Produktivitätsschwund im Büro: Deutsche Angestellte verschwenden fast ein Viertel ihrer Arbeitszeit

Die Ergebnisse der Studie »Arbeit heute in Deutschland: Der Produktivitätsschwund« belegen, dass Angestellte fast ein Viertel ihrer Arbeitszeit wöchentlich für unnötige Admin-Tätigkeiten verwenden. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die typischerweise nicht zu ihren Kernaufgaben zählen. Eine Verschwendung, die sich auf exponentielle Weise negativ auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens auswirken kann. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit leidet darunter.

ServiceNow befragte zirka 2.000 Manager in fünf Ländern, darunter 300 aus deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern [1]. Der Cloud-Anbieter ging der Frage nach, wie effektiv Arbeitsmittel und Prozesse den Arbeitsalltag unterstützen. Die Teilnehmer mussten Auskunft darüber geben, wie die jeweiligen Komponenten ihre individuelle beziehungsweise Teamarbeit beeinflussen. Die Studie konzentrierte sich dabei auf vier spezielle Prozesse und Services, die im Unternehmensumfeld vorkommen: technischer IT-Support, Marketing-Services, Bestellungen und Einstellen und Integrieren von neuen Mitarbeitern. Die Ergebnisse wiesen über verschiedene Branchen und berufliche Stellungen hinweg eine hohe Übereinstimmung auf.

Im Berufsalltag verbringen Manager zu viel Zeit mit unnötigen Aufgaben

  • Durchschnittlich verwenden deutsche Manager mehr als einen Tag pro Woche für administrative Aufgaben.
  • Die Mehrheit der Befragten sagte, dass Bestellungen und Mitarbeiter-Onboarding zeitaufwendige Prozesse sind. Vier von zehn Managern gaben darüber hinaus an, dass dies auch auf den IT-Support und Marketing-Services zutrifft.
  • Drei von fünf der Studienteilnehmer äußerten sich dahingehend, dass diese Routineabläufe erhebliche Verzögerungen hervorrufen.

Vorhandene Arbeitsmittel eignen sich nicht für die zu erledigenden Aufgaben

  • Acht von zehn Unternehmen nutzen immer noch manuelle Tools ohne strukturierten Workflow, wie E-Mail oder Tabellenverarbeitungsprogramme, um Routineaufgaben zu bewältigen. Sogar das persönliche Aufsuchen von Kollegen ist dafür notwendig.
  • Nicht einmal einer von zehn Managern hat Zugang zu automatisierten Systemen für Mitarbeiter-Onboarding und Marketing-Services.
  • Selbst bei gereiften Prozessen wie Bestellungen und dem IT-Support verfügen nicht einmal 15 Prozent der Befragten Zugang zu automatisierten Systemen.

»Deutsche Unternehmen werden als Produktivitätsmotor für Europa angesehen. Dennoch wird fast ein Viertel der Arbeitswoche für ineffiziente Aufgaben verschwendet. Werkzeuge wie E-Mail oder Tabellenverarbeitungsprogramme eignen sich einfach nicht für einen modernen Geschäftsbetrieb«, sagt Manfred Eierle, Area Vice President DACH bei ServiceNow.

Komplexe Geschäftsprozesse und Abhängigkeiten zwischen Abteilungen fördern Produktivitätsschwund

  • Neun von zehn Managern sagen, ihre Produktivität hängt davon ab, wie effizient Routineprozesse von anderen Abteilungen bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise Marketing-Services, IT-Support, Bestellaufträge und das Mitarbeiter-Onboarding.
  • Die Befragten erklärten, dass sie im Durchschnitt mit vier verschiedenen Abteilungen bei Bestellaufträgen und beim Onboarding in Kontakt stehen. Beim IT-Support und Marketing handelt es sich im Schnitt um drei verschiedene Abteilungen.
  • 40 Prozent sagten, dass sie mehr als zehn individuelle Handlungen durchführen müssen – darunter fallen E-Mail schreiben, jemanden über Telefon anrufen oder den persönlichen Kontakt suchen – um sicherzugehen, dass für einen Neuzugang am ersten Tag alles vorbereitet ist.

