Kollaboration in Zeiten der digitalen Transformation

Analysten behaupten, dass mobiles Arbeiten und die damit verbundenen Herausforderungen die Firmen aller Branchen und ihre Strukturen in vielerlei Hinsicht beeinflussen und auch zukünftig verändern werden. Administrationsaufwand und die Betriebskosten steigen. Deshalb müssen sich die Entscheider die Frage stellen, welche Geräte, Funktionen und Apps überhaupt sinnvoll sind und einen Mehrwert bieten.

Illustration: Geralt Absmeier

Sie sollten analysieren, welche Anforderungen einen wirklichen Business-Need haben und welche nicht – nur so lassen sich die steigenden Mobility-Kosten in den Griff bekommen. Dabei dürfen die Verantwortlichen auch nicht vergessen, die Daten und den Datenfluss der Mobilgeräte abzusichern. Das ist alles in allem eine sehr vielschichtige Aufgabenstellung. Denken wir einfach auch mal an den Manager am Flughafen. Am besten setzt man das mit einer ganzheitlichen Kollaboration-Strategie um, die die konventionellen Arbeitsmittel wie PC und Laptop, aber auch mobile Endgeräte und Wearables berücksichtigt, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Hersteller bezeichnen dies als »Unified Endpoint Management«.

Diese Vorgehensweise erleichtert die Verwaltung der verschiedenen Arbeitsumgebungen, Devices und Applikationen. Mittlerweile gibt es hierfür sogar sogenannte »Kollaboration Manager«. Sie sind die Kommunikatoren – diejenigen, die die Anforderungen des Anwenders aufnehmen und diese gemeinsam mit den IT-Administratoren in die passende technische Lösung überführen. Nur so können Unternehmen erfolgreich auf die immer schneller werdenden Veränderungen auf Anwenderseite reagieren und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Zielsetzung dabei ist, den Anwender in die Lage zu versetzen, ortsunabhängig, kollaborativ und flexibel arbeiten zu können – mit bestmöglichem Service durch die IT.

Der Blickwinkel der IT muss sich ändern.

Die IT muss eine andere Perspektive einnehmen und den Arbeitsplatz des Anwenders als Ganzes betrachten – und zwar aus dessen und nicht aus Unternehmenssicht. Langfristig wird sich die IT anders aufstellen müssen – weg vom Selbstzweck, hin zur Dienstleistung. Sie wird sich sowohl den Business-Anforderungen als auch denen der User stärker unterordnen müssen. Ein erster Schritt in diese Richtung kann die Anstellung eines »Workplace Managers« sein. Er sensibilisiert IT-Verantwortliche und Anwender gleichermaßen und kann so den sanften Wandel im Selbstverständnis der IT vorbereiten und unterstützen. So macht sich die IT damit langfristig auch nicht überflüssig? Sie unterstreicht ihre Existenzberechtigung und erhöht so auch den Beitrag am Erfolg. Sicherlich sehen IT-Abteilungen in zehn Jahren ganz anders aus als heute. Wichtig ist, dass IT-Direktoren und Administratoren vorausschauend agieren und sich schon heute mit den Themen von morgen befassen. Damit sie hierfür mehr Zeit haben, sollten sie versuchen den Betrieb der IT-Arbeitsplätze weitestgehend zu automatisieren, den Anwendern mehr Eigenverantwortung übergeben und ihnen vor allem Kompetenz zutrauen. Oft wissen die User viel mehr als man erwartet.

Viele europäische Firmen befinden sich bereits in einem großen Wandlungsprozess. Sie stellen ihre Abteilungen und Prozesse auf das digitale Zeitalter um, was ihnen erlaubt, Kosten zu sparen und die Produktivität zu erhöhen. Das Marktforschungsunternehmen IDC geht sogar davon aus, dass Unternehmen im Jahr 2017 mehr als 1,2 Billionen Dollar für Technologien für die digitale Transformation ausgeben werden – 17,8 Prozent mehr als im Vorjahr.

