Self-Service-BI – Schnellere Entscheidungen, weniger Routineaufgaben

Der Spielwarenhändler myToys setzt seit einigen Monaten die Visual-Analytics-Lösung Tableau ein. Damit sind jetzt auch die Fachabteilungen in der Lage, direkt auf relevante Daten zuzugreifen und ohne Unterstützung durch die IT, Reports und Analysen zu erstellen. So können sie schneller und gezielter auf geänderte Marktbedingungen reagieren und neue Absatzchancen ergreifen. Dadurch dass die IT-Abteilung von solchen Routineaufgaben entlastet wurde, sind die IT-/Data-Warehouse- und BI-Kosten zudem um rund 20 Prozent gesunken.

MyToys hat in den letzten Jahren stark in die digitale Transformation investiert. Mit den steigenden Ansprüchen des digitalisierten Unternehmens konnte die bisher eingesetzte BI-Lösung nicht mehr Schritt halten. Das lag vor allem daran, dass die Mitarbeiter in Einkauf, Marketing, Logistik und Kundenservice für ihre täglichen Entscheidungen statische Reports verwendeten, die von der IT manuell erstellt wurden. »Wenn zusätzliche Auswertungen anfielen, konnten wir diese häufig nur mit zeitlichem Verzug erledigen«, schildert Steffen Heilmann, IT-Bereichsleiter bei der MYTOYS GROUP die bisherige Situation.

Anfang letzten Jahres beschloss myToys daher, eine neue BI-Plattform einzuführen. Gesucht war »ein einfach zu bedienendes Tool, das die Fachabteilungen in die Lage versetzt, eigene Berichte und Analysen zu entwickeln – Stichwort: Self-Service-BI – und das damit die IT-Mitarbeiter von der zeitraubenden Reporterstellung entlastet«, beschreibt Heilmann.

Nach der Evaluierung von zehn marktgängigen Produkten im Rahmen einer Machbarkeitsstudie fiel die Wahl schließlich auf die Visual-Analytics-Software Tableau. »Tableau bringt alle Vorrausetzungen mit, um die MYTOYS GROUP zu einem noch stärker datengetriebenen Unternehmen weiterzuentwickeln«, begründet Heilmann seine Entscheidung.

Einkauf. Bislang nutzen rund 30 Anwender im Einkauf und im Marketing fertige Basisreports von der IT-DWH-Abteilung, die sie dann nach ihren Anforderungen mithilfe von Tableau umbauen. Dabei bietet ihnen die Software zahlreiche Möglichkeiten, mit ihren Daten zu interagieren und sie selbstständig zu erkunden, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Der Schwerpunkt liegt momentan auf den Produkten. So kann der Einkauf mit Tableau wichtige Fragen nach Trends, produktbezogenen Umsätzen oder Abverkaufs- und Bestellmengen beantworten: Wo stehen wir heute – insgesamt und im Vergleich zum Plan? Welche Produkte und Produktkombinationen verkaufen sich zurzeit besonders gut? Welche Produkte liegen unter Plan? Was müssen wir wann nachordern? Wie liegen die optimalen Bestellpunkte und Ordermengen? »Interessant wird es in der Weihnachtszeit, unserem Hauptgeschäft. Dann werden wir sehen, inwieweit sich die Prognosen, die wir momentan anhand der Daten aufstellen, verifizieren lassen.«

Marketing. Auch die Mitarbeiter im Marketing können mithilfe von Tableau schneller ein Gespür für den Markt und seine aktuellen Strömungen entwickeln. Zudem helfen ihnen die Datenanalysen, die Kunden besser kennenzulernen, um sie sicher segmentieren und gezielter ansprechen zu können. Und schließlich ermöglicht Tableau schnellere Analysen des Besucherverhaltens im Shop, der Effekte von Gutscheinaktionen und Marketing-Kampagnen, der kundenspezifischen Konversionsraten sowie der Gründe für Transaktionsabbrüche. Wichtige Informationen, um die jeweiligen Aktivitäten zu optimieren und Umsatz und Geschäftsergebnis zu steigern.

Abbildung 1: Informationen auf einen Blick – mit diesem Streudiagramm verfolgt myToys die Entwicklung einzelner Produktkategorien im Vergleich zum Vorjahr.

Abbildung 1: Informationen auf einen Blick – mit diesem Streudiagramm verfolgt myToys die Entwicklung einzelner Produktkategorien im Vergleich zum Vorjahr.

