Sciforma-Partner PM-WILDHABER migriert Projektmanagement bei der
Migros Ostschweiz auf Sciforma 5.0.
Professionelles Projektmanagement ist für die Genossenschaft Migros Ostschweiz (GMOS) schon lange eine Selbstverständlichkeit. Auch mit der Projektmanagementsoftware der Sciforma GmbH aus dem deutschen Taunusstein hatte man bei GMOS schon positive Erfahrungen gesammelt. Die alte Lösung Sciforma PSNext 3.0 war bereits etliche Jahre im Einsatz, als man bei der GMOS im Juli 2012 über eine Migration zum neuen Release, zu Sciforma 5.0, nachzudenken begann. »Wir waren gespannt, welche Verbesserungen wir durch den Release-Wechsel erzielen würden«, erklärt Heinz Brem, der Portfolio-Verantwortliche in der IT–Abteilung der GMOS. Ende 2012 fiel die endgültige Entscheidung: GMOS -beauftragte das Projektmanagement-Beratungshaus PM-WILDHABER GmbH, den schweizerischen Sciforma-Partner, mit der Migration. Seit Juli 2013 ist Sciforma 5.0 bei der GMOS im Produktivbetrieb.
Migros Ostschweiz. Die Genossenschaft Migros Ostschweiz mit Betriebs-zentrale in Gossau ist eine von zehn regionalen Genossenschaften der Migros–Gruppe, des größten Detailhandelsunternehmens der Schweiz. Im Jahr 2012 erzielte die GMOS mit ihren mehr als 8.900 Mitarbeitern einen Umsatz von über 2,3 Milliarden Schweizer Franken. 77 Prozent des Umsatzes entfielen dabei auf die Supermärkte. Das Wirtschaftsgebiet der Migros Ostschweiz umfasst die sieben Kantone Appenzell Ausserrhoden, Appenzell Innerrhoden, Graubünden, Schaffhausen, St. Gallen, Thurgau sowie den nördlichen und östlichen Teil des Kantons Zürich. Die Migros Ostschweiz betreibt 91 Supermärkte, 46 Fachmärkte, 37 Restaurants, 10 Klubschulen, zwei Fitnessparks in St. Gallen und Winterthur, das Freizeitzentrum Säntispark in Abtwil, den Golfpark Waldkirch sowie vier MFIT-Trainingszentren in Chur, Frauenfeld, Schaffhausen und Wil. Auch das Viersternhotel Säntispark in Abtwil wird von der GMOS geführt.
Individuell anpassbare Workspaces. »An unseren IT-Projekten sind natürlich nicht nur die reinen Projektleiter, sondern auch alle Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie der Abteilung Organisation beteiligt«, sagt Heinz Brem. »Ganz wichtig war uns bei der Migra-tion auf das neue Software-Release darum eine einfachere Oberfläche für die Stundenerfassung.« Für die Projektmanagement-Spezialisten von PM-WILDHABER, dem Schweizer Sciforma-Partner, mit dem die GMOS schon zu Zeiten von PSNext zusammenarbeitete, war das die erste Migration auf Sciforma 5.0. »Das Problem für die gelegentlichen Benutzer der alten Lösung war der Einstieg in die Anwendung«, erklärt Thomas Mäder, der Verantwortliche bei PM-WILDHABER. »Es konnte zwischen 10 und 20 Sekunden dauern, bis der Start abgeschlossen war. In Sciforma 5.0 startet das Time Sheet zur Zeiterfassung viel schneller. Zudem bietet die neue Version viel mehr Möglichkeiten«, fährt Mäder fort. »Die individuell anpassbaren Workspaces sind ein großer Vorteil. Die Projektleiter werden viel stärker geführt als früher. Das macht die Arbeit einfacher. Auch für strategische Planungsaufgaben kann man Sciforma 5.0 sehr gut nutzen und schon Projektideen frühzeitig erfassen.«
Projektmanagement als Kerngeschäft. Von Anfang an verstand die im Jahr 2004 gegründete PM-WILDHABER GmbH Projektmanagement als ihr Kerngeschäft – ob es darum geht, konkrete Projekte zu managen oder das Portfolio- und Projektmanagement in Organisationen zu verbessern. Auf der Liste der Referenzen der PM-Spezialisten finden sich neben der Genossenschaft Migros Ostschweiz weitere namhafte Kunden wie Belimo Automation, Landis+Gyr, Mettler Toledo, Axpo, und Siemens. Als Partner der Sciforma GmbH hat PM-WILDHABER schon in mehreren Firmen Sciforma eingeführt und unterstützt diese auch im Betrieb und bei der ständigen Optimierung der Prozesse.