Eine unmittelbare Folge der Digitalisierung ist die erhöhte Volatilität des Geschäftsumfelds. IDC definiert die digitale Transformation als »den kontinuierlichen Prozess, mit dem Unternehmen disruptive Veränderungen bei ihren Kunden und in ihren Märkten (externes Ökosystem) herbeiführen oder sich auf diese einstellen, indem sie durch Ausnutzung digitaler Kompetenzen neue Geschäftsmodelle, Produkte und Services schaffen«. Trotz des Adjektivs »digital« beinhaltet der Transformationsprozess mehr als nur Technologien. Diese Evolution wirkt sich auf Firmen jeder Größe auf persönlicher, sozialer sowie auf Organisationsebene aus. In diesem neuen Szenario des digitalen Wandels wird der Wettbewerb zunehmend intensiver und unberechenbarer. Unternehmen müssen sich proaktiv an die sich verändernden Marktbedingungen und Kundenanforderungen anpassen. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um ihre Geschäftsmodelle zu optimieren und den Umsatz steigern zu können.

Zusammenarbeit durch digitale Tools

Im betriebswirtschaftlichen Kontext erfordert dies den schnellen Aufbau von soliden Beziehungen mit den Stakeholdern. Moderne Technologien lassen geographische Entfernungen schrumpfen und unterstützen so diesen Prozess. Menschen auf gegenüberliegenden Seiten der Welt können persönliche und produktive Gespräche führen. Unternehmen, die auf digitale Kommunikationskanäle wie Chats oder Videokonferenzen bauen, können schnelle, solide und zuverlässige kollaborative Beziehungen mit verschiedensten Akteuren pflegen, ohne sich dazu am selben Ort aufhalten zu müssen.

Durch neue Technologien gesteuerte digitale Kommunikationskanäle begünstigen die Zusammenarbeit und Kollaborationen zwischen Fachleuten aus verschiedenen Abteilungen und Filialen. So ermöglichen Optionen wie beispielsweise »Screen-Sharing« die gemeinsame Echtzeit-Arbeit von unterschiedlichen Orten aus. Langfristig bringt dies den Arbeitgebern einen gewaltigen Nutzen in Form von Kosteneinsparungen, schnelleren Betriebsabläufen und der Erschließung neuer Märkte ohne Aufbau einer physischen Präsenz. Weitere Vorzüge sind eine höhere operative Effizienz und die Optimierung der Belegschaft.

Zusammenarbeit durch digitale Tools transformiert nicht nur Geschäftsabläufe, sondern die gesamte Art der Geschäftsführung. Die Bereitstellung moderner Online-Kollaborationstechnologien in unterschiedlichen Branchen ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten verschiedenster Bereiche und an verschiedensten Orten der Welt. Ferner lassen sich traditionelle durch flexible Arbeitszeiten ersetzen, um den einzelnen Fachleuten entgegenzukommen. Das ist keine Modeerscheinung oder nur für Freiberufler geeignet – dieser Trend setzt sich in der Arbeitswelt immer mehr durch, um Mitarbeitern flexiblere Arbeitszeiten und eine bessere Lebensqualität zu ermöglichen. Es ist durchaus denkbar, dass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf in nicht allzu ferner Zukunft keine Utopie mehr ist und für viele Europäer Realität wird.

 

Über IPD NOW
IPD NOW ist ein Produkt des auf Kommunikationstechnologien spezialisierten Systemhauses IP Dynamics. IP Dynamics implementiert Großprojekte für Kunden wie R+V Versicherung und Eckes Granini. Diese Expertise fließt in IPD NOW ein. Der IT-Baukasten richtet sich an Start-ups und KMU und funktioniert in zwei Schritten. Zunächst klicken sich Unternehmen ihre Wunsch-IT online zusammen. Dabei stehen Funktionen im Vordergrund, Wissen um spezielle Produkte braucht es keines. Im zweiten Schritt berät das IPD NOW-Team die Interessenten, welche Produkte am besten zu ihren Bedürfnissen passen. Kleine Unternehmen und Gründer nutzen mit IPD NOW Best-of-Breed-Lösungen auf Konzernniveau zu Start-up- und KMU-verträglichen Preisen. Weitere Infos unter: www.ipdnow.de

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