Outsourcing – Wird die IT verlagert, bleibt die Verantwortung

Mit dem Colo Check der PRIOR1 den richtigen Partner für eine Auslagerung der IT finden. Die PRIOR1 ist auf dem Markt als Berater und Errichter von Rechenzentren bekannt. Stefan Maier ist Geschäftsführer der PRIOR1 und stellt im Interview die Bedeutung der Partnerwahl beim Outsourcing heraus.

Herr Maier, was versteckt sich hinter dem PRIOR1 Colo Check? 

Seit kurzem bieten wir Unternehmen, die sich mit einer Verlagerung der IT auseinandersetzen, Unterstützung an. Dabei helfen wir die Frage zu beantworten, ob eine Auslagerung wirtschaftlich und technisch sinnvoll für das jeweilige Unternehmen ist. Ist die Entscheidung zugunsten der Auslagerung gefallen, unterstützen wir diesen Prozess.

Wie kommt es, dass sich die PRIOR1 diesem Thema zuwendet?

In den letzten Jahren war ein deutlicher Trend hin zu RZ- und IT-Outsourcing zu beobachten. Nahezu jedes Unternehmen bezieht heute bereits Anwendungen aus der Cloud oder lagert Komponenten aus. Jeder Manager muss sich die Frage stellen, ob und welche IT er noch im eigenen Hause betreibt. Was gibt er in die Cloud, was in eine Colocation und was betreibt er selbst?

Hier ist die fachliche Unterstützung von außenstehenden Experten gefragt. Der Blick von außen, losgelöst von unternehmensgeprägten Vorlieben und Neigungen, ist die Grundvoraussetzung für eine neutrale Betrachtung und Bewertung.

Wo benötigen Unternehmen oder IT-Manager Unterstützung?

Zunächst benötigen sie Unterstützung bei der Beantwortung der Frage, ob und was ausgelagert werden soll. Hierbei erleben wir teilweise, dass ein Outsourcing einfach »hip« ist. Sätze wie »Das macht man doch heute so!« hören wir häufig. Bereits bei genauerer Nachfrage nach den Motiven treten nicht selten Unsicherheiten und Widersprüche auf. Es stellt sich bei uns oftmals das Gefühl ein, dass der Manager der Meinung ist, mit der Verlagerung der IT auch die Verantwortung zu verlagern. Wurde dann eine Entscheidung getroffen, fängt die Arbeit erst richtig an.

Inwiefern? Könnten Sie das bitte genauer erläutern? 

Da unsere Kunden in ihrer täglichen Arbeit völlig andere Schwerpunkte bedienen und ein anderes Know-how haben, ist es für die meisten bereits eine enorme Herausforderung, den Anforderungskatalog für ein selbstbetriebenes Rechenzentrum zu erstellen. Es wird aber um ein Vielfaches komplexer und schwieriger, wenn das RZ nach außen verlagert wird. Werden im Anfangsstadium und während der Planung und Vorbereitung Fehler gemacht, sind diese kaum zu korrigieren und kommen dem Unternehmen später teuer zu stehen.

Aus diesem Grund müssen die Anforderungen exakt beschrieben werden. Was erwartet der Kunde von demjenigen, dem er seine IT anvertraut? Wo stehen Systeme und Anwendungen? Welche SLAs sind zu fordern? Wo liegen die Schnittstellen zwischen dem RZ/IT-Dienstleister und dem Anwender?

Um diese Themen zu erfassen, haben unsere Experten einen Fragenkatalog mit mehreren hundert Punkten erarbeitet, welcher mit jedem Mandat weiter anwächst. Alleine diese Anzahl an Themenpunkten spiegelt die Komplexität des Ganzen wieder.

Wenn der Anforderungskatalog steht, was geschieht dann?

Dann geht es an die Auswahl möglicher Outsourcing-Partner. Ich sage bewusst Partner und nicht Anbieter, denn hier muss es sich um eine Partnerschaft handeln. Outsourcing ist mit einer langjährigen Zusammenarbeit verbunden und bedarf einer vertrauensvollen Basis. Stellt sich der Partner als unzuverlässig heraus, wird es eine – nett ausgedrückt – schwierige Beziehung. Denn eines ist klar: Findet ein Outsourcing statt, gibt es kein schnelles Zurück. Die Abhängigkeit vom Anbieter ist nicht zu unterschätzen und hat bei schlechter Partnerwahl unternehmenskritische Auswirkungen.

