Einfach und zeitsparend relevante Zahlen aufrufen, komplexe Auswertungen vornehmen und Szenarien für die Zukunft entwerfen – das IT & Elektro Unternehmen Schweickert mit Hauptsitz in Walldorf Baden und über 300 Mitarbeitern setzt seine Finanzbuchhaltungslösung gezielt für strategische Geschäftsprozesse ein. Dank maßgeschneidertem Aufbau kann an jeder Schnittstelle auf die Anforderungen des weltweit tätigen Unternehmens individuell eingegangen werden.
Seit mehr als acht Jahren setzt Schweickert »Von Strom bis IT« die EURO FIBU Plus SQL der Karlsruher syska GmbH ein – eine intelligente, zuverlässige Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu), die für mittelständische Unternehmen konzipiert wurde. »Die Buchhaltungslösung muss an unsere weiteren Softwareprogramme wie beispielsweise an unsere Projektsoftware angebunden sein«, spezifiziert Thomas Pischem, Leiter Finanzen & Operations bei Schweickert. Auch große Datenmengen aus den Branchenprogrammen sollte sie übernehmen können. »Wir benötigen eine intelligente Schnittstelle für die zahlreichen Angebote und Eingangsrechnungen, die bei uns anfallen. Und sie muss höchst integrationsfähig sein«.
Das Portfolio des Unternehmens umfasst unter dem Motto »Von Strom bis IT« an zwei nationalen und sechs internationalen Standorten ganzheitliche Betreiberkonzepte und Lösungen in den Bereichen Facility Services und IT-Managed Services. »Insgesamt betreuen wir fünf Mandanten in unserer Abteilung«, so der Finanzen & Operations-Leiter. Dazu gehören mit dem Unternehmen verbundene Firmen sowie Tochterunternehmen oder eigenständige Gesellschaften. Das spiegelt natürlich auch das Buchungsaufkommen: So bearbeitet das fünfköpfige Team monatlich über 3.000 Buchungen. Insbesondere im Bereich Elektrotechnik ist beispielsweise der Materialverbrauch enorm und bedingt sehr viele Rechnungen von Lieferanten. Im Bereich Netzwerktechnik haben vor allem die Serviceverträge mit den Kunden ein hohes Aufkommen.
Leistungsstarke MySQL Datenbank. Die EURO FIBU ist angebunden an eine leistungsstarke MySQL-Datenbank, die – im Gegensatz zu anderen Datenbanken – praktisch keine Konfiguration im laufenden Betrieb benötigt. Mit ihr lassen sich speziell große Datenmengen sicher und zeitsparend verwalten. Sie kann optimal skaliert werden: Wachsen die Datenmengen, so wächst auch die Datenbank mit. Ein weiterer großer Vorteil ist die schnelle Suche: Die wichtigsten Kennzahlen stehen umgehend auf Knopfdruck zur Verfügung. Unterschiedliche Auswertungen für tagesaktuelle, verlässliche Finanzinformationen können jederzeit erstellt werden. Stärken und Schwächen des Betriebs sind so für die Geschäftsführung jederzeit im Blick.
Bei Bedarf sind grafische Soll- und Ist-Analysen im Programm schnell abbildbar. Auch Umsatzstatistiken lassen sich in Sekundenschnelle erstellen: Die Software zeigt beliebige Auswertungs- und Vergleichszeiträume auf und mit Hilfe der Drill-down-Funktionen können diese gezielt nachverfolgt werden. Nicht nur die momentane Situation analysieren die Tools, sondern sie beziehen in der »Liquiditätsvorschau« auch künftige Entwicklungen mit ein. Ein besonderer Mehrwert der Software besteht darin, dass direkt in Microsoft Excel integriert werden kann. Ein mühseliges Importieren der Zahlen entfällt, Neu-Kalkulationen lassen sich entsprechend schnell umsetzen. »Zu den Hauptaufgaben unserer Abteilung zählen die Monatsabschlüsse für sämtliche Geschäftsbereiche«, erklärt Pischem. »Wir bereiten in der Fibu die Daten für die GUV und BWA auf, um in unserer Kostenrechnungssoftware (KORE) die jeweiligen Reports zu verfassen«.
Durchspielen verschiedener Test-Szenarien. Oft fordert die Geschäftsleitung einen Test-Mandanten an, um verschiedene Zukunftsszenarien durchspielen zu können. Dafür ist ein Export der gesamten Datenbank erforderlich. »Das Einspielen von Test-Mandaten ist mit der EURO FIBU Plus SQL absolut einfach zu handhaben«, erklärt Pischem. »Wir legen die aktuellen Daten im neuen Mandanten an. Ohne große Vorbereitung können wir das selbst in der Buchhaltung zeitnah durchführen«. Die Mitarbeiter können verschiedene Testszenarien aufrufen und durchspielen – und es zeigt sich schnell, welcher Ansatz erfolgversprechend ist.
Mittelständler sind zukünftig noch stärker aufgefordert ihre Kennzahlen tagesgenau zu überblicken. Bei Investitionen, Kunden-, Lieferanten- oder Bankterminen spielen vor allem die Zahlen aus dem Rechnungswesen die entscheidende Rolle. Das übersichtliche Cockpit der syska-Fibu zeigt die wesentlichen Informationen auf einen Blick.
