Wer schon jemals dringend ein wichtiges Dokument gesucht hat, weiß einen smarten Dokumentenservice sehr zu schätzen. Ebenso der, der nicht mehr weiß, welches der gefundenen Dokumente das finale oder aktuellste ist. Diese und viele weitere Dokumentenservices lassen sich in der Kombination Kundenportale und Enterprise Content Management (ECM) realisieren. Die Beispiele des preisgekrönten Lieferantenportals der Eissmann Group Automotive, der Westfalen-Gruppe und der SER Group zeigen, wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen von diesen Services profitieren.
Dokumentenservices sind aufwändig, sofern sie nicht automatisiert sind. Das gilt sowohl für den Sender als auch für den Empfänger. Lassen Unternehmen ihren Lieferanten und Kunden Dokumente per E-Mail oder Post zukommen, haben beide Seiten doppelten Aufwand. Jeder für sich muss die Dokumente verwalten, um sie später wiederzufinden. Bei wichtigen Informationen benötigen Unternehmen zudem eine Bestätigung und Kenntnisnahme ihrer Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter, was wiederum in entsprechenden Akten dokumentiert werden muss. Die allseits beliebten Papieraktenordner und Ordnerstrukturen auf Fileverzeichnissen erschweren dies. Ebenso ist der Versand aufwändig. Denn sollen aktuelle Informationen, etwa Wartungsdokumente für den Maschineneinsatz oder Organisationsanweisungen für die Belegschaft, regelmäßig an hunderte oder tausende Empfänger versendet werden, so müssen Adressselektionen manuell erstellt, Mailings vorbereitet und versendet werden. Beim Postversand ist der Aufwand noch größer.
Das alles geht einfacher: Jedes Unternehmen verfügt heute über Portale. Warum diese nicht einfach in Kombination mit einem ECM-System um neue, smarte Dokumentenservices erweitern? Informationen werden damit nicht mehr manuell verschickt, sondern einfach zentral bereitgestellt. Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter finden Informationen, ohne lange suchen zu müssen. Sie greifen von jedem Ort darauf zu, wann immer sie wollen, auch von unterwegs. Auch müssen sie nicht manuell per Telefon oder E-Mail auf neue Dokumente hingewiesen werden, denn sie erhalten automatisch Benachrichtigungen darüber und sind informiert. Alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Wissensstand und arbeiten mit aktuellen Informationen. Wie das alles erfolgreich in der Praxis funktioniert, zeigen folgende Anwendungsbeispiele aus verschiedenen Branchen:
Virtueller Projektraum vereinfacht Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die Eissmann Group Automotive aus dem schwäbischen Bad Urach arbeitet weltweit mit mehr als 1.000 Lieferanten zusammen. Um die Zusammenarbeit mit ihnen noch reibungsloser zu gestalten, hat der Automobilzulieferer sein zentrales ECM-System Doxis4 von SER an sein Lieferantenportal angebunden. Daraus entstand der iRoom – ein virtueller Projektraum, den Eissmann mit der Collaboration-Komponente Doxis4 iRoom eingerichtet hat und damit bei den Digital Leader Awards 2017 ausgezeichnet wurde. Er dient als gemeinsame Informationsbasis für Vorgänge und als Medium zum Austausch von Dokumenten und multimedialen Objekten.
Bislang wurden diese Aktionen per E-Mail erledigt, ohne automatische Terminüberwachung oder andere Hilfsmittel. Das hat sich mit der Portalanbindung jetzt geändert. »Unsere weltweit verteilten Lieferanten bekommen mit dem iRoom einen direkten Zugang zu Eissmann, über den sie eigenständig und wann immer sie wollen regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erledigen können«, erklärt Cornelius Hilbig, Head of Digital Servicves / IT bei der Eissmann Group Automotive. Dazu gehören die regelmäßige Aktualisierung von Zertifikaten, die Abstimmung über Lieferantenbewertungen sowie die Bereitstellung von Werkzeugfotos durch die Lieferanten.
Bestelldaten stets im Blick. Die Westfalen-Gruppe ist als Technologieunternehmen der Energiewirtschaft mit insgesamt 22 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften international tätig. Das Unternehmen mit Sitz in Münster stellt seinen Kunden Informationen über das Intrexx-Kundenportal zur Verfügung, das mit der SER-Lösung Doxis4 integriert ist: die zentrale Informationsbasis für die über das Portal bereitgestellten Inhalte. Darin können Kunden jederzeit auf ihre Bestell- und Lieferdaten sowie auf Produktinformationen wie Sicherheits- und Produktdatenblätter zugreifen. Gerade der Bereich Produktdatenblätter spielt eine bedeutende Rolle, enthalten sie doch wichtige Angaben etwa zur chemischen Zusammensetzung von Gasen.
Dennis Decker, Sachbearbeiter Vertriebsmanagement und Betreuer des Kundenportals, betont die Bedeutung dieser stets aktuellen Informationsquelle für die Westfalen-Kunden: »Unsere Kunden können 24 Stunden und 7 Tage die Woche ihre Bestelldaten sehen. Beim Aufruf abgeschlossener Aufträge werden die Lieferscheine aus dem ECM-System direkt mit angezeigt. Sollten bei unseren Kunden Dokumente verloren gegangen sein, kann der Kunde sie sich aus dem Portal als PDF-Datei erneut herunterladen. Das ist ein zusätzlicher Service, den wir unseren Kunden mit Doxis4 anbieten können.« Auch für die Westfalen-Gruppe bedeutet das eine große Arbeitserleichterung, müssten die Dokumente doch sonst als Papierausdruck, per Fax oder E-Mail an die Kunden verschickt werden.
»Up to date« im Social Intranet. Mit der Doxis4-Anbindung an das Social-Intranet-Portal »SER satellite« schuf die SER Group einen zentralen Informations-Pool für ihre Belegschaft. Alle Mitarbeiter der nationalen wie auch internationalen Standorte, etwa in Indien oder Russland, können darauf jederzeit zugreifen. So informieren sie sich etwa über aktuelle Unternehmensnews, Produktinformationen wie Release-Notes, CI-Richtlinien, Social Media Guidelines, Marketingmaterialien, Neuigkeiten aus den Abteilungen und vieles mehr, so sind sie immer »up to date«. Ändern sich beispielsweise Richtlinien zur Datensicherheit, aktualisieren die internen Compliance-Verantwortlichen diese einfach in Doxis4, woraufhin sie allen Mitarbeitern direkt als aktuelles Dokument im Intranet bereitstehen.
Auch die Fachabteilungen profitieren von der ECM-Portalanbindung an das Social Intranet, interne Abläufe erhielten neuen Schub. Veröffentlicht die Entwicklung etwa neue Release-Notes, erhalten alle Abteilungskollegen sowie weitere Fachbereiche wie Presales, Professional Service und Vertrieb automatisiert eine Benachrichtigung im Intranet und können hierüber jederzeit darauf zugreifen. Der Vorteil gegenüber der E-Mail: Alle Release-Notes werden chronologisch dokumentiert und sind per Volltextsuche jederzeit in Deutsch und Englisch auffindbar.
Nutzen der Portalintegration mit Doxis4
- Serviceangebot verbessern
- Verwaltungsaufwand reduzieren
- Stets aktuelle Informationen als Service bereitstellen
- Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten, Kunden u.v.m. fördern
- Geschützt Informationen austauschen
Phil Binz,
Technischer Redakteur
bei der SER Solutions Deutschland GmbH