Macht Unified Communications Schluss mit der Schatten-IT?

In einer kürzlich durchgeführten internationalen Studie [1] berichten 76 Prozent der CIOs über nicht genehmigte »Schatten-IT« in ihren Unternehmen, die ein Viertel ihrer IT-Budgets ausmacht. Wie kann Unified Communications dazu beitragen, dieser Schatten-IT mit ihren Kosten und Compliance-Risiken entgegenzuwirken.

Im Zeitalter von BYOD am Arbeitsplatz, in dem Mitarbeiter zunehmend ihre eigene »persönliche Cloud« mit Applikationen auf diversen Endgeräten einrichten, verlieren die IT-Abteilungen immer mehr die Kontrolle. Das Netzwerk wird durch den Datenverkehr dieser nicht genehmigten Endgeräte beeinträchtigt. IT-Manager müssen darauf reagieren, dass Applikationen von persönlichen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets über das WLAN aufgerufen werden – auch an der Firewall des Netzwerks vorbei, wenn diese den Zugriff verweigert. Das stellt natürlich ein Sicherheits- und Compliance-Risiko für die Unternehmen dar.

Auswirkungen auf IT-Budgets und Compliance

CIOs schätzen, dass 79 % der IT-Ausgaben »innerhalb« des IT-Budgets erfolgen, während mit den verbleibenden 21 % Innovationen außerhalb der geplanten IT-Investitionen finanziert werden (Gartner). Das Bekämpfen der Schatten-IT kann erhebliche unkontrollierte – und ungeplante – Ausgaben der IT-Abteilung verursachen.

Gleichzeitig entwickelt sich die Rolle der IT kontinuierlich weiter, sie wird strategischer. Die Cloud ist ein wesentlicher Treiber für diesen Wandel, und sie gibt der IT auch die Kontrolle zurück. In der BT-Studie sagten fast drei Viertel der befragten CIOs, dass sie eher wegen der Sicherheitsrisiken besorgt sind, die mit der Schatten-IT einhergehen. Als Folge davon verbringen sie heute 20 Prozent mehr Zeit mit der IT-Sicherheit und investieren im Schnitt 225.000 Euro pro Jahr zusätzlich in diesen Bereich.

Compliance ist in einigen Branchen ein vorrangiges Thema, beispielsweise im Gesundheitswesen oder bei Finanzdienstleistern. Da können die Datenschutzvorschriften und anderen Regelungen noch so streng sein: Sobald es im Unternehmen eine Schatten-IT gibt und Fachabteilungen ihre eigene Instant-Messaging-Lösung oder Dropbox installieren, ist die Compliance in Gefahr.

Der Vormarsch der persönlichen Cloud

Die persönliche Cloud der Mitarbeiter umfasst Applikationen, Webseiten und Inhalte, die sie im Laufe der Zeit gesammelt haben und auf die sie nun jederzeit und von jedem Endgerät aus zugreifen wollen. Der Trend der persönlichen Cloud hat sich in den Unternehmen und ihren IT-Abteilungen schnell durchgesetzt. Er bietet neue Optionen und verspricht dem Mitarbeiter denselben einfachen Zugang zu Technologie-Tools, den er als Verbraucher längst hat.

Flexible Ressourcen sind ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg – und für die neue Rolle der IT. Mitarbeiter nehmen Anwendungen wie Skype oder Dropbox in ihre persönliche Cloud auf, um effizienter arbeiten zu können. Diese Anwendungen als »Schatten-IT« einzustufen und den Zugang zu ihnen zu blockieren, verschlechtert das IT-Erlebnis der Mitarbeiter und führt damit letztlich auch zu einem schlechteren Kundenerlebnis – was dem Unternehmen erheblich schadet. Die Anwender erwarten nun einmal von allen eingesetzten Endgeräten einen nahtlosen Zugriff auf die Applikationen ihrer persönlichen Cloud.

Was kommt als Nächstes?

Kurz gesagt: Veränderung. Unter dem massiven Einfluss der Verbrauchertrends haben die Unternehmensnetzwerke und die Unternehmenskommunikation einen Wendepunkt erreicht.

Zu den absehbaren Veränderungen gehören:

  • Ein flexibles, anwenderorientiertes Vorgehen der IT-Abteilungen, das sich mehr an Ergebnissen als an Regeln orientiert und statt reinem PC-Support echten Service bietet.
  • Die Nutzer werden vor Ort und unterwegs auf ihre persönliche Cloud zugreifen. Dabei verschwimmen die Grenzen zwischen der persönlichen und der beruflichen Cloud immer mehr, und der Begriff der Hybrid-Cloud wird sich sowohl auf die Infrastruktur als auch auf die Anwender-Ressourcen beziehen.
  • Mitarbeiter werden zunehmend mobil und remote arbeiten. Kunden, die bereits sehr mobil sind, werden nicht nur Zugriff auf ihre eigenen WLANs erwarten, sondern auch auf Ihr Netzwerk, was den Bedarf an Unified Access zu konvergenten Netzwerken erhöht.
  • Der Bedarf an Bandbreite, intelligenten Netzwerken und policy-basiertem Management und Analytics hat eine kritische Masse erreicht. IT-Manager mit knappen Ressourcen brauchen neue Tools, um die Service-Anforderungen zu erfüllen.
  • Die Virtualisierung wird ebenfalls zunehmen. Ihr Rechenzentrum und Ihre Anwendungen können überall sein, und Ihr IT-Team muss in der Lage sein, abhängig vom jeweiligen Bedarf die Kapazität in Minuten oder Stunden zu erweitern (oder zu reduzieren).

Mit Unified Communications aus dem Schatten treten

Das pauschale Blockieren aller nicht genehmigten Applikationen ist ein nicht zu Ende gedachter Ansatz, um das Problem der Schatten-IT zu lösen. Die Nutzererfahrung sollte besser durch Unified Communications (UC) priorisiert werden, zum Beispiel mit den Lösungen von Alcatel-Lucent Enterprise [2], die für die neue BYOD-Kultur und die persönliche Mitarbeiter-Cloud entwickelt wurden.

Der Kampf mit der Schatten-IT ist nicht mehr nötig, wenn Applikationen auf allen Kanälen, wie Sprache, Instant Messaging, Social Media oder Video, allen Endgeräten und allen Standorten unterstützt werden können. Mit den flexiblen und skalierbaren Lösungen können IT-Teams Probleme vorhersehen, die das Nutzererlebnis beeinträchtigen, und schnell und effektiv reagieren.

Unified Communications gibt der IT-Abteilung umfassende Sicht auf das Netzwerk – und damit die Zügel wieder in die Hand. Und dann sind die persönlichen Endgeräte und Applikationen kein Anlass mehr zur Sorge um Sicherheit und Budgets, sondern Katalysatoren für Effizienz und Erfolg.

Stephan Kunze

Stephan Kunze, Domain Leader Enterprise Communication Solutions bei ALE Deutschland GmbH

[1] Studie des Telekommunikationsanbieters BT http://www.globalservices.bt.com/seas/en/point-of-view/creativity_and_modern_cio
[2] http://enterprise.alcatel-lucent.com/countrysite/de/?solution=UnifiedCommunicationsandCollaboration&page=overview

infografik alcatel lucent ucc cloud

Weitere Artikel zu