Lizenzmanagement mit Software Asset Management – Überlizenzierung bindet gewaltige Budgetreserven

Eine professionelle Lizenzberatung ermittelt über Software Asset Management, ob Über- oder Unterlizenzierung besteht und empfiehlt Maßnahmen zur Optimierung des Softwarebestands.

Aufgrund seiner zentralen Bedeutung für den reibungslosen Geschäftsablauf stellt Software in Unternehmen ein wichtiges betriebswirtschaftliches Gut dar – und einen erheblichen Teil der Vermögenswerte. Nach Gartner belaufen sich die weltweiten Ausgaben für Enterprise-Software in diesem Jahr auf 357 Milliarden US-Dollar, für 2018 werden 376 Milliarden US-Dollar prognostiziert.

Trotz dieser gewaltigen Investitionssummen ist die größte Sorge vieler IT-Leiter und Firmenchefs, nicht ausreichend lizenziert zu sein. Schließlich kann eine Unterlizenzierung zu hohen Nachforderungen durch den Hersteller, zu Schadensersatzforderungen oder gar rechtlichen Belangen gegen die Geschäftsleitung führen.

Dagegen wird der wirtschaftliche Schaden, den nicht genutzte, also schlummernde, Softwarelizenzen verursachen, oft unterschätzt. Laut BSA, dem Interessenverband der Softwarehersteller, sind in Deutschland durchschnittlich 25 Prozent aller Unternehmen überlizenziert. Über größere Lizenzbestände zu verfügen als nötig, kann Sinn machen, wenn in absehbarer Zeit ein erhöhter Bedarf zu erwarten ist. Meist liegen die Gründe aber im Abbau von Arbeitsplätzen, in der Umstellung auf andere Betriebssysteme oder der Aufgabe von Geschäftsbereichen und Niederlassungen. Dann liegt bares Geld brach und es lohnt, Lizenzbestände zu optimieren.

Eine Möglichkeit, den IT-Anteil an Umsatz- und Gewinnsteigerung zu erhöhen, ist der Verkauf dieser überschüssigen Lizenzen. Da Hersteller gebrauchte Software nicht zurücknehmen, übernehmen diesen Service Anbieter wie die Vendosoft GmbH.

»Wir kaufen und verkaufen gebrauchte Softwarelizenzen aus gewerblicher Nutzung«, erklärt Geschäftsführer Björn Orth. »Dabei stellen wir sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind und Käufer wie Verkäufer rechtskonform handeln.«

Mit Lizenzmanagement Einsparpotenzial erkennen. Eine Ausmusterung nicht benötigter Software setzt nicht nur Budgets für Neuanschaffungen frei. Sie sorgt auch für eine Reduzierung der Supportkosten. Der Weg dorthin führt über eine professionelle Lizenzberatung. Auch hier kommt Vendosoft ins Spiel. Denn oftmals stehen vor dem Kauf oder Verkauf gebrauchter Software Kundenfragen, die ein Software Asset Management (SAM) bedingen. Um diese rechtssicher und herstellerkonform zu beantworten, steht das Unternehmen mit geschultem Personal zur Seite. Alle beratenden Mitarbeiter sind zertifizierte Microsoft Licensing Professionals.

Auf Wunsch führt Vendosoft eine lückenlose Bestandsaufnahme durch, bei der die tatsächlich eingesetzte Software analysiert und mit den vorliegenden Lizenzen abgeglichen wird. Dabei stellt sich schnell heraus, ob vorhandene Lizenzen wirklich effizient genutzt werden. Dieses Wissen bildet die Grundlage für das eigentliche Lizenzmanagement, also die verschiedensten Maßnahmen zur Optimierung des Softwarebestands.

Positiver Nebeneffekt eines professionellen Software Asset Managements: Es zeigt unnötige Ausgaben, Redundanzen und ungenutzte Ressourcen auf und hilft, sie zu beseitigen. Geschäftsprozesse können mit SAM optimiert und Betriebskosten gesenkt werden. Nach einer Studie des Marktforschungsinstituts Gartner sind dabei Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent des IT-Budgets im ersten Jahr und von fünf bis zehn Prozent jährlich über weitere fünf Jahre möglich.

Gebrauchte Software realisiert Einsparpotenziale von 40 Prozent und mehr.

Gebrauchte Software realisiert Einsparpotenziale von 40 Prozent und mehr.

Wie Lizenzmanagement helfen kann, bares Geld zu sparen. Die genannten Einsparpotenziale lassen sich in kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen unterteilen.

  • Kurzfristige Einsparung durch SAM: Hier wird beispielsweise hinterfragt, ob ein Mietmodell wie Office 365 Sinn macht oder das Unternehmen – wie in den meisten Fällen – mit einem Volumenlizenzvertrag besser beraten wäre. Und ob Teile des vorhandenen Softwarebestands ausgemustert (also verkauft) oder durch günstige Gebrauchtsoftware ergänzt werden können.
  • Mittelfristige Einsparung durch SAM: Werden dasselbe Produkt oder dieselbe Funktionalität in verschiedenen Produkten mehrmals im Unternehmen genutzt und wurden darüber verschiedene Verträge abgeschlossen, kann es lohnen, diese zusammenzulegen. Auch hier prüft Vendosoft, ob gebrauchte Software-Volumenverträge zum Einsatz kommen können.
  • Langfristige Einsparung durch SAM: Für Produkte wie Adobe Photoshop oder Microsoft Visio, die teuer in der Beschaffung sind, lohnt sich ein sogenanntes Lizenzpooling. Es deckt freie Lizenzen auf, die wiederverwertet oder verkauft werden können und nicht unnötig neu beschafft werden müssen. Lizenzpooling wirkt einer potenziellen Überlizenzierung entgegen.

In der Betrachtung, welchen Anteil an Umsatz- und Gewinnsteigerung die IT für sich verbuchen kann, bestehen bei CEOs und CIOs divergierende Vorstellungen. An IT-Budgets sind meist hohe Erwartungen hinsichtlich der Rentabilität geknüpft. Laut einer Capgemini-Studie erwarten 35 Prozent der Geschäftsführer von der IT eine Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten um ein Drittel.

Weitere Studien zeigen, dass die veranschlagten IT-Ausgaben in Abhängigkeit zur konjunkturellen Lage stehen. Das legt den Schluss nahe, dass IT-Budgets in wirtschaftlich schlechten Zeiten schnell Opfer von Sparmaßnahmen werden.

Auch hier kommt die erwähnte Gebrauchtsoftware ins Spiel, stellt sie doch einen extrem kostengünstigen Weg der IT-Beschaffung dar. Bei Vendosoft liegen die Anschaffungskosten für gebrauchte Microsoft-Produkte 40-70 Prozent unter dem Neupreis (siehe Grafik). Hinzu kommt die Möglichkeit, schlummernde Lizenzen zu veräußern und so das IT-Budget aufzustocken.

»Das erlaubt Unternehmen, auch in Krisenzeiten notwendige Investitionen zu tätigen«, sagt Geschäftsführer Björn Orth, »und trägt zugleich zur Gewinnsteigerung bei.«


Angelika Mühleck
www.vendosoft.de
Titelbild: © Who is Danny/shutterstock.com

 


 

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