Mit DMS zum fast papierlosen Büro – Die Beurteilung gut beurteilt

Mit DMS zum fast papierlosen Büro

Bei Organisationen wie einer Industrie- und Handelskammer fallen naturgemäß Dokumente in Hülle und Fülle an. Diese Papierflut zu bewältigen steht irgendwann in keinem Verhältnis mehr zum erforderlichen Aufwand. Da stellen moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit dem richtigen Softwarepartner den vernünftigen Weg dar, die stetig wachsenden Aufgaben angemessen zu bewältigen.

Die vielfältigen Aufgaben einer Industrie- und Handelskammer (IHK) regelt ein Bundesgesetz, das IHK-Gesetz. So sollen sie »… das Gesamtinteresse der ihnen zugehörigen Gewerbetreibenden ihres Bezirkes wahrnehmen, für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft wirken und dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend berücksichtigen; dabei obliegt es ihnen insbesondere, durch Vorschläge, Gutachten und Berichte die Behörden zu unterstützen und zu beraten …« Neben der Interessenvertretung haben die Wirtschaftskammern jedoch noch eine Vielzahl weiterer Aufgaben im hoheitlichen Bereich sowie als Dienstleister für ihre Mitgliedsunternehmen.

Eine solche IHK mit einem riesigen Aufgabenspektrum ist die IHK Würzburg-Schweinfurt mit ihrer Hauptgeschäftsstelle in Würzburg und einer weiteren Geschäftsstelle in Schweinfurt. Der Bezirk umfasst die Städte und Landkreise Würzburg und Schweinfurt sowie die Landkreise Rhön-Grabfeld, Bad Kissingen, Main-Spessart, Haßberge und Kitzingen. Hier betreuen 126 Mitarbeiter 62.000 Mitgliedsunternehmen. Im Jahr 2004 wurde die alte Geschäftsführerstruktur durch eine Vorstands- und Bereichsleiterebene ersetzt. Heute bilden der Hauptgeschäftsführer und seine zwei Stellvertreter den Vorstand, insgesamt 13 Bereichsleiter verantworten die operativen Arbeitsbereiche. Als wichtigstes Organ bestimmt das Gesetz die Vollversammlung, die aus 80 ehrenamtlich tätigen, gewählten Unternehmern besteht.

Ein breites Aufgabenfeld. Die Grundsatzaufgaben und aktuellen Projekte der IHK spiegeln sich in ihren Bereichen wider: Standortpolitik, Existenzgründung und Unternehmensförderung, Aus- und Weiterbildung, Innovation und Umwelt, International sowie Recht und Steuern, erweitert um Kommunikation und Zentrale Dienste. Zu den zentralen Diensten zählen die Finanzbuchhaltung, Personal, Beitragswesen, Stammdatenverwaltung sowie IT-Service. Zu den klassischen IHK-Aufgaben gehören Seminare, Beratungsgespräche, Formularwesen und die Existenzgründung und Unternehmensförderung.

Momentan ist der Bereich Umwelt und Energie ein wichtiges Thema, etwa im Bereich der Forschung und Förderung der Elektromobilität. Besonders wichtig nimmt man den Bereich Aus- und Weiterbildung mit fast 6.000 Teilnehmern pro Jahr. Vom einfachen Word-Seminar oder Sprachkurs bis zum Fachwirt oder Meistertitel gibt es ein reichhaltiges Angebot. Christian Maurer, Bereichsleiter IT-Service, stellt fest: »Für unsere IHK ist die Weiterbildung ein wesentlicher Geschäftszweig, mit dem wir fast die Hälfte unserer Einnahmen erzielen.«

Bereits 1997 begann man, die im Haus erzeugten Dokumente mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu archivieren. 2003 implementierte man dieses System auf Lotus-Notes. Gleichzeitig kam ein Beurteilungssystem für die Mitarbeiter hinzu, das bis 2007 in einem Word-Dokument geführt wurde. Dann wurde jedoch die Einführung einer Softwarelösung für die Personalwirtschaft unumgänglich. Man entschied sich für ein System von P&I, das neben einem Lohn- und Gehaltssystem auch über ein HCM-Mitarbeiter-Portal (Human Capital Management) verfügt, in dem man Dienstreise- und Urlaubsanträge stellen und abrechnen kann. Von da an erhielten die Mitarbeiter ihre Gehaltsnachweise ausschließlich elektronisch als PDF-Datei.

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Beurteilung mit System. »Auch die Abbildung unseres Mitarbeiter-Beurteilungssystems in Word oder Excel fanden wir nicht mehr zeitgemäß und überdies schlecht archivierbar. Zudem konnten wir unsere Auswertungen nicht so einfach an unser Lohn- und Gehaltssystem weitergeben«, erinnert sich Maurer. Für die Beurteilung gibt es zweimal im Jahr ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und seinem zuständigen Vorgesetzten, bei dem jeweils eine bestimmte Anzahl vorgegebener Fragen abgearbeitet und nach einem Punktesystem bewertet werden müssen. Am Jahresende steht dann eine Beurteilung zwischen 80 und 120 Prozent, nach der sich auch die Bonuszahlung des Mitarbeiters richtet.

