Korrekte Rechnungen schreiben: Tipps für die fehlerlose Fakturierung

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Damit Unternehmer für erbrachte Leistungen die Entlohnung erhalten, der ihnen zusteht, müssen sie ihren Kunden Rechnungen ausstellen. Um sicherzustellen, dass bei der Fakturierung alles gesetzlich korrekt zugeht, müssen Selbstständige und Freiberufler immer den Überblick über geleistete Arbeit sowie über bereits beglichene und noch ausstehende Zahlungen behalten. Weiterhin sind sie dazu verpflichtet, dem Finanzamt gegenüber alle Einnahmen genau belegen zu können. Im Zuge dessen stehen sie vor der Herausforderung, einige kaufmännische Aufgaben im Bereich des Rechnungswesens gewissenhaft zu erledigen. Hierfür ist es essenziell, dass ihre Rechnungen wichtige Angaben enthalten, auf die wir im folgenden Beitrag genauer eingehen.

 

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung

Grundsätzlich gilt, dass alle Angaben auf Rechnungen genau nachvollziehbar sein müssen – und zwar nicht nur für den Aussteller selbst und für den Rechnungsempfänger, sondern im Falle einer Betriebsprüfung auch für die Finanzbehörden. Folgende Angaben sind für eine korrekte Fakturierung essenziell:

  • Name und Adresse (sowohl des Rechnungsstellers als auch des -empfängers)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer (beziehungsweise Umsatzsteueridentifikationsnummer)
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Konkrete Angaben über die Rechnungspositionen (etwa Art/Menge der erbrachten Ware/ Leistung)
  • Zeitpunkt der Auslieferung beziehungsweise der Leistungserbringung
  • Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 % oder verminderten 7 % (diese Angabe entfällt bei Kleinunternehmen)
  • (Netto-)Rechnungsbetrag
  • Boni, Rabatte, Skonto (nach Vereinbarung)
  • Spätestes Zahlungsdatum

Gesetzlich korrekte Rechnungsvorlagen und Muster kann man hier finden.

 

Wissenswertes zur Kleinunternehmerregelung

Man darf auf Rechnungen auch die sogenannte Kleinunternehmerregelung anwenden, soweit man die gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze von 17.500 Euro im Gründungsjahr nicht überschreitet. In diesem Fall muss man bei der Rechnungsstellung zusätzlich auf den §19 UStG verweisen. Dieser besagt, dass man keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. All das muss man jedoch entsprechend auf allen ausgestellten Rechnungen vermerken. Selbstständige und Freiberufler, die nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen auf ihren Rechnungen zusätzlich den Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 % beziehungsweise den verminderten Satz von 7 % angeben.

 

Sonstige Punkte, die bei der Fakturierung wichtig sind

  • Freiberufler und Selbstständige müssen ihre Rechnungen spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung ausgestellt haben.
  • Zwar gibt es eine Ausnahmeregelung für Kleinstbeträge. Trotzdem empfiehlt es sich aber, Zahlungen unter 250 Euro wie gewohnt in Rechnung zu stellen, um die Geschäftsbücher lückenlos zu führen. Mehr zu Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen lesen.
  • Rechnungen sind immer im Original aufzubewahren, damit sie vom Finanzamt als rechtsgültig anerkannt werden.
  • Fehler bei der Fakturierung sollten unbedingt vermieden werden. Findet das Finanzamt Lücken oder Fehler in den Angaben, ist der Rechnungsempfänger nicht zur Zahlung verpflichtet.
  • Da es sich bei Rechnungen um wichtige, geschäftliche Dokumente handelt, müssen sie zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um sie dem Finanzamt auf Anfrage jederzeit lückenlos vorlegen zu können.
  • Im Falle von Bauleistungen muss man Rechnungen mit einem Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers versehen.

 

Fehlern auf Rechnungen wirksam vorbeugen – mit moderner Software

Möchten Selbstständige und Freiberufler von vornherein effektiv verhindern, dass sich der Fehlerteufel bei der Fakturierung einschleicht, können sie ein spezielles Rechnungsprogramm verwenden. Diese Lösung von Lexware beispielsweise unterstützt Unternehmer optimal bei der lückenlosen Auftragsbearbeitung. Sie ist leicht zu bedienen und übersichtlich aufgebaut, sodass keine Vorkenntnisse nötig sind, um sich im Programm zurechtzufinden. Außerdem ist ein Cloud-Service integriert. Dieser gewährleistet, dass man nicht nur vom Desktop-Computer im Büro, sondern auch von unterwegs aus via Smartphone oder Tablet jederzeit unkompliziert Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen kann. Die Mobil-Funktion ist also besonders praktisch, wenn man geschäftlich viel herumreist.

 

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