Die Sciforma GmbH aus Taunusstein, Anbieter der gleichnamigen Projekt- und Portfoliomanagement-Software, gehört zur internationalen Sciforma Gruppe, die ihren Hauptsitz in den USA und weitere Standorte in Frankreich, England und Spanien hat. Zudem verfügt Sciforma über ein flächendeckendes Netz von zertifizierten PPM-Unternehmen in mehr als 20 Ländern. Seit 1982 nutzen mehr als 250.000 Anwender auf der ganzen Welt die Lösungen der Sciforma-Gruppe, die damit weltweit einer der größten unabhängigen Lieferanten von PPM-Software ist. Die Sciforma-Lösung unterstützt die strategische Entscheidungsfindung im Port-folio-management ebenso wie das operative Projektmanagement, die Projektdurchführung und das Controlling. Vielseitigkeit, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit gehören zu den Stärken der Software und begründen die stetig wachsende Kundenbasis quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößen.
Erst testen, dann einsetzen. Nachdem die Migros Ostschweiz Ende 2012 den Startschuss für die Migration gegeben hatte, setzte der Sciforma-Partner als Pilotprojekt ein Testsystem mit der neuen Sciforma-Version auf.
»Die Idee von PM-WILDHABER, die Pilotphase mit einem Testsystem anzugehen und die Verbesserungen schrittweise mit einem agilen Vorgehen umzusetzen, erwies sich als sehr sinnvoll«, erklärt Heinz Brem. »Denn nachdem PM-WILDHABER die Testinstallation endgültig fertiggestellt hatte, konnten wir sie einfach in den Produktivbetrieb übernehmen.« Heute nutzt die GMOS das neue Projekt- und Portfolio-Managementsystem für die Ressourcenerfassung in der gesamten IT. »Sciforma dient uns auch zur Kapazitätsplanung aller 45 IT-Mitarbeiter. Hinzu kommen noch drei Mitarbeiter aus der Organisation und vereinzelt Mitarbeiter aus der Logistik. Grundsätzlich können bis zu 33 Mitarbeiter die Rolle des Projektleiters ausüben«, berichtet Brem. »Zurzeit bearbeiten wir 25 aktuelle Projekte, sechs Projekte sind in Vorbereitung und elf weitere sind im Stadium der Projektidee. Auch IT-Infrastrukturprojekte werden mit der Sciforma-Lösung geplant und gemanagt. Eines dieser Projekte besteht derzeit darin, bei sämtlichen Filialen der Migros Ostschweiz das WLAN zu erneuern.«
Wie Thomas Mäder vom Schweizer Sciforma-Partner PM-WILDHABER berichtet: »Wir haben spezifische Workspaces für die einzelnen Benutzerrollen angelegt, individuell für jede Funktionsstufe«. Gerade die anpassbaren Workspaces stellten für das Projektmanagement bei der GMOS einen großen Fortschritt dar. »Unsere Mitarbeiter sehen heute einfach nur ihre Time Sheets, ihre Stundenzettel«, erläutert Brem. »Früher musste man sich viel mehr anzeigen lassen. Heute ist es wirklich einfach, die Ist-Stunden zu übernehmen. In der neuen Version sind auch die Kontrollmechanismen und Workflows für die Projektleiter besser. Letztlich sorgen diese geführten Abläufe auch für eine bessere Datenqualität«.
»Seit der Einführung im Juli wurde der Controllingvorgang noch nicht vollumfänglich genutzt«, erklärt Heinz Brem. »Da könnte es noch Bedarf an weiteren Berichten geben. Aber davon abgesehen ist in unserem Sciforma-Projekt bisher alles sehr gut gelaufen. Von der Idee der agilen Vorgehensweise auf dem Testsystem über die sehr guten Schulungen und Schulungsdokumentationen bis hin zum Live-Betrieb der Lösung – die Zusammenarbeit mit PM-WILDHABER war sehr positiv, fachlich und menschlich. Auch die kurzen Wege waren ein großer Vorteil«, so das Resümee des Portfolioverantwortlichen der GMOS. »Und last but not least: das Ergebnis hat uns überzeugt.«