Leistungen pauschal durch die zentrale IT erbracht und bereitgestellt werden. In einem Kundenbeispiel war es aus Kostensicht für kleine Landesgesellschaften völlig unattraktiv, Leistungen aus der Zentrale zu beziehen. Dennoch war es aus Unternehmenssicht sinnvoll, das teurere zentrale ERP-System zu nutzen, um Prozessharmonisierungen zu erreichen. In diesem Fall verzichtete der Kunde auf eine direkte Leistungsverrechnung.

Wie so oft gilt auch hier: Je besser die Vorbereitung, umso glatter läuft das anschließende Projekt.

Im nächsten Schritt sind mögliche Modelle zusammenzutragen und auf ihre Eignung für den geplanten Anwendungsbereich hin zu prüfen. Kriterien für die Prüfung sind sowohl generelle unternehmensübergreifende Kriterien wie Einfachheit und Fairness als auch unternehmensspezifische Kriterien wie Komplexität der Datenbeschaffung und Unterstützung der gewünschten Steuerungswirkung. Bei der Bewertung und Entscheidungsvorbereitung sollten unbedingt alle Beteiligten und Betroffenen mit eingebunden werden. Die Verrechnung hat direkten Einfluss auf die Kostensituation der Fachabteilungen und wird bei mangelnder Akzeptanz eine Quelle für langwierige und nervenaufreibende Diskussionen und Eskalationen werden.

Bei der Einführung der ausgewählten Modelle steht Kommunikation wieder ganz oben. Wichtig ist ein Probelauf mit Musterrechnungen. Nicht zu vergessen ist die Berücksichtigung der Leistungsverrechnung in der Budgetplanung. Wenn hier Anpassungen erforderlich werden, muss der Einführungstermin entsprechend koordiniert werden.

Ist die Leistungsverrechnung einmal implementiert, so muss sie regelmäßig dahingehend überprüft werden, ob die angestrebten Ziele auch erreicht werden. Hat sich das Nutzerverhalten in die richtige Richtung geändert oder gibt es Fehlsteuerungen? Steht der Aufwand der Leistungsverrechnung in einem akzeptablen Verhältnis zum Nutzen oder besteht Anpassungsbedarf?

Fazit. Die IT-Leistungsverrechnung ist ein Werkzeug zur Unternehmenssteuerung und muss die Unternehmens- und IT-Ziele bestmöglich unterstützen. Sie sollte so einfach wie möglich gestaltet werden und die Grundsätze der Fairness und Transparenz beachten.


Dr. Ulf Prengemann,
LEXTA CONSULTANTS GROUP,
Berlin
www.lexta.com

 

 

Illustration: © Novikov Aleksey /shutterstock.com 

 


 

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