Notes-Anwendungsmigration mit digitaler Komfortzone

Microsoft SharePoint hat sich als Collaboration- und Digitalisierungsplattform gegenüber IBM Notes durchgesetzt. Die Migration von Notes-Anwendungen nach SharePoint galt jedoch bislang als schwierig und extrem aufwändig. Moderne Rapid Application Development Tools können hier viel Zeit, Geld und Nerven sparen.

IBM (Lotus) Notes-Anwender machen sich zunehmend Sorgen um die Zukunftsfähigkeit der Plattform. Viele sind skeptisch, ob die für 2018 angekündigte Version 10 endlich die ersehnten Verbesserungen bringt und würden daher lieber heute als morgen umsatteln.

Längst haben Microsoft Exchange und SharePoint die führende Messaging- und Groupware früherer Tage technologisch überholt. Überdies wird Notes/Domino von immer weniger IT-Dienstleistern unterstützt, während sich für SharePoint Know-how und Erfahrung auf breiter Ebene im Markt findet. Dies macht die Microsoft-Plattform heute zur meistgenutzten Software für Content- und Dokument-Management, Zusammenarbeit und Prozessdigitalisierung.

Doch Notes »wehrt« sich in vielen Unternehmen beharrlich gegen seine Ablösung. Denn die Dokumenten-basierte Datenbank mit rudimentären, teils inkonsistenten Strukturen, unterschiedlichen Funktionsweisen und Feldtypen sowie einem komplexen Rechtemanagement macht die Migration ihrer Anwendungen auf SharePoint aufwändig, riskant und teuer.

Hinzu kommt, dass in Lotus Script und Formula hunderte historisch gewachsener Prozesse, Geschäftslogik und Workflows hinterlegt sind, die aber nur selten schlüssig dokumentiert sind. Aus diesem Grund ist eine automatische Migration in der Art, wie etwa Mailkonten mithilfe spezieller Tools von Notes auf Exchange übertragen werden können, bei Notes-Anwendungen praktisch unmöglich. Lediglich ein komplettes Re-Engineering der Legacy-Anwendung führt zum (SharePoint) Ziel.

 

Programmieraufwand gen Null fahren

Um bei der Migration Zeit und Ressourcen zu sparen, ist es sinnvoll, den Programmieraufwand, der normalerweise zur Erweiterung der SharePoint-Fähigkeiten über C#, PowerShell oder JavaScript erforderlich wäre, zu vermeiden. Zur Anwendungsentwicklung empfiehlt sich daher die Implementierung einer leistungsfähigen Rapid Application Development (RAD) Plattform, die direkt auf der SharePoint Oberfläche agiert.

So bietet beispielsweise WEBCON BPS® ein integriertes Toolkit zur Drag & Drop Modellierung standardisierter Workflows, Formulare, Daten, OCR und Mobile Access in SharePoint. Die Business Process Suite (BPS) kommt dabei grundsätzlich ohne Programmieraufwand (No-Code) aus, was die Anwendungsentwicklung vereinfacht und ein klares, standardisiertes Design ermöglicht. Für komplexere Aufgaben können hingegen T-SQL Abfragen oder auch das .NET SDK eingesetzt werden.

Die Plattform arbeitet auf einer eigenen, fortschrittlichen Workflow Engine, deren Steuerung auf Microsoft SQL Server-Mechanismen basiert. Wichtigstes Alleinstellungsmerkmal gegenüber den bisherigen Hauptakteuren im Markt, K2 und Nintex, ist die von WEBCON entwickelte InstantChange™ Technologie. Sie ermöglicht eine flexible und schnelle Anpassung sämtlicher Workflow-Konfigurationen – einschließlich derer, die bereits in Betrieb sind.

 

Anwendungsmigration in 6 Schritten

»Die Migration hoch komplexer Notes-Anwendungen und deren zugrunde liegende Geschäftslogik in SharePoint erfordert ein strukturiertes Vorgehen im Projekt«, weiß Andreas Schmidt, Geschäftsführer des deutschen WEBCON Partners VSB IT Services. Gegenwärtig führt der IT-Dienstleister ein entsprechendes Projekt bei einem mittelständischen Unternehmen der Baustoffbranche durch, das trotz der jahrzehntelang gewachsenen Notes-Strukturen rasch voranschreitet. Die Projektagenda sieht sechs wesentliche Schritte vor, die sich in der Praxis bereits bewährt haben.

  1. Anwendungen selektiv auswählen

Nicht jede der Notes-Altanwendungen erfüllt heute noch ihren Zweck oder wird noch genutzt. Zunächst sollte also der tatsächliche Geschäftswert der Anwendung identifiziert werden, um herauszufinden, was genau sie tut, welche Prozesse darin abgebildet sind und welchen Bedarf sie im Unternehmen bedient. Auf dieser Grundlage wird eine Prioritätenliste für die Anwendungsmigration erstellt, die dann je nach Dringlichkeit abgearbeitet werden kann.

  1. Entwurf von Workflows und Formularen

Moderne RAD-Tools bilden Workflow-Prozesse und Formulare als integrierte Einheit ab. Durch diese Verzahnung in einem einzigen Werkzeug entsteht eine hohe Entwicklungsdynamik. Mithilfe vorgegebener Masken-Layouts und Gridsystem lassen sich über den Formular-Designer sehr schnell standardisierte Strukturen im Corporate Design des Unternehmens erstellen.

Zusätzlich können sämtliche Workflows in einem grafischen Editor per Drag & Drop modelliert und flexibel verändert werden. Dies ermöglicht die schnelle Umsetzung von Prototypen, die im Effektivbetrieb getestet und angepasst werden können. So können IT-Verantwortliche zeitnah auf Änderungswünsche der Fachbereiche reagieren und die Anwendung optimieren.