»Deutsche Manager verwenden viel zu viel Zeit darauf, komplexe Verwaltungsaufgaben über E-Mail zu steuern«, sagt Eierle. »Wie komplex die Vorgänge sind, zeigt sich beispielsweise am Mitarbeiter-Onboarding. E-Mail und Tabellenkalkulation erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sich beim Bearbeiten Fehler einschleichen oder es zu Verzögerungen kommt. In einer Geschäftswelt, in der es vor allem auf die Kombination von Geschwindigkeit und Genauigkeit ankommt, ist die ausufernde Nutzung dieser Tools sehr hinderlich.«

Exponentielle Auswirkungen auf die gesamte Organisation

  • In Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern können überflüssige Admin-Aufgaben und ineffiziente Prozesse mit bis zu 1,8 Millionen Stunden pro Jahr zu Buche schlagen – das entspricht der Arbeitszeit von 1.200 Angestellten in Vollzeit.
  • Deutsche Unternehmen kosten diese überflüssigen Aufgaben und Ineffizienzen rund 54 Milliarden Euro pro Jahr.
  • Das entspricht 1,8 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukt [2].

Angestellte könnten produktiver sein, wenn die Bürotechnik mehr den privaten Geräten zuhause und für unterwegs entspräche

  • Drei von fünf Managern wünschen sich einfache Self-Service-Support-Abläufe wie bei Amazon und Otto.
  • Neun von zehn der Befragten gaben an, dass sie durch die Automatisierung ineffizienter Prozesse produktiver werden würden.

Was es zu überwinden gilt

  • Organisationen können schon heute auf einfache Weise ihre internen Geschäfts-Services straffen und automatisieren. Dadurch lässt sich auch die Zeitverschwendung reduzieren.
  • Unternehmen, die ihre Prozesse zu skizzieren wissen, von der Anfrage über die Freigabe bis hin zur Erfüllung (Fulfillment), sind auch in der Lage, jede Art von Prozess zu erstellen und zu automatisieren. Das gilt für die HR-, Finanz-, IT-, Rechts- oder IT-Abteilung.
  • Durch Automatisierung lässt sich herausfinden, wo Zeit verschwendet wird und wo Prozesse zu optimieren sind.
  • Mit Service-Management-Software und -Methoden können Organisationen die Nutzung von E-Mail, Telefon und Tabellenverarbeitungssoftware ersetzen und stattdessen auf automatisierte Workflows zurückgreifen, die den privat genutzten Consumer-Services ähneln.
  • Die Technologie dafür existiert bereits und zahlreiche Unternehmen in Deutschland schlagen damit neue und produktivere Wege ein.

»Mitarbeiter haben eine klare Meinung. Sie wollen Self-Service und Automatisierung für mehr Produktivität«, sagt Eierle. »Die Studie zeigt, dass sich für deutsche Firmen gerade eine große Chance auftut, sowohl ihre Geschwindigkeit als auch ihre Genauigkeit zu erhöhen. Das setzt jedoch voraus, dass sie eingetretene Pfade beim Arbeiten verlassen und sich an effizienteren Methoden und Tools orientieren.«

[1] Studien-Methodologie

ServiceNow beauftragte Lawless Research mit einer Studie, in der es um die Produktivität am Arbeitsplatz in deutschen Unternehmen mit zirka 500 Mitarbeitern geht. Zwischen dem 25. August und 8. September 2015 nahmen 300 Manager an einer zehnminütigen Onlineumfrage von Qualtrics teil. Jeder der befragten Führungskräfte besaß mindestens einer Person gegenüber Weisungsbefugnis. Die Firma Research Now stellte Studienteilnehmer aus Ihrem Online-Panel zur Verfügung. Die Fehlermarge der Studie beträgt ± 5,7 Prozentpunkte bei einem Konfidenzniveau von 95 Prozent. Tests über einen signifikanten Unterschied wurden auf einem Niveau von 0,01 durchgeführt (Die Wahrscheinlichkeit beträgt 99 Prozent, dass der Unterschied existiert und nicht auf Zufall zurückzuführen ist.)

[2] Hinweis zur Berechnung: Laut des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) Berlin beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt eines Managers 56.022 Euro im Jahr. Die Anzahl der Manager in Deutschland (nach DIW Berlin) beläuft sich auf 4 Millionen. Werden 56.022 Euro mit 4.000.000 multipliziert ergeben sich 224.088.000.000 Euro im Jahr. 24 Prozent davon entsprechen 53.781.120.000 Euro. Dem statistischen Bundesamt (destatis.de) zufolge betrug das Bruttoinlandsprodukts 2014 2,915 Billionen Euro. Werden 53.781.120.000 Euro durch 2,915 Billionen Euro geteilt und dann das Ergebnis mit 100 Prozent multipliziert ergeben sich 1,8 Prozent des Bruttoinlandsprodukts.

[3] Download des Reports »Arbeit heute in Deutschland: Der Produktivitätsschwund«

[4] Weitere Informationen zum Thema »E-Mail« im englischen Blogpost von Dave Wright, »Escaping the Endless Flow of Email to Get Real Work Done

infografik servicenow arbeit produktivität

 

Weitere Artikel zu