Bei jedem Outsourcing-Projekt müssen unterschiedliche Szenarien durchdacht werden. So sollte bereits zu Beginn eine Exit-Strategie definiert werden. Natürlich fällt es schwer, zu Beginn einer Beziehung über das Ende nachzudenken. Doch ein spätes Erwachen kann bitter werden.

Zudem sind neben den Kosten eine Vielzahl von Parametern zu überprüfen (siehe Kasten). Mit prüfen meine ich nicht, dass man sich die Kriterien nur bestätigen lässt, sondern dass diese genauestens unter die Lupe genommen werden. Es ist wichtig, sich die Gegebenheiten vor Ort und vor allem das Management sowie die Prozesse anzuschauen. So sprechen wir unter anderem mit den Mitarbeitern des Anbieters und auch mit deren Kunden. Wenn es uns ermöglicht wird, auch mit denen, die nicht auf der Referenzliste stehen.

Sie sprachen von den Experten aus Ihrem Hause. Welche Qualifikationen oder Erfahrungen haben Ihre Kollegen?

Wir vereinen in der PRIOR1 unterschiedliche Disziplinen. So haben wir in den letzten Jahren, neben unseren Projektingenieuren und Planern Mitarbeiter gewonnen, die jahrelange Erfahrung als RZ-Manager und IT-Leiter mitbringen. Desweitern haben wir Kollegen aus dem Bereich der RZ-Zertifizierung. Hierdurch betrachten wir den Betrieb und die Organisation als ein ineinandergreifendes und voneinander abhängiges Gebilde.

Herr Maier, zum Schluss die Frage, wie schätzen Sie den Markt des IT-Outsourcings ein?

Gigantisch! Ich bin überzeugt, wir stehen hier erst am Anfang. Jedoch wird es sehr unterschiedliche Formen und Umfänge des Outsourcings geben. Es gibt Anwendungen und Kundensituationen, da macht eine 100-prozentige Auslagerung Sinn. Die Mehrheit der Unternehmen wird jedoch eher hybride Lösungen betreiben und nur einen Teil nach außen vergeben. Den anderen, in der Regel den unternehmenskritischen oder zeitkritischen Part, werden sie weiterhin Inhouse betreiben.

Vor kurzem führte ich ein Gespräch mit einem großen bayrischen Mittelständler aus der Kfz-Zulieferbranche. Er berichtete mir, dass sich die Kosten für die IT – obwohl oder gerade weil die IT und Rechenzentren im Hause betrieben werden – auf 1 % des Konzernumsatzes belaufen. Dieses bei einer nahezu 100-prozentigen Verfügbarkeit. Branchenüblich seien 2-2,5 % vom Umsatz, vor allem bei den Kollegen, die große Teile ausgelagert haben.

Was für mich derzeit sehr schwer nachvollziehbar ist, sind die gigantischen RZ-Flächen, die errichtet werden. Nach aktuellen Schätzungen bestehen in Deutschland circa 2 Millionen Quadratmeter RZ-Fläche. Weitere riesige Bauten folgen. Gleichzeitig habe ich in meiner zwanzigjährigen Branchenzugehörigkeit noch nie erlebt, dass so viele lokale, mittelständige Rechenzentren gebaut werden. Ich bin gespannt, wie es weitergeht und ob wieder ein großes Anbietersterben, wie in den frühen Jahren des Jahrtausends, stattfinden wird.

Vielen Dank für das Gespräch!

 

Leistungsumfang PRIOR1 Colo Check

Der Colo Check setzt sich aus verschiedenen Leistungspaketen zusammen.

1. Anforderungskatalog, Definition…

  • SLAs
  • Flächen (inklusive Wachstums-Schrumpfungs-Optionen)
  • Energiebedarf
  • Wertigkeit (Klassifizierung)
  • RZ-Management
  • Organisation und Prozesse
  • Connectivity / Performance
  • Zugangsregelungen
  • Abrechnungskriterien
  • etc.

2. Audit 

  • Prüfung und Bewertung der Einhaltung der oben genannten Anforderungen
  • Kunden-, Mitarbeiter- und Managementgespräche

3. Kosten- u. Leistungsübersicht

  • Matrix mit Leistungsdarstellung
  • CAPEX / OPEX
  • Vertragsinhalte und Gestaltung

4. Erstellung einer Entscheidungsvorlage

  • Gegenüberstellung Kosten und Leistungen verschiedener Anbieter inklusive Ranking

5. Regelmäßiges Audit

  • Überprüfung der Einhaltung oben genannten Leistungsparameter

 

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