  1. Datenverbindungen und Schnittstellen identifizieren

Notes-Anwendungen sind häufig mit zahlreichen externen Datenquellen verknüpft und in Systeme mit bidirektionalem Datenaustausch integriert. Diese basieren meistens auf manuell programmierten Lösungen. Zur Verringerung des Integrationsaufwands sollten Entwickler darauf achten, dass die Workflowmanagement-Plattform standardisierte Datenbank-Konnektoren zu MS SQL und Oracle sowie Webservices-Anbindung an Drittsysteme, wie SAP, über REST und SOAP vorhält. Auch ein SDK sollte vorhanden sein, um beliebige weitere Schnittstellen, etwa zu DB2/400, mit überschaubarem Aufwand entwickeln zu können.

  1. Rollen und Berechtigungen festlegen

Das Rechtemanagement in Notes ist ausgefeilt und flexibel: Jede einzelne Notes Datenbank beziehungsweise Anwendung hat eine individuell definierbare Zugriffskontrolle zur Zuordnung von Rollen und Berechtigungsstufen für entweder einzelne Benutzer oder ganze Nutzergruppen. Aufgrund der unterschiedlichen Konzepte und Architekturen kann die Rechteverwaltung nicht 1:1 nach SharePoint portiert werden.

Projektentscheider sollten bei der Tool-Auswahl Wert darauf legen, dass die RAD-Plattform in der Lage ist, SharePoint-Berechtigungen für Sites und Seiten mit einer proprietären Rechteverwaltung zu kombinieren. Damit können Aufgaben sowohl anhand von bestimmten Rollen als auch von Gruppen in SharePoint sowie im Active Directory zugewiesen werden. Außerdem sollten sich die Privilegien im Laufe eines Geschäftsprozesses dynamisch erhöhen oder herabsetzen lassen.

  1. Prozesse zentralisieren und standardisieren

Zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist es wesentlich, dass sämtliche Definitionen und Konfigurationen von Formularen, Feldern, Workflows und Berechtigungen der neuen SharePoint-Anwendung in einer eigenen MS SQL-Datenbank, also außerhalb der SharePoint Content Datenbank, gespeichert werden.

Einmal zentral definierte Felder können so in beliebig vielen Formularen und Prozessen verwendet werden, um Bedingungen zu erstellen, Ausdrücke auszuwerten, Bearbeiter zu ermitteln oder Feldwerte zu verändern. So entsteht ein konsistentes Datenmodell in einem zentralen Repository, das über einen separaten Designer-Client verwaltet werden kann. Zudem senkt die Möglichkeit der Wiederverwendung den Entwicklungs- und Wartungsaufwand nachhaltig.

6.Bedarfsgerecht anpassen ohne Downtime

Bei einem Prozess mit mehreren tausend aktiven Instanzen ist das Ausrollen einer neuen Version extrem aufwändig. Unter Umständen müssen mehrere Versionen eines Workflows parallel über einen längeren Zeitraum betreut werden.

Fortschrittliche RAD-Werkzeuge bieten die Möglichkeit, Workflows, Formulare, Geschäftsregeln und Berechtigungen im laufenden Effektivbetrieb der Anwendung beliebig anzupassen. Neue Anforderungen zur Optimierung von Prozessen können so jederzeit – vor oder nach der Produktivsetzung der Applikation – implementiert werden. Sämtliche Anpassungen wirken sich automatisch auf alle laufenden Instanzen aus. Dies ermöglicht einerseits einen agilen, iterativen Ansatz für die Entwicklung und Umsetzung von Prozessen. Andererseits wird das Vorleistungsrisiko des IT-Bereichs bei derartigen Projekten drastisch reduziert.

 

Fazit

Nach dem Motto »Never change a running systems« scheuten viele Unternehmen bislang vor der aufwändigen Migration von Notes Anwendungen zurück. No-Code-Programmierung und »on the fly« Anpassungsfähigkeit moderner RAD-Tools setzen jedoch neue Maßstäbe in der Anwendungsentwicklung, mit denen selbst volatile Prozesse kontinuierlich an die fachlichen Anforderungen der jeweiligen Nutzer(gruppen) angepasst werden können. Damit tragen sie maßgeblich zur Modernisierung und Digitalisierung der gesamten Applikations-Infrastruktur im Unternehmen bei und helfen, die permanenten Veränderungen der digitalen Geschäftswelt flexibel und zeitnah zu managen.

 

 

Über WEBCON
Seit 2006 entwickelt WEBCON hochwertige Business Process Management Software für vielfältige Unternehmensanforderungen – von unterstützend bis geschäftskritisch, von abteilungsbezogen bis global. WEBCON BPS ermöglicht den Organisationen, mehr als 90 % aller benötigten Anwendungen bereitzustellen – u.a. in den Bereichen Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen, IT und Operations. Als echte und ultimative Rapid Application Development-Plattform ermöglicht WEBCON BPS programmierfreien Entwicklung, Erweiterung und Migration von Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft SharePoint. Die mehrfach ausgezeichnete InstantChange-Technologie setzt dabei neue Qualitätsmaßstäbe hinsichtlich einer zeitnahen Bereitstellung und jederzeit flexiblen Erweiterung der Anwendungen im laufenden Betrieb bei minimalem Risiko. Namhafte große und mittelständische Unternehmen aller Branchen steigern ihre digitale Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit mit WEBCON BPS. In der DACH-Region arbeitet WEBCON eng mit führenden Integrationspartnern zusammen, darunter Acando, Alight, Axians IT Solutions, Net at Work, Nexplore, Vater Gruppe, VSB Solutions GmbH und YAVEON.
Weitere Informationen: www.webcon.com

 

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