Sinnvolle Funktionen für den Buchhaltungsalltag. Dank moderner und flexibler Oberflächengestaltung lassen sich Funktionsmenüs und Icon-Leisten individuell konfigurieren. Jeder Nutzer richtet seine Oberfläche entsprechend ein. Zeit sparen helfen auch die verschiedenen Funktionen für die gängigen Arbeitsabläufe wie beispielsweise die sogenannten Buchungsschablonen. Dort lassen sich wiederkehrende Geschäftsvorfälle bequem hinterlegen. Dadurch gestaltet sich etwa die Kontensuche der einzelnen Kunden sehr einfach: Mit nur einem Klick ist der passende Kontensatz aufgerufen. Auf alle Konten- und Kostensalden kann in Echtzeit zugegriffen werden. Per Mausklick ist die Budget- und Planwertübersicht je Kostenstelle abrufbar. Die übersichtliche Offene-Posten-Liste – gestaffelt nach den einzelnen Mahnstufen – macht jederzeit transparent, welche Kunden an die Zahlung erinnert werden müssen. »Dank der Analyse des Zahlungsverhaltens sprechen wir mit den Projektleitern durch, welche Positionen offen sind und wie wir im Einzelnen weiter verfahren sollen. Denn: Unsere Projekte sind sehr komplex. Trotz Schlussrechnung müssen hier oft Anpassungen vorgenommen werden und es werden andere Zahlungskonditionen oder -fristen angeboten.«
Den Jahresabschluss führen Thomas Pischem und sein Team seit 2015 selbst durch: »Wir ermitteln die Zahlen bereits monatlich für unsere KORE. So liegt der Großteil der Arbeit für uns nicht auf Seiten der Fibu-Software, sondern vielmehr im Zusammensammeln der Informationen aus allen Abteilungen«.
Lösungsorientierter und kompetenter Support. »Dem Support muss ich ein besonderes Lob aussprechen«, betont Thomas Pischem. »Er findet immer schnell eine Lösung, auch bei ungewöhnlichen Problemen. So hatten wir beispielsweise bei der Auswertung verschiedener Kostenstellen spezielle Anforderungen, die nicht standardmäßig vorgesehen waren«. Eine Sonderprogrammierung löste das Problem – kostentransparent und zeitnah umgesetzt.
Ständige Aktualisierungen sowohl bei der Software, wie auch in gesetzlicher Hinsicht sind natürlich Pflicht für eine intelligente Finanzbuchhaltungs-Lösung. Sie unterstützt bereits das branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das internationalen Anforderungen entspricht: Rechnungsdaten lassen sich als PDF-Datei übermitteln und umgehend auslesen sowie verarbeiten. Nachkontrollen reduzieren sich auf ein Minimum. Ein Format, das insbesondere für internationale Unternehmen immer wichtiger werden wird. »Zukünftig werden wir diese Funktion auch nutzen«, so Pischem.
Regelmäßige Software-Updates werden einfach aufgespielt und alle Neuerungen lassen sich so bequem umsetzen und nutzen. Damit sich die Zahlen auch weiterhin korrekt ermitteln lassen.
Interview mit Angelika Benes, Geschäftsführerin syska GmbH
Was sollte der mitteständische Unternehmer beim Zuschnitt seiner Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) beachten?
Zum Standard gehört eine DATEV-Schnittstelle für den Import und Export der Daten für den Steuerberater. Ausschlaggebend ist die hohe Integrationsfähigkeit in andere Branchensoftware. Und mit Importfunktionen aus gängigen Microsoft-Programmen lassen sich relevante Unternehmenszahlen für das Controlling direkt weiterverarbeiten.
Wie kann die Fibu zur Steuerung strategischer Geschäftsprozesse eingesetzt werden?
Buchhaltungssoftware kann gezielt Controllingzwecke übernehmen und als Frühwarnsystem im Unternehmen fungieren. Ihre Grundlage ist ein intelligentes Schnittstellensystem, das sich in die diversen Branchenprogramme integrieren lässt. Das ermöglicht einen sicheren und zeitsparenden Fluss der relevanten Daten.
Welche Entwicklungen sehen Sie im Bereich der Fibu-Software?
Die weitere Digitalisierung ist natürlich ein großes Thema. Die Anzahl der Unternehmen wächst, die Branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformate der Zukunft wie ZUGFeRD verwenden. Insbesondere für den grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr.
In Sachen Sicherheit, Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit gewinnen Funktionen mit hohem Mehrwert weiter an Bedeutung. Fibu-Software kann dank eingebundener Inkasso-Schnittstelle das erweiterte Mahnwesen übernehmen. Oder sie verarbeitet mittels Integration an Online-Banking-Software Clearing-Daten, um daraus Aufträge an die Bank zu erstellen. Nutzer können dann ihrer Überweisungen nicht nur automatisch importieren, sondern auch relevante Daten wie aktuelle Kontoauszüge oder Umsätze und Offene Posten bequem abrufen.