IT-Outsourcing: Potenziale erkennen und heben

In fast allen Branchen spielt die IT eine tragende Rolle und bildet das Rückgrat zahlreicher Organisationsprozesse. Das haben mittlerweile nahezu alle Unternehmenslenker erkannt. Konzepte wie IT-Outsourcing und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern schaffen Effizienzsteigerungen und Sicherheit.

Illustration: Absmeier, TheDigitalArtist

Die meisten Unternehmen erhoffen sich durch die Nutzung von IT vor allem einen Effizienzgewinn – dank optimierter Arbeitsabläufe. Auf diese Weise kann im ersten Schritt die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert und Prozesse automatisiert werden. Darüber hinaus erwarten Kunden, Lieferanten, Partnerunternehmen und auch Mitarbeiter, dass ein modernes Unternehmen den technologischen Fortschritt für sich nutzt. Gerade KMU können und dürfen sich dem umfassenden Einsatz von IT nicht verschließen, weil sie auf jede Art von Effizienzgewinn angewiesen sind. Die tiefe Durchdringung der IT und ihre Unverzichtbarkeit führen vor allem dazu, dass ein Ausfall der IT heute wirklich jedes Unternehmen hart treffen kann, ob KMU oder Großkonzern. Schließlich wächst mit der anhaltenden Digitalisierung auch die Attraktivität für Cyberangriffe, die nicht nur Millionen von Euro kosten können, sondern im schlimmsten Fall auch existenzbedrohend sind – nämlich dann, wenn unternehmenskritische Daten abgegriffen oder komplette Produktionsanlagen durch gezielte Fehlprogrammierungen beschädigt werden. Schnell wird darum der Ruf nach externer Unterstützung durch einen kompetenten IT-Dienstleister laut.

 

Möglichkeiten und Grenzen

Diesen Paradigmenwechsel gilt es jedoch sorgfältig zu planen. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen erst einmal einen Schritt Distanz gewinnen und alle Prozesse in Bezug auf ihre Umsetzung analysieren, ob Produktion, Verwaltung oder Dienstleistungen. Essenziell ist dabei, dass sich abschließend jene Arbeitsschritte identifizieren lassen, welche am ineffizientesten sind oder die höchsten Kosten verursachen. Auf andere Weise lassen sich später keine Effizienzgewinne verbuchen. Es kann sich an dieser Stelle bereits ein frischer Blick von außen lohnen, der die Möglichkeiten von IT-Tools bewertet und erste Potenziale ausmacht. Immerhin fehlt den unternehmensinternen IT-fachfremden Fachkräften zumeist die Erfahrung, was IT überhaupt leisten kann und wo entsprechend anzusetzen ist. Um zu vermeiden, dass hier Potenzial auf der Strecke bleibt, sollte im ersten Schritt der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister ein Konzept entstehen, dass die IT-Landschaft des Unternehmens erfasst und erfolgskritische Handlungsbereiche aufdeckt. So lassen sich auf der einen Seite Investitionen bewerten und auf der anderen Seite jederzeit ein Wechsel zu einem anderen Anbieter realisieren – ohne den Verlust bereits erlangter Erkenntnisse.

 

Erfolgreich outsourcen

Damit das Outsourcing von IT-Aufgaben langfristig erfolgreich umsetzbar ist, gilt es weitere grundlegenden Voraussetzungen zu schaffen – in Form verbindlicher Strukturen. Das Vorhaben, externe Unterstützung einzubinden kann nur gelingen, wenn die Zusammenarbeit über den erforderlichen Rahmen verfügt und alle Spielräume vorab klar festgelegt sind. Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind feste Kommunikationswege, denn je genauer der Dienstleister weiß, zu welchem Thema er sich an wen wenden muss und wer Entscheidungen trifft, umso schneller lassen sich auch sämtliche Herausforderungen bestehen – und lästige Rückfragen vermeiden. Zentrale Voraussetzung ist zudem, dass die Unternehmensleitung bei allen Prozessen jederzeit den sprichwörtlichen Hut aufhat: Klare Verantwortlichkeiten verhindern erfahrungsgemäß Grabenkämpfe und Kompetenzgerangel im Unternehmen und zwischen Unternehmen und Dienstleister. Zum Abgleich der Erwartungshaltung sollte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein regelmäßiger Austausch stattfinden – neben prozessualen Abstimmungen Qualitäts-, Volumen- oder Fortschrittsmanagement. Nur auf diese Weise gelingt die Zusammenarbeit langfristig ohne Vertrauensverlust und mit beiderseitigem Gewinn.

 

Wo bleibt die Effizienz?

Manch ein Unternehmen wird sich nach der Beauftragung eines externen IT-Dienstleisters fragen, wann der erwartete Effizienzgewinn denn endlich eintritt. Oft sind es nämlich zunächst Kostenpunkte, die das beauftragende Unternehmen zu Gesicht bekommt. Diese sollten jedoch immer mit Blick auf das Gesamtkonzept gesehen werden. Denn IT Dienstleister haben natürlich einen anderen Fokus auf die Kritikalität der IT-Infrastruktur und sehen Risiken, die der fachfremde Unternehmer gar nicht sehen kann. Sie werden also Ihre Kunden entsprechend beraten, bestimmte Risiken abzusichern. Ein Beispiel ist hier die Datensicherung. Häufig fällt der Satz: »Wenn Ihre Gebäude abbrennen, dann brauchen sie vorher eine Datensicherung – sonst stehen sie ohne Informationen da.« Wissen tun das in der Regel alle. Aber dass eine entsprechende Vorsorge mit Kosten verbunden ist, wird schnell unterschätzt. Hier hilft es, mit Partnern zusammenzuarbeiten, die verständlich erklären können, was mindestens notwendig ist, um einen minimalen Schutz zu erlangen – und warum. Das so gemeinsam wachsende Vertrauen zwischen Auftraggeber und Dienstleister bringt schlussendlich auch eine deutliche Entlastung und aus Unternehmersicht die spürbare Erkenntnis: Da ist jemand, der denkt mit und macht Vorschläge, wie (oftmals unsichtbare) Risiken eingedämmt werden können. Neben prozessualen Verbesserungen ist dies ein wesentlicher Aspekt – auch im Sinne der Effizienz.

 

Embrace the change

Es dürfte längst jedem Unternehmen die Notwendigkeit zu Veränderungen bewusst sein. Dennoch ist die IT eine Stellschraube, die KMU nur selten nutzen wollen oder können. Das Outsourcing der IT bringt vor diesem Hintergrund wesentliche Vorteile mit sich: Ob Kostenersparnis, eine verbesserte IT-Security oder Rechtssicherheit: Wenn die Kooperation mit einem externen IT-Dienstleister auf einem soliden Fundament steht, ist das Unternehmen bestens für die digitale Zukunft gerüstet.

Daniel Görtz, Geschäftsführer, NOVAGO GmbH & Co. KG

 


 

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