Die Daten stammen aus dem unternehmenseigenen Oracle Exadata X6-Data-Warehouse, in dem die Kundendaten aus den Onlineshops, die Transaktions-, Finanz- und Logistikdaten aus dem Oracle ERP-System sowie die Serverstatistiken und Tracking-Daten aus überwiegend externen Quellen zusammengeführt werden.

Erstellt werden die Basisreports von der IT-Abteilung, die auch den Support übernimmt. »Wir befinden uns momentan in der ersten Rollout-Phase. Bei dieser Gelegenheit überarbeiten wir das Schichtenmodell für die Datenversorgung und die zugehörigen ETL-Prozesse«, erläutert Heilmann. In Zukunft sollen weitere Mitarbeiter von Einkauf, Marketing und Logistik – inklusive Kundenkontakt-Center – ihre Reports und Analysen mit Tableau erstellen und dabei immer eigenständiger agieren. Entsprechende Schulungen finden bereits statt. »Wir gehen davon aus, dass nach Abschluss des Rollouts 100 bis 200 Mitarbeiter mit Tableau arbeiten werden. Genauer lässt sich das noch nicht sagen, weil wir nicht wissen wie viele Anwender die Reports nach ihren Vorstellungen umbauen wollen, und für wen der Basisreport ausreicht.«

Analysen in der IT. Auch die IT-Abteilung nutzt Tableau für interne Analysen. So werden im Report zur IT-Verfügbarkeit alle Tickets nach Schweregrad und Bearbeitungszeit übersichtlich aufgelistet. Visualisierte Zeitreihen erlauben eine genaue Einschätzung der jeweiligen Entwicklung, ein Drill-down-Menü ermöglicht es, schweren Ausreißern detailliert auf den Grund zu gehen. In einem IT-Dashboard werden die aktuellen und zurückliegenden Verfügbarkeitswerte sowie die Einhaltung der vorgegebenen Planziele auf einen Blick dargestellt.

Abbildung 2: Wie profitabel sind die einzelnen Produktkategorien? Das Pareto-Diagramm liefert schnelle Antworten.

Abbildung 2: Wie profitabel sind die einzelnen Produktkategorien? Das Pareto-Diagramm liefert schnelle Antworten.

Fazit. Egal ob IT-Abteilung, Vertrieb oder Marketing: Der Einsatz von Tableau hat sich für myToys schon heute ausgezahlt, so Heilmanns Fazit: »Obwohl wir mit unserer neuen BI-Plattform noch ziemlich am Anfang stehen, können wir bereits eine positive Bilanz ziehen. In den Fachbereichen sind wir deutlich schneller und flexibler geworden. Unsere Spezialisten kommen dank Tableau selbstständig und ohne Zeitverzug an alle relevanten Daten für ihre tägliche Arbeit, erstellen auf deren Basis aussagekräftige Reports und Analysen oder definieren eigene Modelle und Hypothesen.«

Hinzu komme, dass die Fachabteilungen nicht mehr von der IT-Abteilung oder externen Partnern abhängig sind. »Die Wartezeiten bis zur Freigabe aktueller Berichte oder bis zur Erstellung individueller Ad-hoc-Abfragen zu neuen Themen durch die IT-Abteilung sind fast komplett weggefallen.« Dadurch wird die IT-Abteilung nicht nur von langwierigen Support-Aktivitäten und Routinearbeiten entlastet, auch die Kostenersparnis ist enorm: »Wir gehen davon aus, dass wir seit der Einführung von Tableau unsere IT-Data-Warehouse und BI-Kosten um rund 20 Prozent senken konnten«, rechnet Heilmann vor. Gleichzeitig habe man Kapazitäten für wichtige neue Projekte frei geschaufelt. »In Summe sind wir in den Fachbereichen besser und schneller geworden und haben gleichzeitig der IT eine Menge Kosten und Aufwände gespart.«

Und schließlich, so Heilmann, hat es die myToy Group durch die grundlegende Neugestaltung der BI-Plattform geschafft, einheitlich definierte Kennzahlen zu ihren geschäftlichen Aktivitäten zu etablieren. »Wie haben zum Beispiel die Umsätze mit einem Produkt unter Berücksichtigung der Retouren schon immer verglichen. Neu ist jetzt, dass alle über dieselben Sachverhalte reden. Mit Tableau gibt es nur noch eine Version der Wahrheit.«

Angesichts der Vorteile und Einsparungen ist der IT-Bereichsleiter überzeugt, »dass wir mit der Softwareeinführung einen soliden Grundstein für eine unternehmensweite Self-Service-BI-Plattform gelegt haben, die unser gesamtes Unternehmen voranbringen wird.«

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