Die Fragen, die Berechnungen, die Beurteilungen – all das fand nun ebenfalls im P&I-Portal statt. »Das war aber keine elegante Lösung«, so Maurer. Die verschiedenen Cluster waren nicht farblich codiert; Leitfäden, Fragen und Antworten standen alle direkt untereinander und erschwerten die Orientierung, darüber hinaus lief das System nicht sehr stabil. Hier wollte man nun unbedingt eine Systemverbesserung einführen. Der IT-Partner konnte die angestrebten Verbesserungen aber nur zu maximal 40 Prozent bei einem äußerst hohen Preis erfüllen. Also suchte man nach einer anderen Lösung.

 

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Für die Beurteilung gibt es zweimal im Jahr ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und seinem zuständigen Vorgesetzten. Am Jahresende steht dann eine Beurteilung zwischen 80 und 120 Prozent, nach der sich auch die Bonuszahlung des Mitarbeiters richtet.

Für die Beurteilung gibt es zweimal im Jahr ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und seinem zuständigen Vorgesetzten. Am Jahresende steht dann eine Beurteilung zwischen 80 und 120 Prozent, nach der sich auch die Bonuszahlung des Mitarbeiters richtet.

Am Zentralrechner orientiert. Alle IHKs betreiben ein gemeinsames Rechenzentrum in Dortmund, das den IHKs Anwendungen zentral zur Verfügung stellt. Zu den Zentralanwendungen gehören neben einem Finanzbuchhaltungssystem auch das Beitragswesen und vor allen Dingen die Stammdatenverwaltung. Das zentrale DMS für die Anwendungen stammt von der Easy Software AG. »An diesem System möchte ich auch mit meinem DMS teilhaben. Wenn ich den Stammdatensatz einer Firma aufrufe, möchte ich auch die Zusatzdokumente wie Besuchsberichte oder den Schriftverkehr sehen«, begründet Maurer die Suche nach einer Lösung im Umfeld dieser DMS-Plattform. Internetrecherchen und Empfehlungen führten schließlich zur CFT Consulting GmbH aus Bobingen, dem größten Direktpartner der Easy Software AG.

Rasch begann man im Januar in ersten, gemeinsamen Gesprächen mit den Entwicklern von CFT die Anforderungen an eine neue Beurteilungssoftware festzulegen und zu einem Konzept zusammenzufassen. »Bereits Ende März stand eine Pilotversion zur Verfügung, an der wir erste Korrekturen vornahmen«, schildert Maurer den Projektbeginn. Anhand einer Testversion Ende April konnte dann auch die Personalabteilung ihre Änderungswünsche einbringen. So wurde das neue System bereits in der letzten Maiwoche freigegeben, nachdem noch zweistündige Schulungseinheiten für die Führungskräfte angeboten wurden. »Innerhalb von fünf Monaten konnten wir also gemeinsam mit CFT ein neues System inklusive Einweisung in Betrieb nehmen, das rundweg unseren Anforderungen entsprach«, konstatiert Maurer zufrieden.

Der Weg zum – fast – papierlosen Büro. Als Basis für das neue Beurteilungsmanagement installierte CFT die DMS-Software Easy Enterprise samt einer Schnittstelle zum Lohn- und Gehaltssystem. Damit lassen sich die Mitarbeiterdaten zwischen beiden Systemen problemlos austauschen. Die Beurteilungen können je nach Zugriffsberechtigung vollständig oder teilweise von der Personalstelle, den Führungskräften und vom Beurteilten selbst eingesehen werden. Ein Workflow sorgt dafür, dass der Mitarbeiter das Ergebnis bestätigt oder ablehnt. Nach dieser Bestätigung müssen noch Vorgesetzte und die Personalabteilung ihre Zustimmung geben, bevor es ins Lohn- und Gehaltssystem einfließt, das schließlich den Bonus auszahlt.

Da das IHK-Rechenzentrum in Dortmund bereits das DMS der Easy Software AG eingeführt hat und nach den guten Erfahrungen mit dem Softwarepartner CFT will die IHK Würzburg-Schweinfurt nun auch ihre IT auf dieser Plattform weiter ausbauen. »Als nächstes denken wir an die Einführung der digitalen Personalakte und der Workflows für die Urlaubs- und Dienstreiseanträge«, kündigt der IT-Bereichsleiter an. Ein weiterer Schritt ist dann das digitale Bewerbermanagement und das Einscannen und Archivieren von Papierdokumenten mit Easy Capture. »Es ist letztlich auch ein Platzproblem«, betont Maurer, »das total papierlose Büro wird es zwar nie geben, aber wir können mit einem besseren Überblick und besseren Suchmöglichkeiten unsere Arbeit erheblich effizienter gestalten.«


Volker Vorburg

 

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